Für Hersteller und Großhändler im B2B-Geschäft.
Der teuerste Prozess im Großhandel ist meistens der unsichtbare: Anfragen kommen per Mail, Fax und Telefon, jemand tippt sie in die Warenwirtschaft, jemand anders prüft Bestände und Preise von Hand. Genau da setzen wir an. Einen B2B-Shop bauen wir dir gerne dazu, wir machen das seit 20 Jahren. Wir fangen nur lieber mit dem an, was dich heute Zeit kostet.
Was wir in dieser Branche immer wieder sehen
Drei Probleme, die wir aus zahlreichen Projekten kennen, und die sich konkret lösen lassen.
Aufträge werden abgetippt
Bestellungen kommen als Mail, PDF, Fax oder am Telefon. Jemand überträgt sie in die Warenwirtschaft. Pro Auftrag 10 bis 30 Minuten, dazu Tippfehler, die später als Fehllieferung zurückkommen. Diese Arbeit ist vollständig automatisierbar, sie fällt nur niemandem als Projekt auf.
Die Warenwirtschaft ist von gestern
Das System läuft seit zehn Jahren, kann aber nichts, was heute Standard ist: keine brauchbare Schnittstelle, keine Auswertung, kein Zugriff von unterwegs. Drumherum sind Excel-Listen gewachsen, die niemand mehr abgleicht.
Jede Abteilung hat ihre eigene Wahrheit
Vertrieb, Lager und Buchhaltung arbeiten mit unterschiedlichen Ständen. Bestände stimmen nicht, Preise weichen ab, und bei Rückfragen ruft man sich gegenseitig an, statt nachzusehen.
So gehen wir es bei dir an
Vier konkrete Lösungspakete für deine Branche. Verlinkt auf die Detail-Seiten, damit du tiefer einsteigen kannst.
Auftragserfassung automatisieren
Bestellungen aus Mail und PDF werden ausgelesen, geprüft und automatisch in deine Warenwirtschaft übertragen. Auch bei uneinheitlichen Formaten, weil KI den Inhalt versteht statt nur Felder zu suchen. Der Mensch prüft, statt zu tippen.
Detailseite ansehenWarenwirtschaft modernisieren oder anbinden
Dein bestehendes System behalten und sauber anbinden, oder auf ein modernes wechseln. Wir sind zertifizierte xentral-Partner, arbeiten aber genauso mit Tricoma, JTL, weclapp und SAP Business One. Welcher Weg günstiger ist, sagen wir vor dem Angebot.
Detailseite ansehenSoftware für das, was es nicht zu kaufen gibt
Konfiguratoren für erklärungsbedürftige Produkte, Kundenportale für Bestellhistorie und Freigaben, interne Tools für Kalkulation und Disposition. Wenn dein Prozess besonders ist, bauen wir dafür, statt ihn in ein Standardprodukt zu pressen.
Detailseite ansehenB2B-Shop für Selbstbedienung
Wenn deine Einkäufer nachts bestellen, frühere Bestellungen wiederholen und Freigaben digital steuern sollen, bauen wir das: Kundengruppen-Preise, Staffeln, Bestell-Listen, angebunden an deine Warenwirtschaft. Wir bauen seit 20 Jahren B2B-Shops. Wir stellen ihn nur nicht an den Anfang, wenn die Handarbeit davor noch nicht gelöst ist.
Detailseite ansehenDein Einstieg: Aufträge, die sich selbst erfassen
Der teuerste Prozess im Großhandel ist der unsichtbare. Der Dokumentenleser holt Aufträge aus Mail, Fax und PDF in die Warenwirtschaft, die Mail-Triage sortiert den Rest, und was kein Tool kann, bauen wir als Baustein.
Der Unterschied zum Tool von der Stange: Aufträge aus Mail, Fax und PDF landen geprüft in deiner Warenwirtschaft. Nur Ausnahmen sieht ein Mensch. Bestände und Preise werden vor der Bestätigung abgeglichen.
Preise zzgl. MwSt. Plattform- und Lizenzkosten zahlst du direkt beim Anbieter.
Cases aus dieser Branche
Projekte aus dem Bereich. Klick rein für Details zu Setup, Systemen und dem, was heute läuft.
Unsere Referenzen kommen überwiegend aus dem Handel. Das sagen wir offen. Die Prozesse dahinter, Auftragserfassung, Datenpflege, Systemanbindung, Reporting, sind in anderen Branchen dieselben.
P-tec Celle e.K.
Beschaffung für Feuerwehren und Kommunen: Kauf auf Rechnung, Behörden-Prozesse und eine Suche, die Fachbegriffe und Artikelnummern versteht.
K-Active
Zwei Kundengruppen, ein System: B2B- und B2C-Preise laufen über dieselbe Regel-Logik, Bestände und Aufträge synchron mit xentral.
SilberCorner
Ankauf mit automatischer Preisindikation statt Einzelanfragen, Bestände und Preise synchron mit den Weltmarkt-Daten.
Attas
Technische Produktberatung, die vorher am Telefon stattfand: Kompatibilitätsregeln, Datenblätter und Händlerkonditionen laufen automatisch.
Erstes Projekt, ohne dich festzulegen.
Du gehst keine Wette ein. Drei klare Zusagen, die wir vor Projektstart schriftlich festhalten.
4 Wochen bezahlter Pilot
Die ersten vier Wochen sind ein bezahlter Sprint mit klar definierten Liefergegenständen. Wenn die Zusammenarbeit für dich nicht passt, enden wir danach ohne weitere Verpflichtung. Kein Folgeauftrag, keine Mindestlaufzeit, kein Streit.
Bezahlter Sprint, nicht kostenlos. Gilt für Beratung, Betreuung, KI-Implementierung und SEO. Mindestlaufzeiten laufender Pakete greifen erst danach. Für den Digital Health Check gilt stattdessen die Anrechnung auf den Folgeauftrag.
Festpreis-Garantie
Was wir vor Projektstart vereinbaren, gilt. Keine versteckten Stundensätze, keine Nachforderungen. Wenn sich der Scope ändert, sprechen wir vorher offen über Aufwand und Preis.
Schriftlich im Angebot, nicht im Kleingedruckten.
Kostenlose Nacharbeit
Bei Festpreis-Projekten halten wir vor dem Start fest, was am Ende stehen muss. Erreichen wir die vereinbarten Ergebnisse nicht, arbeiten wir kostenlos nach, bis sie stehen.
Gilt für Website-Relaunch, Shopware/Shopify-Setup, ERP-Anbindung und Automation.
Was unsere Kunden sagen.
"Echte Experten für Shopware 6 und Xentral zu finden, ist das eine. Jemanden zu haben, der seit Jahren proaktiv mitdenkt und unsere Prozesse wirklich versteht, das andere. Das Team von BuI Hinsche findet immer eine Lösung, die in der Praxis funktioniert, selbst wenn wir mit sehr speziellen Sonderwünschen um die Ecke kommen. Für mich eine enorme Erleichterung, so einen Partner im Rücken zu haben."
"Die Zusammenarbeit bei der Erstellung unserer Website für Vermietung von Anhängern war mit Hr. Hinsche von der Firma BuI Hinsche GmbH hervorragend. Von der ersten Idee bis zum finalen Launch verlief das Projekt strukturiert, transparent und professionell. Unsere Anforderungen wurden sehr präzise umgesetzt, sowie wurden wir in vielen Bereichen durch kreative und technisch durchdachte Lösungen positiv überrascht. Die Kommunikation war jederzeit zuverlässig, verständlich und auf Augenhöhe. Änderungswünsche wurden schnell umgesetzt, und wir wurden regelmäßig über den Projektstatus informiert. Wir sind mit dem Ergebnis mehr als zufrieden und können die Zusammenarbeit uneingeschränkt weiterempfehlen."
"Seit Juni 2020 arbeiten wir mit Matthias und seinem BuI Team zusammen. BuI hilft uns nicht nur das ERP System Xentral auf unsere operativen und strategischen Anforderungen auszurichten. BuI ist zudem auch ein absoluter Beschleuniger für die positive Entwicklung und Umsetzung von E-Commerce-Themen in unserem Shopware Shop. Unsere Projekte werden nicht nur umgesetzt, sondern Matthias schaut uns mit seinem Team auch immer noch einmal über die Schultern, ob wir etwas besser machen können und ob es andere Lösungen gibt."
Business.Digital ist die externe Digital-Abteilung der BuI Hinsche GmbH, seit 2006 in Zeitz. Ein Team, ein Vertrag, ein Ansprechpartner. Bewertungen und Kundenstimmen laufen deshalb auf den Namen BuI Hinsche GmbH.
Häufige Fragen aus dieser Branche
Kurz beantwortet, mit der ausführlichen Fassung dahinter.
- Ab wann brauche ich ein ERP-System statt Excel und Shop-Backend? Sobald Daten an mehreren Stellen gepflegt werden und Bestände auseinanderlaufen. Als grobe Marke gilt ein Volumen ab etwa 20 Bestellungen am Tag, entscheidend sind aber die doppelte Pflege und die Fehlerquote.
- Ab wann braucht mein Onlineshop eine Warenwirtschaft? Als Faustregel ab etwa 20 Bestellungen am Tag, oder früher, sobald du auf mehreren Kanälen verkaufst. Der eigentliche Auslöser ist nicht die Menge, sondern doppelte Datenpflege und Bestandsfehler.
- Geschlossener B2B-Shop mit Login oder offener Katalog mit Preisen nur für Kunden? Offener Katalog mit Login für Preise ist in den meisten Fällen die bessere Wahl. Er bleibt bei Google sichtbar und schützt trotzdem die Konditionen. Vollständig geschlossene Shops verzichten auf jede organische Auffindbarkeit.
- Kann ich Bestellungen und Angebotsanfragen aus E-Mails und PDFs automatisch ins ERP übernehmen? Ja. Ein Modell liest Absender, Positionen, Mengen und Preise aus, ordnet sie deinen Artikelnummern zu und legt Auftrag oder Angebot an. Auffällige Fälle gehen in eine Freigabeliste statt direkt durch.
- Kann KI Bestellungen aus E-Mails und PDFs automatisch ins ERP übernehmen? Ja, und es ist einer der Anwendungsfälle mit dem schnellsten Return. Ein Modell liest Absender, Artikel, Menge und Preis aus, ordnet sie deinen Stammdaten zu und legt den Auftrag an. Eine Freigabe durch einen Menschen bleibt sinnvoll.
- Kann ich mein bestehendes ERP behalten und nur die Schnittstellen verbessern? In den meisten Fällen ja, und oft ist es die günstigere Lösung. Voraussetzung ist, dass dein System eine brauchbare Schnittstelle hat und die Prozesse selbst tragen. Beides klärt eine Bestandsaufnahme.
Häufige Fragen aus dieser Branche
Ja. Der größte Hebel im Großhandel liegt fast nie im Verkaufskanal, sondern in der Auftragsabwicklung dahinter. Wenn dein Vertrieb Bestellungen abtippt und Bestände von Hand prüft, rechnet sich eine Automation deutlich schneller als ein Shop. Ehrlich dazu: Unsere veröffentlichten Referenzen sind überwiegend Handelsprojekte, weil wir aus dem E-Commerce kommen. Die Prozesse dahinter, Auftragserfassung, Stammdaten, Systemanbindung, Reporting, sind aber dieselben, ob du online verkaufst oder nicht.
In den meisten Fällen ja, und zwar auch dann, wenn jeder Kunde ein anderes Format schickt. Wir lesen die Bestellung aus, gleichen Artikelnummern und Kunden gegen dein System ab und legen den Auftrag an. Was eindeutig ist, läuft durch. Was unklar ist, landet in einer Prüfliste, statt still falsch verbucht zu werden. Wir starten immer mit einem klar abgegrenzten Teil, nicht mit dem gesamten Posteingang.
Häufig ist das der richtige Ansatz. Ein Systemwechsel ist teuer, bindet dein Team monatelang und löst oft nur einen Teil der Probleme. Wir prüfen zuerst, ob dein System die nötigen Schnittstellen hat oder bekommen kann. Wenn ja, bauen wir darauf auf. Erst wenn das System die Anforderungen wirklich nicht mehr trägt, reden wir über einen Wechsel, und dann mit einem Phasenplan statt mit einem Stichtag.
So tief wie nötig: Bestände, Preise, Aufträge, Kunden- und Artikelstammdaten, auf Wunsch auch Lieferantenbestände, Streckengeschäft und Kommissionierung. Wir sind zertifizierte xentral-Partner, arbeiten aber genauso mit Tricoma, JTL, weclapp und SAP Business One.
Sie lohnt sich dort, wo täglich dieselbe Handarbeit anfällt: Bestellungen erfassen, Lieferantenrechnungen prüfen, Anfragen einsortieren, Stammdaten pflegen. Wir rechnen das vor dem Angebot durch: Wie viel Zeit steckt heute drin, was kostet die Lösung, ab wann ist sie bezahlt. Wenn es sich nicht rechnet, sagen wir das.
Bereit für deinen Schritt im Bereich Industrie & B2B-Großhandel?
In einem kurzen Erstgespräch klären wir, welcher Hebel bei dir den größten Effekt hat. Ehrliche Einschätzung statt Verkaufs-Pitch.