Beantwortet von Matthias Hinsche Stand
Im Großhandel und in der Industrie kommt ein erheblicher Teil der Aufträge weiterhin per Mail, als PDF oder als gescanntes Fax. Jemand tippt sie ab. Genau dieser Vorgang lässt sich heute weitgehend automatisieren.
Der Ablauf
Ein Postfach wird überwacht. Eingehende Dokumente werden eingelesen, bei Scans mit vorgeschalteter Texterkennung. Ein Modell extrahiert Absender, Bestellnummer, Wunschtermin und die Positionen mit Artikel, Menge und genanntem Preis. Anschließend werden die Angaben deinen Stammdaten zugeordnet und ein Auftrag oder ein Angebot im ERP erzeugt.
Wo die eigentliche Arbeit liegt
Nicht im Auslesen, sondern in der Zuordnung. Kunden bestellen mit ihren eigenen Bezeichnungen: „Rohr 2 Zoll verzinkt, 6m” muss auf deine Artikelnummer treffen. Dafür braucht es eine gepflegte Zuordnungstabelle je Kunde, die über die Zeit wächst.
Der zweite Punkt sind Mengeneinheiten. „10 Kartons” ist mehrdeutig, wenn ein Karton je nach Artikel unterschiedlich viele Stück enthält.
Was in die Freigabe gehört
Neukunden, unbekannte Artikel, Preisabweichungen zur hinterlegten Kondition und ungewöhnliche Mengen. Der Zeitgewinn kommt aus den Standardfällen, nicht daraus, die Ausnahmen ebenfalls durchzuwinken.
Was du vorbereiten kannst
Hundert typische Eingänge der letzten Monate sammeln. Sie sind die Testgrundlage und zeigen gleichzeitig, wie einheitlich deine Bestellungen tatsächlich aussehen. Häufig stellt sich dabei heraus, dass zehn Kunden für 80 Prozent des Volumens stehen, und für die lohnt sich die Zuordnung sofort.
Der Nebeneffekt
Bestellungen kommen schneller in die Abwicklung, weil sie nicht auf die Erfassung am nächsten Morgen warten. Bei Lieferzeitzusagen ist das ein spürbarer Vorteil.
Wie die Feldzuordnung dokumentiert wird, steht in Was ist Daten-Mapping?. Umsetzung: Automation und Prozessoptimierung.