Beantwortet von Matthias Hinsche Stand
Im B2B-Handel kommt ein erheblicher Teil der Bestellungen weiterhin per E-Mail, als PDF-Anhang oder sogar als Fax-Scan. Jemand tippt sie ab. Genau dieser Vorgang lässt sich heute zuverlässig automatisieren.
Wie der Ablauf aussieht
- Eingang überwachen. Ein Postfach oder ein Ordner wird beobachtet.
- Dokument einlesen. Bei Scans kommt eine Texterkennung davor.
- Felder extrahieren. Kunde, Bestellnummer, Lieferdatum, Positionen mit Artikel, Menge und Preis.
- Zuordnen. Die Artikelbezeichnung des Kunden auf deine Artikelnummer mappen. Der eigentlich schwierige Schritt.
- Prüfen und anlegen. Der Auftrag wird im ERP erzeugt, auffällige Fälle gehen in eine Freigabeliste.
Wo es klemmt
Die Artikelzuordnung. Kunden bestellen mit ihren eigenen Bezeichnungen und Nummern. Ohne eine gepflegte Zuordnungstabelle rät das System, und Raten ist bei Artikelnummern keine gute Idee. Der Aufbau dieser Tabelle ist der Hauptaufwand des Projekts.
Mehrdeutige Angaben. „10 Kartons” kann zehn Verkaufseinheiten oder zehn Umkartons bedeuten. Solche Fälle müssen als Regel hinterlegt oder zur Prüfung ausgesteuert werden.
Preisabweichungen. Wenn der Kunde einen anderen Preis nennt als deine Preisliste, darf das System das nicht stillschweigend übernehmen.
Was realistisch erreichbar ist
Bei gepflegten Stammdaten und wiederkehrenden Kunden lassen sich die meisten Bestellungen ohne Eingriff durchleiten, der Rest geht in die Prüfliste. Wie hoch die Quote in deinem Fall ist, zeigt erst ein Testlauf mit hundert echten Bestellungen.
Wichtig: Die Freigabe für Neukunden, Preisabweichungen und unbekannte Artikel sollte bleiben. Der Zeitgewinn kommt aus den Standardfällen, nicht aus den Ausnahmen.
Was du vorbereiten kannst
Hundert typische Bestellungen der letzten Monate sammeln. Sie sind die Testgrundlage und zeigen gleichzeitig, wie einheitlich deine Eingänge tatsächlich sind.
Umsetzung: Automation und Prozessoptimierung. Wie die Feldzuordnung dabei dokumentiert wird, steht in Was ist Daten-Mapping?.