Beantwortet von Matthias Hinsche Stand
Die häufigste Einwandfrage im Erstgespräch, und meistens lautet die Antwort ja. Ein Systemwechsel ist die teuerste aller Optionen, und oft löst er ein Problem, das gar nicht im System liegt.
Wann Behalten die richtige Entscheidung ist
Das System bildet deine Prozesse ab. Wenn Auftragsabwicklung, Lager und Buchhaltung im ERP funktionieren und die Beschwerden sich auf die Übergänge zu anderen Systemen beziehen, liegt das Problem an den Schnittstellen.
Es gibt eine dokumentierte Schnittstelle. Eine API oder wenigstens ein definierter Import- und Exportweg. Fast alle im Mittelstand verbreiteten Systeme haben das.
Dein Team kennt das System. Dieser Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Ein Wechsel bedeutet, dass alle wieder bei null anfangen, in einer Phase, in der das Tagesgeschäft weiterläuft.
Was eine Schnittstellen-Sanierung typischerweise umfasst
Bestehende Verbindungen prüfen und dokumentieren. Manuelle Zwischenschritte identifizieren, die jemand täglich macht, weil die Schnittstelle sie nicht abdeckt. Fehlerbehandlung und Benachrichtigung nachrüsten. Und die Datenrichtung klären: Welches System führt bei welchem Feld?
Der letzte Punkt ist meist die eigentliche Ursache. Wenn Shop und ERP beide meinen, den Preis zu führen, entstehen Widersprüche, die keine Technik lösen kann.
Wo die Grenze liegt
Ein Wechsel wird unumgänglich, wenn das System keinen Support mehr hat, wenn es zentrale Anforderungen strukturell nicht abbilden kann, oder wenn die Lizenzkosten in keinem Verhältnis mehr zum Nutzen stehen.
In dem Fall sagen wir das auch. Aber erst nach der Bestandsaufnahme, nicht davor. Ein Dienstleister, der ohne Prüfung zum Wechsel rät, verkauft ein großes Projekt.
Die Bestandsaufnahme ist der Umfang eines Digital Health Checks. Umsetzung danach: ERP und Warenwirtschaft. Was eine neue Anbindung kostet, steht in Was kostet eine Shop-ERP-Anbindung?.