Externe Digital-Abteilung: Definition, Kosten und Ablauf

Eine externe Digital-Abteilung ist ein festes Team eines Dienstleisters, das wie eine eigene Abteilung im Unternehmen arbeitet. Es berät, setzt selbst um und betreut laufend, über alle Digital-Themen hinweg: Website, Onlineshop, ERP, Prozesse, KI und individuelle Software. Der Unterschied zum klassischen Projektauftrag ist die Dauer und der Umfang. Die Zusammenarbeit endet nicht mit der Abnahme, und die Zuständigkeit hört nicht an der Grenze eines einzelnen Gewerks auf.

Bei uns startet die laufende Betreuung bei ab 595 €/Monat für Beratung und Sparring (Done with You) und bei ab 995 €/Monat, wenn wir die Umsetzung komplett übernehmen (Done for You). Projekte laufen zusätzlich zum Festpreis, der vor Projektstart feststeht. Zum Vergleich: eine eigene Digitalstelle im Haus kostet rund 70.000 € pro Jahr zuzüglich Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz, Stundensatz-Agenturen liegen üblicherweise bei 130 bis 180 € pro Stunde.

Eine Agentur arbeitet in Projekten: Auftrag, Umsetzung, Abnahme, Ende. Danach bist du wieder allein mit dem Ergebnis. Eine externe Digital-Abteilung übernimmt dauerhaft Verantwortung für dein digitales Setup und deckt dabei alle Themen ab, nicht nur das Gewerk, für das sie gebucht wurde. Kurz gesagt: Eine Agentur liefert Projekte, eine Beratung liefert Konzepte, eine externe Digital-Abteilung verantwortet beides dauerhaft.

Eine Unternehmensberatung analysiert, bewertet und empfiehlt. Was am Ende steht, ist ein Konzept, das jemand anderes umsetzen muss. Eine externe Digital-Abteilung baut selbst. Wir haben eigene Entwickler, Designer und Marketing-Leute im Team, deshalb ist die Empfehlung immer schon auf Machbarkeit geprüft. Wir verkaufen keine Strategie, die wir selbst nicht liefern könnten.

Als Faustregel: sobald mehrere digitale Themen parallel laufen und niemand im Haus die Gesamtverantwortung trägt. In der Praxis betrifft das meist Unternehmen zwischen 10 und 200 Mitarbeitern. Darunter reicht oft ein klar abgegrenztes Einzelprojekt. Deutlich darüber gibt es meist bereits eine interne IT- oder Digital-Leitung, die wir dann eher mit Spezialwissen ergänzen als ersetzen.

In der Regel starten wir innerhalb von ein bis zwei Wochen nach dem Erstgespräch. Das ist der zentrale Vorteil gegenüber einer Neueinstellung: Du sparst dir Recruiting, Probezeit und Einarbeitung. Die ersten 4 Wochen sind eine Pilot-Phase mit klar definierten Liefergegenständen. Passt die Zusammenarbeit nicht, endet sie danach ohne weitere Verpflichtung.

Nicht zwingend. Für viele Mittelständler ohne eigene Digital-Leitung ist sie eine vollwertige Alternative zur Neueinstellung. Wo bereits ein Team existiert, arbeiten wir daneben und decken ab, wofür intern die Kapazität oder das Spezialwissen fehlt. Häufig übernehmen wir in der Anfangsphase mehr und geben Aufgaben schrittweise ab, wenn intern jemand nachbesetzt wird.

Alles, was wir aufbauen, gehört dir. Eigene Accounts, saubere Dokumentation, kündbare Verträge. Du bleibst, weil es sich lohnt, nicht weil du musst. Konkret heißt das: Hosting, Domains, Analytics-Konten, Repositories und Lizenzen laufen auf deinen Namen. Wir dokumentieren, was wir bauen, und übergeben auf Wunsch jederzeit an dich oder an einen anderen Dienstleister.

Bei uns sind das sechs Bereiche: Website und Sichtbarkeit (inklusive SEO und Content), Onlineshop mit Shopware oder Shopify, ERP und Warenwirtschaft samt Schnittstellen, Prozessautomation, KI-Implementierung und individuelle Softwareentwicklung. Dazu kommt die Arbeit, die selten in einem Angebot steht: priorisieren, Tools bewerten, Angebote Dritter prüfen und im Zweifel abraten.

Beratung und Betreuung sind nach der 4-Wochen-Pilot-Phase monatlich kündbar, mit 4 Wochen Frist. Du bleibst, weil sich die Zusammenarbeit lohnt, nicht weil du musst. Anders liegt der Fall bei SEO-, Ads- und Content-Retainern: Dort gilt nach der Pilot-Phase eine Mindestlaufzeit von 3 Monaten, weil Sichtbarkeit Anlaufzeit braucht und alles darunter für dich Geldverschwendung wäre.