Externe Digital-Abteilung:Du fragst an einer Stelle. Nicht bei dreien.
Du erkennst dich, wenn
- du mehrere Dienstleister selbst koordinierst und mehr abstimmst, als du entscheidest.
- mehrere Themen parallel laufen: Website, Prozesse, Software, vielleicht schon KI.
- niemand im Haus die digitale Gesamtverantwortung trägt.
- Ansprechpartner Ansprechpartner
- 3 1
- Bereiche ohne Zuständigen Bereiche ohne Zuständigen
- 2 0
- Wer koordiniert? Wer koordiniert?
- du wir
Drei Dienstleister ohne roten Faden. Jeder macht sein Gewerk, für Prozesse und KI fühlt sich keiner zuständig, die Abstimmung bleibt bei dir. Ein Team für alle sechs Bereiche, ein Ansprechpartner. Server, Rechner und Netzwerk bleiben bei deinem IT-Systemhaus, wir stimmen uns mit ihm ab.
Was ist eine externe Digital-Abteilung?
Eine externe Digital-Abteilung ist ein festes Team eines Dienstleisters, das wie eine eigene Abteilung im Unternehmen arbeitet. Es berät, setzt selbst um und betreut laufend, über alle Digital-Themen hinweg: Website, Onlineshop, ERP, Prozesse, KI und individuelle Software. Anders als bei einem Projektauftrag endet die Zusammenarbeit nicht mit der Abnahme, sondern läuft weiter.
Die Abgrenzung in einem Satz: Eine Agentur liefert Projekte, eine Beratung liefert Konzepte, eine externe Digital-Abteilung verantwortet beides dauerhaft.
Du willst keine eigene Stelle schaffen und nicht mehr drei Dienstleister steuern. Dafür gibt es dieses Modell. Du fragst an einer Stelle.
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Feste Zuständigkeit
Du bekommst einen festen Ansprechpartner und ein Team dahinter, nicht bei jedem Projekt neue Gesichter. Die Leute kennen deine Systeme, deine Zahlen und die Entscheidungen der letzten zwei Jahre, ohne dass du sie jedes Mal neu erklärst.
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Volle Breite statt ein Gewerk
Website, Prozesse, KI, individuelle Software, ERP und Onlineshop liegen bei denselben Leuten. Niemand schiebt eine Aufgabe weiter, weil sie knapp außerhalb des eigenen Auftrags liegt.
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Dauerhaft statt punktuell
Die Arbeit endet nicht mit der Abnahme. Nach dem Start wird gemessen, nachgeschärft und weiterentwickelt. Das ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einer Abteilung.
Was sie konkret
übernimmt.
Sechs Bereiche, die sonst drei bis fünf verschiedene Dienstleister erfordern würden. Dazu die Arbeit, die selten in einem Angebot steht: priorisieren, Programme bewerten, Angebote Dritter prüfen und im Zweifel abraten.
- Bereich 1 Prozesse & Automation Wiederkehrende Abläufe automatisieren, Schnittstellen bauen, Fehlerquellen abschaffen.
- Bereich 2 KI im Betrieb KI dort einsetzen, wo sie echte Arbeit abnimmt. Mit Anwendungsfall, Datenbasis und Messung.
- Bereich 3 Individuelle Software Portale, Konfiguratoren und Werkzeuge, wenn es die passende Lösung nicht zu kaufen gibt.
- Bereich 4 Website & Sichtbarkeit Neue Website, Pflege, Ladezeit, Google-Suche (SEO) und Inhalte. Die Grundlage, auf der alles andere aufsetzt.
- Bereich 5 Warenwirtschaft (ERP) Anbindung an Shop, Kundendatei und Buchhaltung. Daten fließen, statt von Hand kopiert zu werden.
- Bereich 6 Onlineshop Shopware und Shopify: Aufbau, Umzug, Erweiterungen und laufende Pflege.
Business.Digital ist die externe Digital-Abteilung der BuI Hinsche GmbH, seit 2006 in Zeitz. Ein Team, ein Vertrag, ein Ansprechpartner. 10 Menschen im Team, davon 6 in Entwicklung und Design. Wer wir sind
Inhouse, Beratung, Agentur, Freiberufler oder externe Digital-Abteilung?
Fünf Wege, die ein Mittelständler im DACH-Raum normalerweise prüft. Sechs Kriterien, an denen sich der Unterschied zeigt.
| Kriterium | Eigene Digital-Stelle | Unternehmensberatung | Mehrere Einzelagenturen | Freiberufler | Externe Digital-Abteilung |
|---|---|---|---|---|---|
| Kosten | 70.000 bis 95.000 € pro Jahr als Vollkosten mit Gehalt, Arbeitgeberanteil und Ausstattung. Dazu kommen Suche und Einarbeitung. | Tages- oder Projektsätze für Konzept und Analyse. Die Umsetzung kaufst du danach zusätzlich ein. | Projektpreise plus laufende Stundensätze, üblich sind 130 bis 180 € pro Stunde. | Tages- oder Stundensätze, stark schwankend je nach Gewerk und Auftragslage. | Betreuung ab 595 €/Monat (Beratung & Sparring) oder ab 995 €/Monat (Vollbetreuung), Projekte zum Festpreis. |
| Wer setzt um? | Die Person selbst, soweit sie es fachlich abdeckt. Den Rest kauft sie ein. | Niemand. Du bekommst Konzept und Empfehlung, die Umsetzung liegt bei dir oder bei Dritten. | Jede Agentur ihr Gewerk. Die Verbindung dazwischen macht niemand. | Der Freiberufler, in seinem Fach. | In der Vollbetreuung wir, Beratung und Umsetzung aus einem Team (10 Menschen im Team, davon 6 in Entwicklung und Design). In der Beratung setzt dein Team um, wir beraten. |
| Breite der Kompetenz | Ein Kopf, eine Spezialisierung. Alles daneben wird trotzdem eingekauft. | Methodisch breit, technisch meist ohne eigene Umsetzungserfahrung im System. | Je Agentur tief, in Summe aber unverbunden. Niemand kennt das Gesamtbild. | Meist ein Gewerk, dort oft sehr tief. Randthemen bleiben liegen. | Ein Team über Web, Shop, ERP, Prozesse, KI und Software hinweg. |
| Verfügbarkeit | Täglich im Haus, aber Urlaub, Krankheit und Kündigung schlagen voll durch. | Für die Dauer des Mandats. Danach ist niemand mehr zuständig. | Abhängig von Projektlage und Auslastung der jeweiligen Agentur. | Abhängig von der Auftragslage. Fällt jemand aus, gibt es keinen Ersatz. | Feste Ansprechpartner mit Vertretung im Team. Reaktionszeiten je nach Paket. |
| Koordinationsaufwand | Gering, die Person sitzt im Haus und kennt die internen Wege. | Hoch nach dem Mandat: Du suchst und steuerst die Umsetzer selbst. | Hoch. Du bist die Schnittstelle zwischen drei bis fünf Dienstleistern. | Mittel. Ein Ansprechpartner pro Gewerk, die Abstimmung machst du. | Niedrig. Ein Ansprechpartner für alle digitalen Themen. |
| Bindung | Arbeitsvertrag mit Kündigungsfristen und Wissensverlust beim Wechsel. | Mandat mit festem Ende. Das Wissen geht mit dem Berater. | Projektverträge. Nach der Abnahme oft monatelang Funkstille. | Einzelaufträge ohne Team im Rücken. Übergaben sind aufwendig. | Nach 4 Wochen Pilot zum normalen Monatspreis monatlich kündbar, mit 4 Wochen Frist. |
Faire Einordnung: Keine der fünf Optionen ist immer richtig. Bei dauerhafter Vollauslastung in einem Spezialgebiet kann eine Inhouse-Stelle günstiger sein, für eine einzelne, klar abgegrenzte Aufgabe ist ein Freiberufler oft der schnellste Weg, und bei einer reinen Strategiefrage ohne Umsetzungsbedarf ist eine Beratung genau richtig. Wir sagen das im Erstgespräch ehrlich, statt dir ein Modell zu verkaufen, das nicht passt. Alle Preise im Detail
So läuft es im Alltag.
Die vier Fragen, die vor jedem Vertrag kommen. Hier stehen die Antworten, nicht erst im Kleingedruckten.
- Wer ist für mich da?
Ein fester Ansprechpartner, mit Vertretung im Team. Umgesetzt wird im eigenen Team in Zeitz, nicht über wechselnde Subunternehmer.
- Wann erreiche ich euch, und wie schnell antwortet ihr?
- Telefon
- Montag bis Donnerstag, 10 bis 12 und 13 bis 16 Uhr
- Per E-Mail und Anfrage
- Montag bis Donnerstag 8 bis 16 Uhr, Freitag 8 bis 13 Uhr
Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Ab den Paketen Aktiv und Weiterentwicklung innerhalb von 8 Stunden an Werktagen.
- Was, wenn etwas ausfällt?
Für Systemausfälle bei Shop- und ERP-Betreuung gibt es eine Notfall-Adresse, die auch außerhalb der Bürozeiten gelesen wird. Eine 24/7-Rufbereitschaft versprechen wir nicht, weil wir sie mit zehn Leuten nicht halten können.
- Wie komme ich wieder raus?
Nach 4 Wochen Pilot zum normalen Monatspreis kündbar zu jedem Monat, mit 4 Wochen Frist. Für Google-Suche, Anzeigen und Inhalte gelten nach dem Pilot 3 Monate Mindestlaufzeit. Zugänge, Code und Dokumentation bekommst du mit, ohne Gebühr für die Übergabe.
Was eine externe Digital-Abteilung kostet.
Die externe Digital-Abteilung ist kein einzelnes Paket. Sie beginnt mit Beratung & Sparring ab 595 €/Monat oder Vollbetreuung ab 995 €/Monat und wächst mit dir. Projekte kommen zum Festpreis dazu, der vor Projektstart feststeht. Alle Beträge zzgl. MwSt.
Beratung & Sparring Du machst, wir beraten
Vollbetreuung Wir machen
Eigene Digital-Leitung: 70.000 bis 95.000 € pro Jahr. Vollkosten einer Digital-Leitung: Gehalt, Arbeitgeberanteil, Ausstattung, Weiterbildung. Ohne Urlaub, Krankheit und die Bereiche, die eine einzelne Person nicht abdeckt.
In drei Schritten zur externen Digital-Abteilung.
Niemand startet mit einer vollen Abteilung. Die Zusammenarbeit wächst in drei Schritten: erst verstehen, dann umsetzen, dann dranbleiben. Du steigst ein, wo es für dich passt, auch direkt in die Betreuung.
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Verstehen
Erst verstehen, wo du stehst. Kostenloses Erstgespräch, Digital-Selbsttest oder Website-Analyse als Einstieg. Für eine belastbare Bestandsaufnahme machen wir den Digital Health Check.
- Erstgespräch, 30 Minuten kostenlos
- Digital Health Check 995 € statt 2.995 €
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Umsetzen
Das erste greifbare Ergebnis: eine Automation, ein Stück Software, eine neue Website oder eine Anbindung. Zum Festpreis, mit vorher definiertem Ergebnis.
- Automation je Ablauf ab 1.500 €
- Individuelle Software ab 3.000 €
- Website ab 5.000 €
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Dranbleiben
Ab hier wird aus dem Dienstleister eine Abteilung. Wir bleiben dran, messen, schärfen nach und entwickeln weiter. Du entscheidest, ob wir beraten und dein Team umsetzt oder ob wir die Umsetzung übernehmen.
- Beratung & Sparring ab 595 €/Monat
- Vollbetreuung ab 995 €/Monat
Alles, was wir aufbauen, gehört dir.
Für wen sich das Modell lohnt, und für wen nicht.
Eine externe Digital-Abteilung ist kein Allzweckwerkzeug. Hier sind die ehrlichen Filter, bevor du Zeit in ein Gespräch investierst.
Passt für dich, wenn …
- Du hast zwischen 10 und 200 Mitarbeiter und niemanden, der die digitale Gesamtverantwortung trägt.
- Mehrere Themen laufen parallel: Website, Abläufe, Software, Warenwirtschaft, vielleicht schon KI.
- Du koordinierst gerade mehrere Dienstleister selbst und verbringst mehr Zeit mit Abstimmung als mit deinem Geschäft.
- Du willst Beratung und Umsetzung von denselben Leuten, nicht Konzepte, die niemand baut.
- Du denkst in Jahren statt in Einzelprojekten und willst einen Partner, der mitwächst.
- Du willst planbare Kosten statt einer Schlussrechnung, die dich überrascht.
Passt eher nicht, wenn …
- Du suchst ein einmaliges Kleinprojekt und danach keinen Partner. Dann reicht ein klar abgegrenzter Festpreis-Auftrag, dafür brauchst du kein Betreuungsmodell.
- Du willst nur Entwicklerstunden nach deiner Anweisung einkaufen, ohne dass wir inhaltlich Verantwortung übernehmen.
- Du hast bereits ein voll besetztes Digital-Team und brauchst nur punktuelles Spezialwissen. Dann ist eine einzelne Fokus-Session der bessere Weg: 2 Stunden zu einer konkreten Frage aus deinem Digitalbereich.
- Du suchst den günstigsten Anbieter. Wir sind selten der günstigste, sondern der, der bleibt.
- Du erwartest Ergebnisse, willst uns aber keinen Zugriff auf Daten, Systeme und Entscheider geben. Ohne das funktioniert eine Abteilung nicht, auch keine externe.
Ein Team. Ein Vertrag.
Ein Ansprechpartner.
30 Minuten, kostenlos. Wir schauen uns an, wo du stehst, und sagen dir ehrlich, ob eine externe Digital-Abteilung für dich der richtige Weg ist oder ob ein einzelnes Projekt reicht.
Oder ruf an: 03441 97 99 060 · Montag bis Donnerstag, 10 bis 12 und 13 bis 16 Uhr
Häufige Fragen zur externen Digital-Abteilung
Was ist eine externe Digital-Abteilung?
Eine externe Digital-Abteilung ist ein festes Team eines Dienstleisters, das wie eine eigene Abteilung im Unternehmen arbeitet. Es berät, setzt selbst um und betreut laufend, über alle Digital-Themen hinweg: Website, Onlineshop, ERP, Prozesse, KI und individuelle Software. Der Unterschied zum klassischen Projektauftrag ist die Dauer und der Umfang. Die Zusammenarbeit endet nicht mit der Abnahme, und die Zuständigkeit hört nicht an der Grenze eines einzelnen Gewerks auf.
Was kostet eine externe Digital-Abteilung?
Bei uns kostet die laufende Betreuung ab 595 €/Monat für Beratung & Sparring und ab 995 €/Monat, wenn wir die Umsetzung übernehmen (Vollbetreuung). Projekte laufen zusätzlich zum Festpreis, der vor Projektstart feststeht. Zum Vergleich: Eine eigene Digitalstelle im Haus kostet 70.000 bis 95.000 € pro Jahr als Vollkosten mit Gehalt, Arbeitgeberanteil und Ausstattung, dazu kommen Suche und Einarbeitung. Agenturen mit Stundensatz liegen üblicherweise bei 130 bis 180 € pro Stunde.
Was ist der Unterschied zu einer Digitalagentur?
Eine Agentur arbeitet in Projekten: Auftrag, Umsetzung, Abnahme, Ende. Danach bist du wieder allein mit dem Ergebnis. Eine externe Digital-Abteilung übernimmt dauerhaft Verantwortung für dein digitales Setup und deckt dabei alle Themen ab, nicht nur das Gewerk, für das sie gebucht wurde. Kurz gesagt: Eine Agentur liefert Projekte, eine Beratung liefert Konzepte, eine externe Digital-Abteilung verantwortet beides dauerhaft.
Was ist der Unterschied zu einer Unternehmensberatung?
Eine Unternehmensberatung analysiert, bewertet und empfiehlt. Was am Ende steht, ist ein Konzept, das jemand anderes umsetzen muss. Eine externe Digital-Abteilung baut selbst. Wir haben eigene Entwickler, Designer und Marketing-Leute im Team, deshalb ist die Empfehlung immer schon auf Machbarkeit geprüft. Wir verkaufen keine Strategie, die wir selbst nicht liefern könnten.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich das Modell?
Als Faustregel: sobald mehrere digitale Themen parallel laufen und niemand im Haus die Gesamtverantwortung trägt. In der Praxis betrifft das meist Unternehmen zwischen 10 und 200 Mitarbeitern. Darunter reicht oft ein klar abgegrenztes Einzelprojekt. Deutlich darüber gibt es meist bereits eine interne IT- oder Digital-Leitung, die wir dann eher mit Spezialwissen ergänzen als ersetzen.
Wie schnell ist eine externe Digital-Abteilung einsatzbereit?
In der Regel starten wir innerhalb von ein bis zwei Wochen nach dem Erstgespräch. Das ist der zentrale Vorteil gegenüber einer Neueinstellung: Du sparst dir Personalsuche, Probezeit und Einarbeitung. Die ersten 4 Wochen sind ein Pilot zum normalen Monatspreis. Vorher halten wir fest, was danach erledigt ist. Passt die Zusammenarbeit nicht, endet sie danach ohne weitere Verpflichtung.
Ersetzt eine externe Digital-Abteilung interne Mitarbeiter?
Nicht zwingend. Für viele Mittelständler ohne eigene Digital-Leitung ist sie eine vollwertige Alternative zur Neueinstellung. Wo bereits ein Team existiert, arbeiten wir daneben und decken ab, wofür intern die Kapazität oder das Spezialwissen fehlt. Häufig übernehmen wir in der Anfangsphase mehr und geben Aufgaben schrittweise ab, wenn intern jemand nachbesetzt wird.
Ersetzt ihr unser IT-Systemhaus?
Nein. Server, Rechner und Netzwerk bleiben dort. Wir übernehmen Website, Abläufe, Software, Anbindungen und KI und stimmen uns mit deinem Systemhaus ab.
Wie bleibe ich unabhängig?
Alles, was wir aufbauen, gehört dir. Eigene Accounts, saubere Dokumentation, kündbare Verträge. Du bleibst, weil es sich lohnt, nicht weil du musst. Server, Domains, Konten für Auswertungen, Quellcode und Lizenzen laufen auf deinen Namen. Wir dokumentieren, was wir bauen, und übergeben auf Wunsch jederzeit an dich oder an einen anderen Dienstleister.
Welche Aufgaben übernimmt eine externe Digital-Abteilung konkret?
Bei uns sind das sechs Bereiche: Automation von Abläufen, KI im Betrieb, individuelle Software, Website und Sichtbarkeit (inklusive Google-Suche und Inhalte), Warenwirtschaft (ERP) samt Schnittstellen sowie Onlineshops mit Shopware oder Shopify. Dazu kommt die Arbeit, die selten in einem Angebot steht: priorisieren, Programme bewerten, Angebote Dritter prüfen und im Zweifel abraten.
Wem gehören Code, Zugänge, Accounts und Daten?
Dir. Alle Accounts laufen auf deinen Namen, der Code liegt in deinem Repository oder wird dir übergeben, die Dokumentation gehört dir. Wir arbeiten mit deinen Zugängen, nicht mit unseren.
Was passiert, wenn wir die Zusammenarbeit beenden?
Du bekommst alle Zugänge, den aktuellen Stand aller Systeme und die Dokumentation. Es gibt kein Abschlussgespräch, das dich umstimmen soll, und keine Gebühr für die Übergabe. Wir übergeben auch an eine Nachfolgeagentur.