Collaboard

Was ist Collaboard?

Collaboard ist ein digitales Whiteboard aus der Schweiz. Hinter dem Werkzeug steht die IBV Informatik, Beratungs und Vertriebs AG mit Sitz in Bonstetten. Der Anbieter beschreibt sich als Schweizer Familienunternehmen, das seit 1981 Unternehmenssoftware baut, und nennt Collaboard eine Swiss-made-Plattform für visuelle Zusammenarbeit.

Funktional bekommst du das übliche Whiteboard-Programm: unendlicher Canvas, Sticky Notes, Text, Formen und Verbinder, Zeichenstifte, Tabellen, Frames und Mindmaps. Dazu Moderationswerkzeuge für Workshops, also Abstimmungen, Timer, Präsentations- und Fokusmodus. Agile Formate wie Scrum, Kanban und Retrospektiven führt der Anbieter als typische Einsatzfelder auf.

Der eigentliche Unterschied zu den großen US-Werkzeugen steckt im Betrieb. Collaboard läuft auf Microsoft Azure in den Niederlanden oder der Schweiz, in der T Cloud Public in Deutschland oder komplett in deiner eigenen IT. Diese Wahl bekommst du allerdings nicht in jedem Plan, dazu unten mehr.

Für wen eignet sich Collaboard?

Der Anbieter zielt sichtbar auf regulierte Bereiche. Auf der Sicherheitsseite nennt er öffentliche Verwaltung, Universitäten und Forschung, Banken und Finanzen sowie Luft- und Raumfahrt und Verteidigung als Einsatzfelder. Passend dazu die Infrastruktur: Sie ist nach Anbieterangaben gegen ISO 27001, BSI C5 und TISAX auditiert.

Interessant ist Collaboard außerdem für Teams, die schon in einem Microsoft- oder Atlassian-Umfeld arbeiten. Microsoft Teams ist in jedem Plan dabei. Webex, Pexip, Rocket.Chat und Stashcat, Nextcloud sowie Jira und Confluence schaltet der Anbieter erst ab Advanced frei. Wenn dein Workshop-Ergebnis direkt als Jira-Ticket weiterlaufen soll, ist das die Stufe, mit der du rechnen musst.

Für einen ernsthaften Teamtest ist der Free-Plan knapp bemessen. Drei Whiteboards, fünf Teilnehmer pro Board, kein Gastzugang, kein Board-Export. Gäste ohne Login gibt es ab Basic, dort bis zu 20 pro Board.

Collaboard im Arbeitsalltag

So beschreibt der Hersteller den Ablauf: Du legst ein Board an, wählst ein Template und holst Teilnehmer dazu. Gäste arbeiten ohne Login mit, ab Basic bis zu 20 pro Board, ab Advanced unbegrenzt. Während der Sitzung sehen alle die Mauszeiger der anderen, kommentieren einzelne Elemente und stimmen ab. Abstimmungen laufen anonym und werden gespeichert.

Für die Moderation gibt es Timer, Präsentationsmodus, Fokusmodus und die Funktion, alle Teilnehmer an die eigene Position auf dem Board zu holen. Diese Werkzeuge stecken laut Preistabelle im Advanced-Plan, in Free und Basic fehlen sie.

Am Ende exportierst du das Board als PDF, in verschiedenen Bildformaten oder als CSV-Datei. Aufgaben legst du direkt auf dem Board an, mit Verantwortlichen sowie Start- und Enddatum. Wer die Ergebnisse weiterreichen will, nutzt ab Advanced die Jira- und Confluence-Integration. Bestehende Boards musst du übrigens nicht neu bauen: Der PDF-Import übernimmt Boards aus Miro, Mural und Conceptboard und macht daraus editierbare Elemente.

Wenn du deine verteilte Zusammenarbeit grundsätzlich sortieren willst, gehört diese Werkzeugfrage in eine Beratung & Betreuung und nicht in eine Einzelentscheidung zwischen zwei Whiteboards.

Preise und Pläne

Collaboard listet vier Stufen. Die Preisseite nennt jeweils einen Betrag pro Nutzer und Monat, eine Angabe zu Vorauszahlung oder Vertragslaufzeit steht dort nicht.

Free: 0 € pro Monat. Bis zu 3 Whiteboards, bis zu 5 Teilnehmer pro Board, Zugriff auf über 200 Templates, Upload von Dokumenten bis 15 MB sowie Bildern, Audio und Video bis 20 MB. Ohne Kreditkarte, ohne Gastzugang, ohne Board-Export.

Basic: 5 € pro Nutzer und Monat. Unbegrenzt viele Whiteboards, bis zu 50 Teilnehmer pro Board, bis zu 20 Gäste ohne Login, Upload bis 120 MB, Board-Export in mehreren Formaten.

Advanced: 10 € pro Nutzer und Monat. Unbegrenzt viele Teilnehmer und Gäste, die Moderationswerkzeuge, eigene und organisationsweite Templates, individuelles Branding und der MCP-Server im Beta-Status für KI-gestützte Boards.

Enterprise: Preis auf Anfrage. Self-Hosting und Private Deployment, Single Sign-on, SCIM und LDAP für Active Directory, Audit-Logs, eigene APIs sowie ein fester Customer Success Manager.

Zwei Punkte gehen auf der Preisseite leicht unter. Erstens: Die Wahl des Hosting-Standorts beginnt bei Advanced. In der FAQ derselben Seite steht, dass Free und Basic auf MS Azure in den Niederlanden laufen und die Optionen Schweiz, Niederlande und Deutschland zum Advanced-Plan gehören. Zweitens: Deutschland kostet extra. Die Fußnote der Preistabelle sagt, dass Niederlande und Schweiz auf Microsoft Azure liegen und Deutschland auf der T Cloud Public gegen Aufpreis verfügbar ist. Wie hoch dieser Aufpreis ist, steht nirgends.

Für Bildungseinrichtungen und den öffentlichen Sektor nennt der Anbieter Rabatte und spezielle Lizenzmodelle, allerdings ohne Zahlen. Zusätzlich zum Free-Plan gibt es eine 14-tägige Testphase. Stand: September 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Hosting wählbar zwischen Azure Niederlande, Azure Schweiz und T Cloud Public Deutschland, im Enterprise-Plan dazu On-Premises und Private Deployment
• Verschlüsselung mit TLS im Transport und AES-256 im Speicher, Single Sign-on über SAML 2.0 oder OAuth2, optional Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Der Anbieter erklärt schriftlich, dass Board-Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen genutzt werden und KI-Funktionen nur auf Aufruf laufen
• PDF-Import übernimmt vorhandene Boards aus Miro, Mural und Conceptboard
• Einstieg ohne Kreditkarte, zusätzlich 14 Tage Testphase

Schwächen:

• Kein Board-Export und kein Gastzugang im Free-Plan
• Hosting-Standort erst ab Advanced wählbar
• Deutschland als Standort nur gegen Aufpreis, dessen Höhe der Anbieter nicht nennt
• Jira, Confluence und Nextcloud erst ab Advanced
• Der Anbieter nennt die Zahl seiner Templates auf drei eigenen Seiten unterschiedlich: über 150, 200+ und über 250

Alternativen zu Collaboard

Mural und Conceptboard spielen im selben Feld, FigJam ist eine Option für Teams, die ohnehin mit Figma arbeiten. Miro ist der bekannteste Wettbewerber und taucht bei Collaboard sogar selbst auf, weil der PDF-Import Miro-Boards übernimmt. Was diese Anbieter kosten und wo sie hosten, prüfst du am besten direkt bei ihnen. Eine eigene Einordnung findest du bei Mural, Conceptboard und FigJam.

Überblick

Collaboard ist aus unserer Sicht dann die richtige Wahl, wenn die Frage nach dem Speicherort früh auf dem Tisch liegt und nicht am Ende als Formalie abgehakt wird. Öffentliche Hand, Forschung, Banken: Dort löst das Werkzeug ein echtes Problem, und die Preise sind mit 5 und 10 € pro Nutzer und Monat unauffällig.

Rechne aber ehrlich mit Advanced. Alles, was einen Workshop trägt, also Moderationswerkzeuge, Hosting-Wahl, Jira und Confluence, liegt dort. Free und Basic sind zum Kennenlernen gedacht, nicht zum Arbeiten. Braucht dein Team am Ende Deutschland als Standort, lass dir den Aufpreis vor der Unterschrift beziffern. Und wer vor allem Funktionsbreite und einen großen Template-Marktplatz sucht, sollte sich die US-Werkzeuge trotzdem ansehen und dafür beim Datenschutz nachverhandeln.

Was ein Whiteboard nie löst: Ergebnisse, die nach dem Workshop liegen bleiben. Wenn Aufgaben aus dem Board sauber in Ticket-System, CRM oder ERP wandern sollen, ist das eine Frage der KI-Automation und nicht der Boardwahl. Zur Einordnung noch die Bewertung: 4,6 von 5 auf Capterra bei 74 Bewertungen, erhoben am 2. April 2026 und seitdem nicht erneut geprüft.