webCRM

Was ist webCRM?

webCRM ist ein webbasiertes CRM für Vertriebsteams. Kundendatenbank, Pipeline-Management, Aufgaben, E-Mail-Marketing, Automatisierungen und Dashboards laufen in einer Oberfläche. Dazu kommen eine Produktdatenbank, eine Auftragsverwaltung und ein Support-Modul für Kundenanfragen. Eine Installation brauchst du laut Anbieter nicht, das System läuft im Browser.

Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist laut Datenschutzerklärung die WebCRM A/S, Titangade 9, 2200 København, Dänemark. Als Aufsichtsbehörde nennt die Erklärung die dänische Datatilsynet. Für Datenschutzfragen verweist sie auf den Datenschutzbeauftragten bei der Apsis International AB in Malmö, Schweden. Laut About-Seite entstand webCRM 2005 und gehört seit 2021 zur Efficy-Gruppe. Das sieht man auch an der Website: Stellenangebote laufen über jobs.efficy.com, der LinkedIn-Link führt zur Seite von Efficy. Für die Vertragsbedingungen verweist die Seite „Terms & Conditions“ auf die „Efficy Group General Terms“ auf efficy.com, das Dokument „Security at webCRM“ liegt ebenfalls dort. Welche Gesellschaft dein Vertragspartner ist und welches Recht gilt, steht auf der webCRM-Seite selbst nicht.

Auf der eigenen Testseite bewirbt webCRM ein anderes Produkt: Tribe, laut Seite „the next evolution of our CRM“, mit eigenem Test auf tribecrm.eu. In der Vergleichstabelle darunter bleibt die Spalte webCRM bei Open API, Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung leer. Die Preisseite wirbt dagegen mit einer „easy-to-use open API“, die Seite „Why webCRM“ mit einer REST API.

Der Anbieter nennt mehr als 20.000 Nutzer und über 2.000 Unternehmen. Bei der Zahl der Länder widerspricht er sich: Die About-Seite nennt 10 Länder, die Seite „Why webCRM“ spricht von Unternehmen in 20 Ländern. Auf der Startseite bezeichnet sich webCRM als „#1 CRM in the Nordics“, das ist eine Eigenangabe.

Für wen eignet sich webCRM?

Die Preisseite beschreibt Starter als CRM für kleine Unternehmen und Startups, SMB als konfigurierbares CRM für Lead-Generierung und Pipeline, Enterprise als vollständiges CRM mit Lieferphasen, Zeitmanagement und Support-Modul. Branchenlösungen bewirbt webCRM für IT und Software, Beratung und Buchhaltung, Gesundheitswesen, Kommunikation und Medien sowie Fertigung.

Der Schwerpunkt liegt im Norden Europas. Büros nennt die Kontaktseite in Großbritannien, Dänemark, Schweden, Norwegen und Finnland, für Deutschland einen Standort in Gieboldehausen mit Telefonnummer. Die Website gibt es auf Englisch, Dänisch, Schwedisch, Finnisch und Norwegisch. Die Oberfläche selbst lässt sich laut Anbieter auf mehr als zehn Sprachen einstellen. Als ERP-Partner nennt webCRM auf den Produktseiten e-conomic, Uniconta, C5 und NAV, die Integrationsseite verlinkt daneben unter anderem Fortnox, Visma, Tripletex, PowerOffice, Xero, QuickBooks und Sage.

Weniger passend ist webCRM für Einzelkämpfer, denn jeder Tarif setzt mindestens zwei Nutzer voraus. Kleine Teams, die Kundenanfragen im CRM bearbeiten wollen, landen beim Tarif Enterprise mit mindestens fünf Nutzern, erst dort führt die Preisseite das Support-Modul. Und wer eine deutschsprachige Website und Hilfe erwartet, findet im Sprachumschalter kein Deutsch, der englische Kundenservice arbeitet laut Supportseite aus Großbritannien.

webCRM im Arbeitsalltag

Den Ablauf beschreibt webCRM von der ersten Anfrage bis zum Auftrag. Leads kommen über Webformulare auf deiner Website, über die Beobachtung des Website-Traffics oder über die Suche in einer Marktdatenbank ins System. Verkaufschancen verfolgst du in Pipelines, wahlweise mehrere für verschiedene Prozesse, Produktgruppen oder Teams. Phasen und eigene Felder legst du selbst an, Kanban-Boards zeigen den Stand, Kennzahlen wie durchschnittliche Verkaufsdauer und Budget laufen mit.

Für Angebote greift das Team auf die Produktdatenbank zu. Ist ein ERP-System wie e-conomic oder Uniconta angebunden, kommen Produktzeilen mit Preisen, Standardrabatten und Währungsumrechnung direkt von dort, ebenso der Lagerbestand. Rechnungen erscheinen nach dem Versand in der Kundenakte, sodass du einen Auftrag bis zur Lieferung verfolgst. Dokumente lassen sich in webCRM elektronisch unterschreiben.

Wiederkehrende Schritte übernimmt das Automatisierungsmodul. Zeitbasierte Abläufe starten an Fristen oder beim Anlegen eines Datensatzes, etwa eine Aktivität für jede neue Organisation. Manuelle Trigger startest du per Knopfdruck, Ereignisse wie eine verlorene Verkaufschance lösen Folgeaktivitäten aus, und geplante Abläufe verschicken wöchentliche Mail-Berichte, auch an Externe mit eingeschränktem Datenzugriff. Klickt jemand in einem Newsletter auf einen Link, kann webCRM daraus eine Aktivität anlegen. Wie solche Abläufe über das CRM hinaus mit ERP und Telefonie zusammenspielen, ordnen wir in Automation & Prozessoptimierung ein.

Mailings baust du aus Listen, die du nach jedem im CRM gespeicherten Kriterium filterst, und verschickst sie mit anpassbaren Vorlagen. Der Mailverlauf hängt an der Kundenkarte, dort sieht der Verkäufer auch, worauf der Kunde in der Mail geklickt hat. Termine legst du im webCRM-Kalender an und lädst direkt zu Microsoft Teams oder Google Meet ein. Diese Integration verlangt laut Integrationsseite den Tarif SMB oder Enterprise.

Preise und Pläne

webCRM nennt drei Tarife mit einem Preis je Nutzer und Monat. Auf der englischen Preisseite in Euro:

• Starter: 29 € je Nutzer und Monat, mindestens 2 Nutzer. Genannt sind einfache E-Mail-Funktionen, Verwaltung von Verkaufschancen sowie Analysen und Berichte.
• SMB: 55 € je Nutzer und Monat, mindestens 2 Nutzer. Dazu Multi-Channel-Lead-Management, E-Mail-Marketing, erweitertes Pipeline-Management, Integrationen und Webformulare.
• Enterprise: 69 € je Nutzer und Monat, mindestens 5 Nutzer. Dazu Advanced CRM, Steuerung von Lieferphasen, Zeitmanagement, Support-Modul und Tracking von E-Mail-Ereignissen.

Alle Tarife enthalten laut Preisseite Aktivitäten, Vertrieb, E-Mail, Dashboards, DSGVO-Funktionen und Agenda. Die britische Preisseite nennt 29, 49 und 69 GBP, die dänische Startseite 255, 419 und 599 DKK, die schwedische 359, 599 und 899 Kronen, jeweils mit denselben Mindestnutzerzahlen.

Ob E-Mail-Marketing schon in Starter steckt, beantworten die Preisseiten unterschiedlich. Die englische nennt bei Starter „Easy-to-use email“ und E-Mail-Marketing erst bei SMB, die britische führt schon bei Starter „Easy-to-use Email Marketing“.

Einen Abrechnungszeitraum nennt die Preisseite nicht, einen Umschalter zwischen Monats- und Jahreszahlung gibt es dort nicht. Im Seitencode sind alle drei Preisblöcke als Jahresvariante gekennzeichnet („annual active“). Ob die Beträge eine Jahreszahlung voraussetzen und ob sie netto gelten, klärst du am besten vor dem Abschluss.

Testen kannst du 14 Tage mit vollem Zugang, ohne Kreditkarte, ohne Installation und ohne Verkaufsgespräch. Für die Anmeldung verlangt das Formular Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Firmenname und Telefonnummer. Die Vertragsbedingungen sind laut Seite „Terms & Conditions“ die „Efficy Group General Terms“. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Öffentliche Preise je Nutzer und Monat in Euro, Pfund und Kronen
• 14 Tage Test ohne Kreditkarte und ohne Installation
• Verantwortliche ist laut Datenschutzerklärung die WebCRM A/S in Kopenhagen, Beschwerden gehen an die dänische Datatilsynet oder die Aufsicht deines Landes
• Laut Datenschutzerklärung Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz, Kunden aus europäischen Ländern werden aus Rechenzentren in Europa bedient
• Integrationen für Buchhaltung und ERP, Telefonie, SMS, Kalender und Marktdaten, dazu REST API und Zapier
• Automatisierung mit vier Auslösern: zeitbasiert, manuell, ereignisbasiert und geplant, dazu Reaktionen auf Klicks in Newslettern

Schwächen:

• Mindestabnahme von 2 Nutzern in Starter und SMB, 5 Nutzern in Enterprise
• Support-Modul laut Preisseite erst in Enterprise, die Teams- und Meet-Integration erst ab SMB
• Abrechnungszeitraum und Steuerbasis fehlen auf der Preisseite, im Seitencode sind die Preise als Jahresvariante markiert
• Die Datenschutzerklärung verspricht Hosting in Europa, nicht ausschließlich in der EU. Sie nennt Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz und sagt, die Plattform werde mit Dritten betrieben, ohne diese zu nennen. Weitergaben an Dritte stützt sie auf Standardvertragsklauseln mit Zusatzmaßnahmen
• Bei einer Demo- oder Testanfrage gehen Name und E-Mail-Adresse laut Datenschutzerklärung zu Marketingzwecken an Google. Wer das nicht will, soll sich direkt melden
• Support per Chat und E-Mail läuft über Intercom, Anrufe beim Support können über Leexi aufgezeichnet und bis zu sechs Monate gespeichert werden
• Teil der Efficy-Gruppe, den Datenschutzkontakt stellt die schwedische Apsis International AB. Als Vertragsbedingungen nennt webCRM die „Efficy Group General Terms“ auf efficy.com
• Die eigene Testseite bewirbt Tribe als „the next evolution of our CRM“ und zeigt webCRM in der Vergleichstabelle ohne Open API, Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung, obwohl Preis- und Produktseiten mit offener API und REST API werben
• Keine deutschsprachige Website, der englische Kundenservice sitzt laut Supportseite in Großbritannien und ist Montag bis Freitag von 9 bis 16 Uhr erreichbar
• Widersprüchliche Eigenangaben: 10 Länder auf der About-Seite, 20 auf „Why webCRM“. Mit „70% increased sales“ und „92% customer satisfaction“ wirbt der Anbieter ohne Angabe, worauf sich die Zahlen stützen

Alternativen zu webCRM

In derselben Kategorie führen wir Efficy, zu dessen Gruppe webCRM laut About-Seite gehört, dazu Lime CRM, Pipedrive und weclapp. Vergleiche bei jedem Kandidaten, ab wie vielen Nutzern ein Tarif startet, ob dein ERP-System angebunden ist und wo die Daten liegen.

webCRM im Vergleich

webCRM nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 263 von 390 Werkzeugen (67 Prozent).

Anbieter aus der EU: 181 von 390 in dieser Kategorie.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet webCRM nicht. In der Kategorie haben 75 von 390 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Wir halten webCRM für eine gute Wahl, wenn dein Vertrieb in Skandinavien oder Großbritannien arbeitet oder dort Kunden hat und du eines der angebundenen Buchhaltungssysteme wie e-conomic, Uniconta, Fortnox oder Visma nutzt. Dann passt die Kette aus Produktdatenbank, Angebot und Auftrag ohne Zusatzaufwand, und die Preise sind öffentlich und überschaubar.

Für den deutschen Mittelstand sehen wir mehr Fragezeichen. Website und Hilfe gibt es nicht auf Deutsch, und ob dein ERP angebunden ist, solltest du vor dem Test prüfen. Rechne den Einstieg ehrlich durch: Wer das Support-Modul braucht, zahlt Enterprise für mindestens fünf Nutzer. Lass dir außerdem schriftlich geben, mit welcher Gesellschaft du den Vertrag schließt, ob die Preise Jahreszahlung voraussetzen, ob sie netto gelten und wie lange die Kündigungsfrist ist. Und frag nach der Produktzukunft: Wenn der Anbieter auf der eigenen Testseite Tribe als nächste Entwicklungsstufe bewirbt, solltest du wissen, wie lange webCRM weiterentwickelt wird und was ein Umstieg bedeutet. Beim Datenschutz ist der Rahmen solide, ein dänischer Verantwortlicher unter dänischer Aufsicht. Die Liste der Dritten, mit denen die Plattform läuft, gehört trotzdem in den Auftragsverarbeitungsvertrag. Wenn du mehrere CRM-Systeme gegeneinander abwägst, unterstützen wir dich mit Beratung & Betreuung.