Was sind Stammdaten?

Stammdaten sind die Basisdaten in einem ERP-System, die sich selten ändern und als Grundlage für alle Prozesse dienen: Artikelnummern und Produktnamen, Einkaufs- und Verkaufspreise, Lieferanteninformationen, Kundenadressen und Ansprechpartner, Steuersätze, Einheiten, Lagerplätze.

Sie sind der ruhende Pol im Gegensatz zu Bewegungsdaten, also laufenden Bestellungen, Lagerbewegungen und Rechnungen.

Warum schmutzige Stammdaten so teuer sind

Das klingt nach Verwaltungsaufgabe ohne direkten Geschäftswert. Ist es nicht. Schlechte Stammdaten erzeugen Fehler in jedem Prozess, der auf ihnen aufbaut.

Beispiel: Ein Artikel hat drei verschiedene Artikelnummern in drei verschiedenen Systemen. Im ERP ist er als “Tisch-100-Eiche” geführt, im Shop als “Esstisch Eiche 100cm”, auf Amazon als ASIN B09XYZ123. Wenn diese drei Einträge nicht sauber verknüpft sind, stimmt die Bestandssynchronisation nicht, die Bestellabwicklung ist manuell aufwendig, und Auswertungen sind unbrauchbar.

In der Praxis haben wir bei ERP-Einführungen regelmäßig Produktstämme gesehen, bei denen 30 bis 50 Prozent der Daten unvollständig oder inkonsistent waren. Die Bereinigung dieser Daten vor der Implementierung ist oft der zeitaufwendigste Teil des Projekts.

Was zur Stammdatenpflege gehört

Einheitliche Benennung und Strukturierung von Produkten. Vollständige Felder, vor allem Gewicht und Maße für die Versandkostenberechnung, Zollnummern für den Export, EAN-Codes für Marktplätze.

Regelmäßige Überprüfung. Stammdaten altern. Lieferanten wechseln Artikelnummern, Preise ändern sich, Produkte laufen aus. Wer das nicht aktiv pflegt, hat nach zwei Jahren wieder schmutzige Daten.

Bei unseren ERP-Projekten beginnen wir immer mit einer Stammdatenanalyse. Die Qualität der Ausgangsdaten bestimmt maßgeblich, wie glatt die Einführung läuft.

Du willst deine Stammdaten sauber aufsetzen oder aufräumen? Lass uns das angehen.