Was ist ein Rechnungsausgang?

Der Rechnungsausgang bezeichnet den Prozess, bei dem eine Rechnung an einen Kunden erstellt und versandt wird. Im ERP-System läuft dieser Prozess automatisch: Sobald der Warenausgang gebucht oder ein Dienstleistungsauftrag abgeschlossen ist, wird die Rechnung aus den Auftragsdaten generiert, als PDF aufbereitet, per E-Mail an den Kunden versendet und gleichzeitig in der Buchhaltung als offene Forderung verbucht.

Dieser Automatismus klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. In vielen Unternehmen werden Rechnungen noch immer manuell erstellt, was Zeit kostet, fehleranfällig ist und dazu führt, dass Rechnungen manchmal gar nicht oder zu spät versendet werden.

Was im ERP beim Rechnungsausgang automatisch passiert

Das ERP zieht alle relevanten Daten aus dem Auftrag: Kundenanschrift, bestellte Artikel, Mengen, Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen, Mehrwertsteuersätze. Die Rechnung wird korrekt formatiert, nummeriert und archiviert. Der Buchungssatz für die Debitorenbuchhaltung wird automatisch erzeugt. Die Rechnung erscheint im offenen-Posten-Konto des Kunden.

Gleichzeitig startet die Uhr für das Fälligkeitsdatum. Wenn nach 14 oder 30 Tagen keine Zahlung eingegangen ist, kann das ERP automatisch einen Mahnlauf auslösen.

Rechnungsausgang und steuerliche Anforderungen

Eine korrekte Rechnung muss gesetzliche Pflichtangaben enthalten: Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Beschreibung der Leistung oder Ware, Netto- und Bruttobeträge sowie den Mehrwertsteuersatz. Ein gut konfiguriertes ERP stellt sicher, dass all das automatisch korrekt auf jeder Rechnung steht.

Seit 2025 gibt es zusätzlich Anforderungen zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. ZUGFeRD und XRechnung sind die relevanten Standards in Deutschland. Aktuelle ERP-Systeme unterstützen diese Formate bereits.

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