Was ist eine Kostenstellenrechnung?

Die Kostenstellenrechnung ist ein Controllinginstrument, das Kosten nicht nur dem Gesamtunternehmen zuordnet, sondern einzelnen Bereichen oder Abteilungen. Jede Abteilung, zum Beispiel Marketing, Vertrieb, Lager oder IT, bekommt eine eigene Kostenstelle. Rechnungen, Gehälter, Mieten und andere Aufwendungen werden im ERP der jeweiligen Kostenstelle zugewiesen.

Das klingt nach zusätzlichem Aufwand, und der ist anfangs tatsächlich vorhanden. Der Nutzen überwiegt aber deutlich.

Was die Kostenstellenrechnung ermöglicht

Ohne Kostenstellenrechnung siehst du am Monatsende, dass das Unternehmen 45.000 Euro Kosten hatte. Mit Kostenstellenrechnung siehst du: Marketing hat 8.000 Euro verbraucht, Vertrieb 12.000 Euro, Lager 9.000 Euro, IT 6.000 Euro, Verwaltung 10.000 Euro. Plötzlich erkennst du, wo Kosten entstehen und ob das im Verhältnis zum jeweiligen Beitrag steht.

Das ist besonders wertvoll, wenn du Entscheidungen über Investitionen oder Einsparungen treffen musst. Welche Abteilung lässt sich effizienter aufstellen? Welcher Bereich braucht mehr Budget? Ohne Kostenstellen sind das Bauchentscheidungen. Mit Kostenstellen sind es datenbasierte Entscheidungen.

Wie Kostenstellen im ERP funktionieren

Im ERP wird jede Kostenstelle als separate Einheit angelegt. Beim Buchen einer eingehenden Rechnung wird die Kostenstelle ausgewählt, der dieser Aufwand zuzuordnen ist. Manche Kosten, zum Beispiel Miete, werden auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt, etwa nach Quadratmetern oder Mitarbeiterzahl.

Das Controlling kann dann jederzeit Berichte pro Kostenstelle abrufen: Welche Kosten sind in welchem Zeitraum angefallen? Wie entwickelt sich eine Kostenstelle im Vergleich zum Vorjahr? Wird das Budget eingehalten?

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