Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber keine echte Rechnung ist. Sie fordert keine Zahlung, begründet keine Buchhaltungspflicht und ist keine steuerrelevante Forderung. Proforma-Rechnungen werden für spezifische Zwecke ausgestellt, bei denen die Form einer Rechnung benötigt wird, ohne dass damit eine tatsächliche Forderung entsteht.

Der Begriff kommt aus dem Lateinischen und bedeutet sinngemäß “der Form halber”.

Typische Einsatzbereiche der Proforma-Rechnung

Der häufigste Einsatzbereich ist der internationale Versand. Zollbehörden verlangen beim Import eine Wertangabe der versendeten Waren. Eine Proforma-Rechnung enthält Artikel, Mengen und Warenwert in einer standardisierten Form, damit der Zoll die zutreffenden Abgaben berechnen kann. Das gilt auch für Warenproben oder Muster ohne Handelswert: Die Proforma-Rechnung beschreibt, was versendet wurde, auch wenn nichts bezahlt wird.

Ein weiterer Einsatzbereich ist die Vorabinformation für Kunden. Wenn ein Angebot noch nicht final bestätigt ist, aber bereits Zahlen kommuniziert werden sollen, kann eine Proforma-Rechnung die Erwartungen klären, ohne eine verbindliche Forderung zu stellen.

Bei Vorauszahlungen und Anzahlungen dient die Proforma-Rechnung als Grundlage: Der Kunde erhält ein Dokument, auf das er zahlen kann, bevor die eigentliche Leistung erbracht oder die Ware verschickt wurde.

Proforma-Rechnung im ERP

Im ERP kann eine Proforma-Rechnung direkt aus einem Angebot oder Auftrag generiert werden. Das System markiert das Dokument entsprechend, damit es nicht als Forderung in der Debitorenbuchhaltung erscheint. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, folgt die reguläre Rechnung.

Die Unterscheidung zwischen Proforma- und echter Rechnung ist steuerrechtlich wichtig. Eine echte Rechnung verpflichtet zur Umsatzsteuerausweisung und Buchung. Eine Proforma-Rechnung tut das nicht.

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