Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein ist das Dokument, das einer Lieferung beiliegt und auflistet, was geliefert wurde: Artikelbezeichnungen, Mengen, Artikelnummern und in der Regel eine Referenz auf den zugrundeliegenden Auftrag. Er ist kein Zahlungsdokument, also keine Rechnung, sondern reine Dokumentation des Lieferumfangs.

Im Alltag dient der Lieferschein dem Empfänger als Basis für den Wareneingang. Er prüft anhand des Lieferscheins, ob das, was angekommen ist, mit dem übereinstimmt, was bestellt wurde. Abweichungen werden hier sichtbar und können direkt dokumentiert werden.

Wie der Lieferschein im ERP entsteht

In einem gut konfigurierten ERP-System entsteht der Lieferschein automatisch aus dem Kundenauftrag. Der Sachbearbeiter muss nicht manuell ein Dokument anlegen, sondern gibt den Auftrag frei und das System generiert den Lieferschein, druckt ihn oder stellt ihn digital bereit. Das spart Zeit und verhindert Übertragungsfehler, die bei manueller Eingabe passieren.

Gleichzeitig wird im ERP der Lagerbestand beim Erstellen des Lieferscheins oder beim Buchen des Warenausgangs reduziert. Warenbewegung und Dokument sind also eng miteinander verknüpft. Manche ERP-Systeme erlauben auch Teillieferungen: Der Lieferschein wird für die verfügbaren Artikel erstellt, der Rest verbleibt im Rückstand.

Lieferschein und Rechnung: der Unterschied

Ein häufiges Missverständnis ist, Lieferschein und Rechnung zu verwechseln. Der Lieferschein dokumentiert, was geliefert wurde. Die Rechnung fordert die Zahlung. Beides kann in derselben Lieferung enthalten sein, muss aber nicht. Viele Unternehmen versenden die Rechnung separat per E-Mail, während der Lieferschein physisch der Ware beiliegt.

Für die eigene Buchhaltung und das Mahnwesen ist die saubere Trennung dieser Dokumente wichtig. Das ERP-System sorgt dafür, dass beide im korrekten Belegfluss miteinander verknüpft sind und sich gegenseitig referenzieren.

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