ERP & Warenwirtschaft
Was ist ein Workflow im ERP?
Ein ERP-Workflow ist eine definierte Abfolge automatischer Schritte, die ein Vorgang durchläuft, von der Bestellung bis zur Rechnung, mit Bedingungen und Automatisierungen.
Ein Workflow im ERP ist eine definierte Abfolge von Schritten, die ein Vorgang automatisch durchläuft. Ein typischer Beispiel-Workflow für eine Kundenbestellung sieht so aus: Bestellung eingeht, Auftragsbestätigung wird automatisch versandt, Ware wird kommissioniert, Versand wird gebucht, Rechnung wird erstellt und per E-Mail verschickt. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, und das System steuert den gesamten Ablauf ohne manuelles Zutun.
Workflows sind der Kern moderner ERP-Systeme. Ohne sie ist ein ERP eine Datenbank mit manuellen Eingabemasken. Mit ihnen wird es ein aktiver Teilnehmer im Betrieb.
Was Workflows können und was nicht
Ein gut definierter Workflow kann Bedingungen enthalten. Wenn der Auftragswert über 10.000 Euro liegt, muss eine zweite Person freigeben. Wenn ein Artikel nicht auf Lager ist, wird automatisch ein Bestellvorschlag erzeugt und der Kunde per E-Mail über die Verzögerung informiert. Wenn eine Rechnung nach 14 Tagen noch offen ist, wird die erste Mahnung versendet.
Das klingt nach viel Konfigurationsaufwand, und der ist tatsächlich am Anfang notwendig. Aber er amortisiert sich schnell. Jede Stunde, die heute in die Konfiguration eines Workflows investiert wird, spart in der Praxis Wochen an manueller Arbeit über das Jahr.
Was Workflows nicht können: kreative Entscheidungen treffen. Wenn ein Auftrag besondere Umstände hat, die nicht in der Workflow-Logik abgebildet sind, braucht es einen Menschen. Aber für alle Standardvorgänge ist der Workflow die bessere Lösung.
Wie ERP-Workflows mit anderen Systemen zusammenspielen
Moderne ERP-Workflows sind nicht mehr auf das ERP selbst beschränkt. Sie können E-Mails über ein externes E-Mail-System versenden, Daten in ein CRM schreiben, Nachrichten in Teams oder Slack auslösen oder Aufgaben in einem Projektmanagement-Tool erstellen. Die Integration mit anderen Systemen macht den Workflow zu einem echten Prozess-Motor.
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