Was ist ein Mahnlauf?

Ein Mahnlauf ist ein automatischer Prozess im ERP-System, der in regelmäßigen Abständen alle offenen Rechnungen prüft, überfällige Positionen identifiziert und entsprechende Mahnungen erstellt und versendet. Typisch ist ein mehrstufiges System: erste Mahnung nach 14 Tagen Verzug, zweite nach 28 Tagen, danach Eskalation.

Ohne automatisierten Mahnlauf muss jemand diese Arbeit manuell erledigen: Kontoauszug öffnen, offene-Posten-Liste ziehen, einzeln prüfen, manuell Mahnungen schreiben. Das kostet Stunden und wird oft aufgeschoben, was den Geldeingang verzögert.

Wie ein ERP-Mahnlauf konfiguriert wird

Im ERP werden Mahnstufen definiert. Mahnstufe 1 ist eine freundliche Zahlungserinnerung ohne Mahngebühren. Mahnstufe 2 enthält einen Mahnzuschlag, meist 5 bis 15 Euro. Mahnstufe 3 kann einen höheren Zuschlag enthalten und empfiehlt je nach Unternehmen die Einschaltung eines Inkassobüros.

Das System führt den Mahnlauf täglich oder wöchentlich aus, prüft für jede offene Rechnung, welche Mahnstufe bereits verschickt wurde und ob die Zahlungsfrist für die nächste Stufe abgelaufen ist. Dann werden alle fälligen Mahnungen auf einen Schlag erstellt und versandt.

Wichtige Konfigurationsfrage: Welche Kunden mahnen?

Nicht jeder Kunde sollte automatisch gemahnt werden. Gute Stammkunden, bei denen bekannt ist, dass die Zahlung immer etwas verzögert kommt, sollten anders behandelt werden als unbekannte Neukunden. ERP-Systeme erlauben es, Kunden individuell zu konfigurieren: Mahnsperre aktivieren, längere Toleranzfristen setzen oder bestimmte Konten komplett aus dem Mahnlauf herausnehmen.

Der automatische Mahnlauf spart Zeit und verbessert den Geldeingang. Wer sechs Wochen wartet, bevor die erste Mahnung rausgeht, hat de facto den Kunden als kurzfristigen Kreditgeber eingesetzt. Das kann sich kein Unternehmen dauerhaft leisten.

Wenn du ein ERP mit automatischem Mahnlauf und integrierter Debitorenverwaltung einrichten willst, helfen wir dir dabei. Unsere ERP-Beratung umfasst die vollständige Konfiguration dieser Prozesse. Buche einen kostenlosen Termin.