work4all

Was ist work4all?

work4all ist eine Unternehmenssoftware der work4all GmbH aus Köln. Sie bündelt CRM mit Dokumentenverwaltung, ERP und Warenwirtschaft, Projektmanagement, Zeiterfassung und Personalthemen in einer Anwendung. Alle Abteilungen arbeiten auf derselben Datenbasis. Das Kernmodul ist laut Anbieter das CRM mit integrierter Dokumentenverwaltung, auf der Preisseite verkauft er das Ganze als „ERP-System für Unternehmen, die langfristig planen”.

Die Software wird seit 1990 entwickelt. Laut Startseite betreut das Familienunternehmen mit etwa 40 Mitarbeitern über 1.000 Kunden und über 20.000 Anwender. Gearbeitet wird an einer Windows-Oberfläche, im Browser oder per App für Android und iOS. Betrieben wird work4all wahlweise in der Cloud des Anbieters oder lokal auf einem eigenen Server.

Das zentrale Bedienkonzept ist die Akte. Kunden-, Lieferanten- und Projektakte zeigen Kommunikation und kaufmännische Belege an einem Ort, der Anbieter nennt diese Ansicht work4all desk. E-Mails, Termine, Telefonnotizen und Dokumente zieht man per Drag & Drop in die passende Akte.

Für wen eignet sich work4all?

Zielgruppe sind kleine und mittlere Unternehmen. Die Spanne beschreibt der Anbieter unterschiedlich: auf der Startseite vom Kleinstbetrieb mit 2 Anwendern bis zu Teams mit 200 Anwendern, auf der Über-uns-Seite mit 3 bis 250 Anwendern. Ausdrücklich genannt werden Dienstleister, die Kunden, Projekte und Zeiterfassung kombinieren wollen, Handwerksbetriebe und Fertiger mit schlanker Auftrags- und Materialverwaltung sowie Unternehmen mit digitalem Rechnungswesen. Branchenlösungen gibt es unter anderem für Ingenieur- und Planungsbüros, Sicherheitstechnik, Messebau, Anlagen- und Maschinenbau sowie IT-Dienstleister und Systemhäuser.

Nicht vorgesehen sind Privatkunden. Die AGB gelten ausschließlich für Kunden, die nicht Verbraucher sind, und beschränken den Einsatzbereich der Software auf den Europäischen Wirtschaftsraum.

Für Mitarbeiter, die nur Zeiten erfassen oder im Vertrieb mit Schwerpunkt CRM arbeiten, gibt es Light-Lizenzen. Die haben bis auf Leistungsnachweise und Lieferscheine keine ERP-Funktion: keine Angebote, keine Rechnungen, keine Eingangsrechnungen.

work4all im Arbeitsalltag

Den Kernablauf beschreibt der Anbieter für das Auftrags- und Rechnungswesen. Alle kaufmännischen Vorgänge stehen in der digitalen Kunden-, Lieferanten- oder Projektakte. Aus einem Angebot wird per Drag & Drop ein Auftrag, daraus Lieferschein oder Rechnung. Jeder Beleg behält seinen Status, Wiedervorlagen erinnern an offene Schritte.

Für Dienstleister kommt die Projektabrechnung dazu. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten projekt- oder tätigkeitsbezogen am PC, im Browser oder per App. Die erfassten Stunden lassen sich ansehen, bei Bedarf korrigieren und mit einem Klick abrechnen, auf Wunsch mit einem Leistungsnachweis aller Stunden als Anhang. Wiederkehrende Leistungen aus Wartungs-, Service- oder Mietverträgen erfasst man einmal je Kunde und Vertrag samt Abrechnungszyklus, die Rechnungen entstehen danach auf Knopfdruck.

Am Ende steht die Buchhaltung. Offene und überfällige Rechnungen werden im Rechnungsausgangsbuch per E-Mail oder als Sammeldruck gemahnt, mit mehreren Mahnstufen. Ein- und Ausgangsrechnungen, Belege, Kreditkartenbelege und Reisekostenabrechnungen gehen über die Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung oder den Steuerberater. Laut Anbieter werden dabei nicht nur PDF-Dokumente übertragen, sondern auch die hinterlegten Erlös- und Kostenkonten. Wer solche Übergaben mit weiteren Systemen verbinden will, findet im Menü des Anbieters die Punkte „Automatisierung über n8n & Co.” und „API & MCP”. Für die Planung lohnt ein Blick auf Automation & Prozessoptimierung.

Preise und Pläne

work4all veröffentlicht eine vollständige Preisliste. Sie gilt für die Miete in der Cloud, je Nutzer und Monat, alle Beträge netto zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Liste trägt den Stand 01.06.2024, für diesen Eintrag wurde sie im Oktober 2026 abgerufen. Der Preis hängt an zwei Stellschrauben: der Anzahl der Voll-Lizenzen und der Abrechnung jährlich oder monatlich.

Erste Zahl bei jährlicher Abrechnung, in Klammern bei monatlicher Abrechnung, jeweils je Nutzer und Monat, netto. Beim Öffnen zeigt die Preisseite die unterste Zeile mit jährlicher Abrechnung, also die Staffel mit mehr als 30 Lizenzen und den niedrigsten Beträgen.

Die Pakete unterscheiden sich stärker, als die Preiskacheln vermuten lassen. Laut Vergleichstabelle der Preisseite enthält Basic nur CRM und DMS. ERP kommt mit Professional. Projektmanagement, Arbeits- und Projektzeiterfassung, Exchange-Konnektor, Reisekostenabrechnung, Ticketverwaltung, Abo-Verträge, Stücklisten, Ressourcenplanung, die DATEV-Schnittstelle und die E-Rechnung sind nur bei Ultimate markiert. Cloud-Hosting, Support, tägliche Backups sowie Updates und Wartung stecken in allen drei Paketen. Ultimate nennt der Anbieter selbst die Preis-Obergrenze, diese Lizenzen seien „hoch rabattiert (über 50%)”. Wer eine andere Modulkombination braucht, bekommt im Gespräch ein individuelles Angebot.

Light-Lizenzen kosten ab 10 € je Nutzer und Monat, in jeder Staffel gleich. Sie lassen sich mit regulären Lizenzen kombinieren. Die Hauptnutzer brauchen alle dieselbe Basislizenz, also Basic, Professional oder Ultimate.

Drei Punkte stehen klein. Die kleinste Staffel trägt ein Sternchen: Mindestumsatz 200 € pro Monat. Zusätzliche Mandanten und Sondermodule wie work4all Lager Mobil, REST-API, work4all SHOP oder Produktionsaufträge kosten extra, der Preis kommt auf Anfrage. Und Lizenzkauf sowie Hosting auf eigenem Server stehen nicht in der Liste, auch die gibt es nur auf Anfrage. Schulungen, Installationen und Anpassungen rechnet work4all laut AGB zum vertraglich vereinbarten Stundenpreis ab.

Updates und Support sind im Mietmodell enthalten, der Support ist werktags von 9 bis 17 Uhr erreichbar. Vor dem Kauf gibt es einen kostenlosen Testzugang für 30 Tage.

Zwei Angaben derselben Domain passen nicht zusammen. Die strukturierten Daten der Preisseite werben mit Preisen „ab 6 €/Monat”, die sichtbare Liste beginnt bei 10 € für Light. Und die Preisseite verspricht „Seit 12 Jahren ohne Preissteigerung”, während die Startseite von stabilen Preisen „seit 5 Jahren (Stand 2025)” spricht.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Vollständige Preisliste mit fünf Staffeln und beiden Abrechnungsarten, netto ausgewiesen
• Cloud-Betrieb auf Servern in Deutschland, konkret in Nürnberg und Leipzig, durch ein zertifiziertes Partnerunternehmen. Backups liegen verschlüsselt in einem separaten Rechenzentrum und werden 14 Tage aufbewahrt
• Rechtsträger ist die work4all GmbH in Köln, eingetragen beim Amtsgericht Köln unter HRB 20577. Die AGB vereinbaren deutsches Recht und Gerichtsstand Köln
• Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist möglich, in der Cloud handelt work4all laut AGB als Auftragsverarbeiter
• Updates und Support im Mietpreis enthalten
• Zertifizierte DATEV-Schnittstelle und E-Rechnung in XRechnung und ZUGFeRD für Versand und Empfang
• Light-Lizenzen ab 10 € für Nutzer ohne ERP-Bedarf, kombinierbar mit regulären Lizenzen
• Kostenloser Testzugang für 30 Tage mit persönlichem Ansprechpartner

Schwächen:

• Basic enthält laut Paketmatrix nur CRM und DMS, ERP gibt es erst ab Professional, Projektmanagement erst in Ultimate
• DATEV-Schnittstelle, E-Rechnung, Zeiterfassung, Ticketverwaltung und Exchange-Konnektor sind in der Paketmatrix nur bei Ultimate markiert. Die Funktionsübersicht der CRM-Seite führt Ticketverwaltung und Outlook-Synchronisation trotzdem als CRM-Funktionen
• Mindestumsatz von 200 € pro Monat in der kleinsten Staffel mit 1 bis 4 Voll-Lizenzen
• REST-API, zusätzliche Mandanten und weitere Sondermodule kosten extra, ohne veröffentlichten Preis
• Lizenzkauf und Betrieb auf eigenem Server nur auf Anfrage
• Widersprüchliche Eigenangaben: ab 6 €/Monat in den strukturierten Daten gegen Light ab 10 € in der Liste, „Seit 12 Jahren ohne Preissteigerung” gegen „seit 5 Jahren (Stand 2025)”
• Die KI-Funktionen verarbeiten Nutzereingaben laut Datenschutzerklärung über Microsoft Azure OpenAI Services

Alternativen zu work4all

In derselben Kategorie führen wir weitere Systeme, die CRM und ERP zusammen anbieten. Naheliegend für den Vergleich sind weclapp, TOPIX und Odoo CRM. Die Angaben zu diesen Produkten stammen aus den jeweiligen Einträgen und nicht aus dem hier geprüften Beleg. Prüf sie dort nach, bevor du vergleichst.

work4all im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst.

work4all nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 262 von 390 Werkzeugen (67 Prozent).

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 146 von 390 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 181.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet work4all nicht. In der Kategorie haben 75 von 390 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Wir halten work4all für eine ernsthafte Option, wenn dein Unternehmen projektgetrieben arbeitet: Dienstleister, Ingenieurbüros, Handwerk mit Monteuren. Wer Angebot, Projekt, Stunden und Rechnung bisher in drei Programmen pflegt, bekommt hier eine Akte, in der alles zusammenläuft. Die offene Preisliste ist in diesem Segment angenehm, weil du schon vor dem ersten Gespräch rechnen kannst.

Rechne aber mit dem richtigen Paket. Die Kachelpreise für Basic sind kein CRM-ERP-Preis, denn Basic hat kein ERP. Und wer DATEV-Export, E-Rechnung und Zeiterfassung braucht, landet laut Paketmatrix bei Ultimate. Das ist für die meisten Betriebe, die wir kennen, der realistische Vergleichswert. Bei bis zu vier Voll-Lizenzen kommt der Mindestumsatz dazu.

Vor der Unterschrift würden wir drei Dinge klären: Laufzeit und Kündigung im Hosting-Vertrag, der in den AGB nur erwähnt wird, den Speicherort der KI-Verarbeitung über Azure und die Preise der Sondermodule, falls du REST-API oder mehrere Mandanten brauchst. Wenn du die Auswahl zwischen solchen Systemen strukturiert angehen willst, hilft unsere ERP-Beratung oder eine Begleitung bei Auswahl und Einführung.