work4all

Was ist work4all?

work4all ist eine All-in-One-Software aus Köln, die CRM, ERP, Projektmanagement, Dokumentenverwaltung und Zeiterfassung in einer einzigen Plattform zusammenführt. Das Unternehmen wurde 1990 gegründet und betreut heute über 1.000 Kunden, vorwiegend im deutschen Mittelstand.

Der zentrale Gedanke hinter work4all ist die gemeinsame Datenbasis: Kontakte, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Projekte und Dokumente sind direkt miteinander verknüpft. Ein Angebot für einen Kunden entsteht direkt aus dem CRM-Kontakt heraus und wird nach Beauftragung nahtlos zum Projekt. Die Zeiterfassung läuft gegen das Projekt, die Rechnung entsteht aus den geleisteten Stunden. Ohne Datenduplizierung, ohne Schnittstellenpflege.

Für wen eignet sich work4all?

work4all ist für mittelständische Unternehmen ausgelegt, die CRM und ERP bisher in getrennten Systemen betreiben oder ihre Prozesse von Excel-Listen auf eine integrierte Lösung umstellen wollen. Typische Kunden sind Dienstleistungsunternehmen, Handwerksbetriebe, Ingenieurbüros und produzierende Unternehmen mit 5 bis 200 Mitarbeitern.

Für sehr kleine Teams unter fünf Personen kann die Mindestabrechnung von 200 EUR monatlich eine Hürde sein. Wer ausschließlich ein schlankes CRM ohne ERP-Funktionen sucht, findet speziellere Lösungen.

work4all im Arbeitsalltag

Ein Ingenieurbüro mit 25 Mitarbeitern setzt work4all ein: Akquise läuft über das CRM, Angebote werden aus dem Kontaktdatensatz erstellt und per E-Mail verschickt. Nach Auftragsbestätigung entsteht automatisch ein Projekt mit Ressourcenplanung. Die Projektmitarbeiter erfassen ihre Stunden direkt in work4all, alle Kommunikation und Dokumente werden dem Projektordner zugeordnet. Am Monatsende erzeugt der Projektleiter die Abschlussrechnung aus den erfassten Stunden. Die Buchhaltung exportiert nach DATEV. Das Ticket-System bearbeitet Rückfragen des Kunden nach Projektabschluss.

Preise und Pläne

work4all bietet vier Lizenzstufen. Light ab 6 EUR je Nutzer monatlich deckt stark eingeschränkte Funktionen ab, beispielsweise reine Zeiterfassung. Basic ab 20 EUR je Nutzer monatlich (bei jährlicher Abrechnung) ist die Einstiegsstufe für vollständiges CRM und ERP ohne Lagerverwaltung. Professional ab 59 EUR je Nutzer monatlich schaltet erweiterte ERP-Funktionen und branchenspezifische Module frei. Ultimate ab 112 EUR je Nutzer monatlich umfasst alle Funktionen inklusive Produktionskonfigurierung.

Die Mindestabrechnung liegt bei 200 EUR monatlich. Volumenrabatte greifen ab 5 Nutzern gestaffelt. Jährliche Abrechnung ist günstiger als monatliche. Stand: März 2026.

Stärken und Schwächen

Die größte Stärke von work4all ist die echte Integration: CRM und ERP teilen sich eine Datenbasis, was Redundanzen und Synchronisationsfehler vermeidet. Die DATEV-Integration und das deutsche Hosting machen das Tool für steuerberaternahe Prozesse und DSGVO-Anforderungen geeignet. Die Nutzerbewertungen sind konstant sehr gut.

Schwachstellen liegen im Design. Die Desktop-Version wirkt nach Aussage vieler Nutzer veraltet, auch wenn die neuere Weboberfläche das verbessert. Der Onboarding-Aufwand ist durch den breiten Funktionsumfang nicht trivial. Und die Mindestabrechnung macht das Tool für Kleinstunternehmen unpraktisch.

Alternativen zu work4all

Wice CRM ist eine deutsche Alternative mit etwas schlankerem Funktionsumfang und niedrigerem Einstiegspreis.

Salesforce ist die Enterprise-Alternative mit deutlich mehr Integrationsoptionen, aber auch deutlich höherem Preis und Implementierungsaufwand.

HubSpot bietet modernes CRM mit kostenlosem Einstieg, aber schwächeres ERP und keine DATEV-Integration.

Wenn du CRM und ERP in deinem Unternehmen integrieren willst, können wir in einer Beratung gemeinsam die passende Lösung finden.

Überblick

work4all ist eine ernsthafte Wahl für deutsche Mittelständler, die CRM und ERP ohne Schnittstellenaufwand verbinden wollen. Die Bewertungen sind stark, die Integration tief, das Hosting DSGVO-gerecht. Wer bereit ist, in die Einarbeitung zu investieren, bekommt ein System, das viele Einzeltools ersetzen kann.