Plutio

Was ist Plutio?

Plutio ist eine All-in-one-Software für Freelancer, Agenturen und kleine Teams, die Projekte für Kunden abwickeln. Projekte und Aufgaben, Angebote, Verträge mit elektronischer Signatur, Rechnungen, Zeiterfassung, Terminbuchung, Formulare und ein Kundenportal laufen in einem Workspace. Die Teile hängen zusammen: Aus einem unterschriebenen Angebot legt Plutio laut Anbieter automatisch Projekt und Rechnung an, erfasste Zeit wandert ohne Abtippen auf die Rechnung. Dazu kommen ein Wiki, eine Inbox mit Live-Chat-Widget, Dashboards und der KI-Assistent Plutio Pal, den Plutio als „Super Work AI“ vermarktet.

Hinter Plutio steht die Plutio LTD, 4th Floor Silverstream House, Fitzroy Street, London. So nennen es die DSGVO-Erklärung und die Cookie-Richtlinie, beide führen die Firma als Verantwortliche. Gestartet ist Plutio im November 2017, Gründer und CEO ist laut Über-uns-Seite Leo Bassam. Dort beschreibt sich das Unternehmen als ohne Investoren finanziert und seit dem ersten Jahr profitabel, das Team arbeitet remote aus Großbritannien, Europa und anderen Regionen. Nach eigenen Angaben laufen über 17.800 aktive Workspaces auf Plutio, Stand Januar 2026.

Abgerechnet wird je Workspace, nicht je Nutzer. Die drei Tarife Core, Pro und Max unterscheiden sich laut Preisseite vor allem in Grenzen: aktive Kunden, Teammitglieder, KI-Credits, Workflow-Aktionen und Speicher. Dazu kommen zwei Extras, White-Label und Single Sign-on, und eigene Rollen gibt es erst ab Pro.

Für wen eignet sich Plutio?

Plutio zielt auf Leute, die direkt mit Kunden an Projekten arbeiten. Die Über-uns-Seite zählt Freelancer, Kreativ- und Marketingagenturen, Berater, Coaches, Designer und Entwickler, Fotografen, virtuelle Assistenten, Buchhalter und Eventplaner auf. Die Tarife sind danach geschnitten. Core ist laut Preisseite für Solo-Freelancer gedacht, Pro für wachsende Freelancer und kleine Agenturen mit 2 bis 10 Personen, Max für Agenturen ab 10 Personen und für Firmen, deren Kunden Single Sign-on verlangen.

Nicht gedacht ist Plutio laut eigener Über-uns-Seite für Produktfirmen ohne Kundenprojekte, etwa aus E-Commerce oder SaaS, für Enterprise-Teams mit komplexen Compliance- und Beschaffungsprozessen und für alle, die nur eine einfache To-do-Liste suchen. Drei Dinge fehlen laut Plutios eigener Vergleichstabelle: bedingte Logik in Formularen, Meilensteine und Unteraufgaben über mehr als eine Ebene.

Für den Umgang mit Kundendaten sind zwei Angaben des Anbieters wichtig. Plutio schickt Workspace-Inhalte zur Suchindexierung automatisch an OpenAI in den USA, und zwar auch dann, wenn niemand eine KI-Funktion nutzt. Die Unterauftragsverarbeiter-Liste sagt das offen und bietet an, auf Anfrage zu klären, ob ein Workspace ganz ohne OpenAI möglich ist. Dateien liefert Plutio über Links aus, die ohne Anmeldung für jeden funktionieren, der den Link kennt.

Plutio im Arbeitsalltag

Der dokumentierte Ablauf beginnt beim Angebot. Du baust es im Drag-and-drop-Editor aus Blöcken, Positionen und Paketen, der Kunde kann Mengen anpassen und unterschreibt elektronisch. Hängst du einen Vertrag an, wird das Angebot rechtsverbindlich. Nach der Unterschrift legt Plutio Projekt und Rechnung automatisch an.

Im Projekt arbeitet das Team mit Aufgaben in Kanban-, Listen-, Kalender- oder Gantt-Ansicht. Zeit erfasst du per Timer an der Aufgabe oder trägst sie nachträglich ein. Aus dem Stundenzettel erzeugst du mit einem Klick eine Rechnung über alle abrechenbaren Aufgaben. Der Kunde sieht Projekte, Rechnungen, Dateien und Nachrichten in seinem Portal und zahlt über einen „Pay Now“-Button per Stripe oder PayPal. Danach markiert Plutio die Rechnung laut Integrationsseite automatisch als bezahlt.

Wiederkehrende Handgriffe übernehmen Workflow-Aktionen. Die Preisseite nennt als Beispiele eine Erinnerungsmail, wenn ein Angebot nach drei Tagen nicht unterschrieben ist, eine Zahlungserinnerung bei überfälliger Rechnung und einen Tag am Kunden je nach Formularantwort. Plutio Pal entwirft auf Zuruf Angebote, Verträge, Projektpläne und Kundenmails. Nachschlagen, Anlegen oder Ändern kostet einen Credit, ein generiertes Dokument wie ein Angebot fünf. Für Abläufe über Plutio hinaus gibt es eine REST-API mit Webhooks und die Anbindung an Zapier. Wenn du solche Automationen sauber aufsetzen willst, unterstützen wir dich dabei.

Preise und Pläne

Alle Preise in US-Dollar, je Workspace und nicht je Nutzer, Stand Oktober 2026. Die Preisseite zeigt standardmäßig die Monatspreise. Die Jahrespreise stehen im Abschnitt zur Abrechnung derselben Seite und entsprechen jeweils zehn Monatsbeiträgen.

• Core: 19 USD im Monat oder 190 USD im Jahr. Bis zu 9 aktive Kunden, keine weiteren Teammitglieder, 500 KI-Credits und 500 Workflow-Aktionen im Monat, 100 GB Speicher. White-Label kostet 9 USD im Monat extra, Single Sign-on gibt es nicht.
• Pro: 49 USD im Monat oder 490 USD im Jahr. Unbegrenzt aktive Kunden, 30 Teammitglieder inklusive, jedes weitere kostet laut der Seite zu Teamrollen 5 USD im Monat. 2.500 KI-Credits, 5.500 Workflow-Aktionen, 500 GB Speicher. White-Label für 9 USD und Single Sign-on für 5 USD im Monat als Add-on. Eigene Rollen mit Rechten je Modul gibt es ab hier.
• Max: 199 USD im Monat oder 1.990 USD im Jahr. Unbegrenzt Teammitglieder im Rahmen einer Fair-Use-Regel, 10.000 KI-Credits, 50.000 Workflow-Aktionen, 2 TB Speicher, White-Label und Single Sign-on inklusive.
• Enterprise: Ab 100 Nutzern bietet Plutio individuelle Vereinbarungen an, Kontakt über enterprise@plutio.com.

Als aktiver Kunde zählt jeder eingeladene Kunde, der nicht archiviert ist. Kundenprofile legst du in jedem Tarif unbegrenzt an, und Kunden im Portal zählen nicht gegen das Limit für Teammitglieder. Workflow-Aktionen setzen sich monatlich zurück, KI-Credits zum nächsten Abrechnungszeitraum. Zusätzliche Credits und Speicher kannst du dazukaufen. Einzelne Dateien sind standardmäßig auf 100 MB begrenzt, per Upgrade auf 1 GB.

Der Test läuft 7 Tage ohne Kreditkarte, mit allen Funktionen außer Single Sign-on, aber begrenzt auf 3 aktive Kunden, 3 Teammitglieder, 200 KI-Credits und 200 Automationsaktionen. Abonnierst du danach nicht, sperrt Plutio den Workspace, bis du einen Tarif wählst. Plutio selbst erhebt keine Einrichtungsgebühr und keine Transaktionsgebühr auf Rechnungszahlungen, die Gebühren von Stripe oder PayPal fallen trotzdem an. Stripe berechnet laut Integrationsseite 2,9 Prozent plus 0,30 USD je Transaktion.

Kündigen kannst du jederzeit, der Zugang läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums. Upgrades gelten sofort und werden anteilig berechnet, Downgrades erst zum nächsten Abrechnungszeitraum. Bereits gezahlte Gebühren erstattet Plutio laut Billing-FAQ grundsätzlich nicht. Die Ausnahme ist ein bestätigter Fehler, den Plutio nicht im zugesagten Zeitraum behebt. Im Oktober 2026 warb ein Banner auf jeder Seite mit 15 Prozent Rabatt auf jeden Tarif über den Code „15off4ever“.

Stärken und Schwächen

Zu den Stärken gehören das Preismodell und die dokumentierte Datenverarbeitung. Plutio rechnet pauschal je Workspace ab, Pro enthält 30 Teammitglieder, und Kunden im Portal zählen in keinem Tarif gegen dieses Limit. Plutio nimmt keine Transaktionsgebühr auf Rechnungszahlungen. Deine Daten exportierst du jederzeit ohne Zusatzkosten als CSV oder PDF, nach Ende des Kontos bleiben sie 30 Tage für den Export verfügbar. Die Unterauftragsverarbeiter stehen mit Zweck und Ort auf einer eigenen Seite, Änderungen kündigt Plutio 30 Tage vorher an, und Datenpannen meldet das Unternehmen laut DSGVO-Erklärung binnen 48 Stunden. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist automatisch Vertragsbestandteil.

Die Schwächen beginnen beim Einstieg. Es gibt keinen kostenlosen Tarif, Core erlaubt nur 9 aktive Kunden und kein weiteres Teammitglied. Single Sign-on fehlt in Core ganz. Plutios eigene Vergleichstabelle nennt weitere Lücken: Formulare ohne bedingte Logik, keine Meilensteine, nur eine Ebene Unteraufgaben, Unterzeichner geben nur Name und Unterschrift an, und Google Drive dient nur als Importquelle, synchronisiert wird nicht. Dateien hängen an Links, die ohne Anmeldung funktionieren. ProfitWell lädt laut Unterauftragsverarbeiter-Liste für jeden angemeldeten Nutzer der Web-App und erhält dessen E-Mail-Adresse, nach der DSGVO-Erklärung ohne Einwilligungsschritt. Fingerprint erzeugt bei jedem Laden der Web-App eine Gerätekennung, auch auf Seiten des Kundenportals.

Auffällig sind die Widersprüche zwischen den eigenen Seiten:

• CRM: Die Funktionsübersicht führt CRM als „Planned“. Die Hilfe zählt CRM zum Kernumfang jedes Tarifs, die Über-uns-Seite beschreibt Leads und eine Deal-Pipeline.
• Zeiterfassung und Automationen: Die Billing-FAQ schreibt, höhere Tarife enthielten zusätzliche Funktionen wie Automationen und Zeiterfassung. Die Preisseite sagt, Zeiterfassung gebe es auch in Core, und Core enthält 500 Workflow-Aktionen.
• Speicher: Die Seite zu Plutio Files verneint eine Grenze für die Menge an Dateien. Die Preisseite begrenzt den Speicher auf 100 GB, 500 GB oder 2 TB.
• Integrationen: Die FAQ der Integrationsseite nennt Xero, FreshBooks und Gmail native Integrationen, die Kacheln derselben Seite führen alle drei als „Via Zapier“. Make läuft laut Kachel über Zapier, laut Vergleichstabelle über REST-API und Webhooks.
• Tracking: Die Über-uns-Seite sagt, Plutio verfolge dich nicht über das Web. Die Cookie-Richtlinie setzt das Facebook Pixel samt Retargeting ein. In Großbritannien und im EWR fragt vorher ein Banner, in Ländern außerhalb der aufgezählten Liste sind Statistik- und Marketing-Cookies ohne Banner voreingestellt.
• Standort: Die Trust-Seite sagt, die App laufe auf Google Cloud in London, und der KI-Abschnitt der Unterauftragsverarbeiter-Liste spricht von Anwendungsservern in London. Die Tabelle derselben Liste führt für Google Cloud als Ort nur die USA und die EU. Dasselbe gilt dort für die Hauptdatenbank MongoDB Atlas, nur die Dateien auf Amazon S3 liegen ausdrücklich in London.
• Bezahlung des Abos: Die FAQ der Preisseite nennt neben Karten auch PayPal. Billing-FAQ und Unterauftragsverarbeiter-Liste sprechen nur von Karten über Stripe.

Alternativen zu Plutio

In derselben Kategorie führen wir unter anderem Bonsai, Agiled, Flowlu und Paymo. Plutio verlinkt selbst auf Vergleichsseiten zu allen vier. Prüfe bei jeder Alternative, ob je Nutzer oder pauschal abgerechnet wird und wie viele aktive Kunden der Einstiegstarif erlaubt.

Wenn du zwischen solchen Plattformen wählst und den Umzug deiner Kunden-, Projekt- und Rechnungsdaten planen willst, unterstützen wir dich über Beratung & Betreuung.

Plutio im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: Plutio steht in der Kategorie Projektmanagement, die das Verzeichnis mit 284 Werkzeugen führt.

Plutio nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 160 von 284 Werkzeugen (56 Prozent).

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 135 Alternativen mit EU-Sitz, davon 89 aus Deutschland.

Einen kostenlosen Einstieg bietet Plutio nicht. In der Kategorie haben 93 von 284 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Für Solo-Freelancer und kleine Agenturen, die Angebote, Projekte, Zeiten und Rechnungen in ein Werkzeug ziehen wollen, halten wir Plutio für einen ernsthaften Kandidaten. Der Pauschalpreis je Workspace ist der eigentliche Vorteil. Ab drei, vier Personen im Team wird Pro gegenüber nutzerbasierten Modellen schnell günstiger. Core ist dagegen eng: 9 aktive Kunden und kein Teammitglied, rechne realistisch mit Pro.

Vorsichtig wären wir beim Datenschutz. Großbritannien hat zwar einen Angemessenheitsbeschluss der EU, aber die Unterauftragsverarbeiter-Liste führt die Hauptdatenbank und die Google-Cloud-Dienste mit Standort USA und EU, die KI-Verarbeitung läuft bei OpenAI in den USA, und OpenAI indexiert deine Workspace-Inhalte automatisch. Wer Kundendaten aus regulierten Branchen verwaltet, sollte das vor dem Start mit dem eigenen Datenschutz klären. Lies die Funktionsübersicht kritisch. Wo sie der Preisseite oder der Hilfe widerspricht, verlass dich im Zweifel auf die Preisseite und teste im 7-Tage-Test genau die Funktionen, die du brauchst. Prüfe dabei auch, ob die Rechnungen den deutschen Vorgaben genügen, etwa der E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft. Wenn Plutio Pal für dich ein Argument ist, gehört die Frage nach dem KI-Einsatz ohnehin auf den Tisch, dabei hilft dir unsere KI-Agentur.