Paymo

Was ist Paymo?

Paymo ist eine Projektmanagement-Plattform, die drei Bereiche zusammenführt, die bei vielen Teams auf separate Tools verteilt sind: Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Das Unternehmen sitzt in Oradea, Rumänien, und entwickelt das Tool seit über einem Jahrzehnt speziell für Agenturen, Beratungsunternehmen und Freelancer, die ihre Arbeitszeit gegenüber Kunden abrechnen.

Der Grundgedanke: Eine Stunde, die du in einem Projekt trackst, soll am Ende ohne Umwege auf einer Kundenrechnung landen. Paymo baut die gesamte Plattform um diesen Fluss herum auf.

Für wen eignet sich Paymo?

Paymo passt gut zu Unternehmen und Einzelpersonen, bei denen billable hours eine zentrale Rolle spielen:

• Kreativagenturen, die Projekte nach Stunden abrechnen und Kunden regelmäßig Rechnungen stellen
• Beratungsunternehmen und Freelancer, die ihre Zeit projektbezogen erfassen und Kunden direkt aus dem Tool heraus in Rechnung stellen wollen
• Teams bis ca. 50 Personen, die Projektmanagement, Zeiterfassung und Buchhaltungsschnittstelle in einem System wollen
• Architekturbüros, Marketing-Teams und IT-Dienstleister mit vergleichbarer Abrechnungslogik

Wer keine Rechnungen stellt und nicht auf Stundenbasis arbeitet, findet bei Tools wie Asana, ClickUp oder Linear einen besseren Fit.

Paymo im Arbeitsalltag

Ein typischer Ablauf: Ein neues Kundenprojekt wird in Paymo angelegt, Aufgaben werden erstellt und Teammitgliedern zugewiesen. Während der Arbeit läuft der Timer, entweder manuell gestartet oder über die Desktop-App Paymo Track, die Computeraktivitäten im Hintergrund protokolliert.

Am Ende des Monats filtert der Projektverantwortliche die Timesheets nach Kunde und Projekt, prüft die Einträge und wandelt sie mit wenigen Klicks in eine Rechnung um. Diese lässt sich direkt aus Paymo versenden und per Online-Zahlung begleichen. Parallele Sicht: Gantt-Diagramme zeigen, ob Projekte im Zeitplan liegen, die Ressourcenübersicht zeigt, wer ausgelastet ist und wer nicht.

Für Agenturen, die Automatisierungen in ihre Abläufe integrieren wollen, lässt sich Paymo über die API und gängige Integrations-Tools einbinden. Mehr dazu in unserer Automation-Leistung.

Preise und Pläne

Paymo bietet vier Stufen:

• Free: Dauerhaft kostenlos für einen Nutzer, aber stark begrenzt (1 Kunde, 2 Projekte).
• Solo: 9,90 USD/Monat für einen Nutzer. Bis 5 Kunden und 5 Projekte, Kanban und Kalenderansicht, Gastzugang.
• Plus: 15,90 USD/Nutzer/Monat. Unbegrenzte Nutzer und Projekte, Zeiterfassung, Budgetierung, Proofing, Rechnungsstellung.
• Pro: 23,90 USD/Nutzer/Monat. Zusätzlich Gantt, Ressourcenplanung, Urlaubsverwaltung, Auslastungsmanagement.

Bei Jahresabrechnung spart man bis zu 40 %. Stand: April 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Nahtlose Verbindung von Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem System
• Automatische Zeiterfassung über Desktop-App reduziert manuellen Erfassungsaufwand
• Umfangreiche Projektmanagement-Features (Gantt, Kanban, Abhängigkeiten) ohne Aufpreis im Plus-Plan

Schwächen:

• UI fühlt sich an manchen Stellen nicht ganz so durchgängig modern an wie neuere Konkurrenten
• Free-Plan ist zu eingeschränkt, um Paymo im Team sinnvoll zu evaluieren
• Keine integrierte KI-Unterstützung, die auf dem Niveau aktueller Tools mithalten würde

Alternativen zu Paymo

Wer primär Projektmanagement braucht und keine direkte Rechnungsstellung, ist mit Asana, ClickUp oder Notion oft besser bedient. Harvest ist eine populäre Alternative für reine Zeiterfassung mit Invoicing, bietet aber deutlich weniger Projektmanagement-Funktionen. FreshBooks und QuickBooks decken die Rechnungsseite umfangreicher ab, sind aber keine Projektmanagement-Tools. Für Teams, die ERP-nahe Prozesse integrieren wollen, ist eine individuelle Beratung oft sinnvoller als ein weiteres Tool.

Überblick

Paymo löst ein konkretes Problem für Agenturen und Freelancer: den aufwendigen Weg von der geleisteten Arbeit zur Kundenrechnung. Die Kombination aus Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungsstellung in einem Tool ist durchdacht und funktioniert im Alltag. Wer billable hours ernstnimmt und seine Abrechnung straffen will, sollte Paymo in die engere Wahl nehmen.