IDA ERP-System

Was ist IDA ERP-System?

IDA ist die ERP-Software der IDALABS GmbH & Co. KG aus Kiel. Auf der Startseite fasst der Anbieter sein Geschäft so zusammen: „Wir begleiten das Bauhandwerk und seine Zulieferer bei der Digitalisierung.“ Die Produktseite nennt vier Schlagworte, „Ganzheitlich, modular, durchgängig, cloudbasiert“. Gemeint ist ein System für den ganzen Betrieb, nach Anbieterangabe „vom Büro bis zur Baustelle“. Du arbeitest im Browser oder in der IDA-App für iOS und Android. Die strukturierten Daten der Website führen als Plattformen „Web, iOS, Android“.

Aufgebaut ist IDA aus Modulen. Die Startseite listet Intranet & interne Kommunikation, Kalender, Mail, Kunden, Kontakte & Adressen, Dokumentenmanagement, Anlagen & Inventar, das IDA Basis-Modul, Warenwirtschaft, Projekte & Aufträge, Kalkulation & Angebotswesen, Personal & Zeitwirtschaft, Aufgaben & Ticketsystem, Kapazitäts- & Produktionsplanung sowie Finanzen & Controlling. Die Produktseite spricht von „14 logisch verzahnten Modulen“ und ordnet sie sieben Kernprozessen zu: Angebotswesen, Projektmanagement, Warenwirtschaft, Einkauf & Finanzen, Personal & Zeit, Auftrag & Zahlung und Teamwork. Weiter unten auf der Startseite steht allerdings „Mit der Wahl aus 13 logisch verzahnten Modulen“. Die Daten liegen in der „IDA Service Cloud“. Laut FAQ erstellt IDALABS Sicherheitskopien „DSGVO-konform und auf deutschen Servern“, einen Hoster nennt die Website nicht.

Entstanden ist IDA aus einer Warenwirtschaft. Gründer Tobias Gürtler schrieb 2014 die erste Version, 2017 gründete er IDALABS gemeinsam mit dem Softwareentwickler Alexander Westen. Laut Impressum ist die IDALABS GmbH & Co. KG beim Amtsgericht Kiel unter HRA 9700 KI eingetragen, Anschrift Johann-Heuck-Straße 19 in 24111 Kiel, Büro in der Rathausstraße 2 in 24103 Kiel. Bei der Teamgröße widerspricht sich die Über-uns-Seite selbst: Der Zähler zeigt „50+ Expertinnen und Experten für Digitales“, der Fließtext darunter spricht von einem Team „aus über 30 Digitalprofis“. Der Zähler „4.048 aktive IDA-Nutzer“ daneben ist keine Messung. Im Quelltext steht er als Startwert von 3.096 zum 9. Juli 2025 mit einem festen Zuwachs von 2 je Tag, die Seite schreibt die Zahl also fort.

Für wen eignet sich IDA ERP-System?

IDA richtet sich an Handwerksbetriebe mit Fertigung und Montage, die Startseite spricht von Prozessen „vom Auftragseingang bis zur Montage“. Laut Produktseite ist die Software „speziell auf die Anforderungen des Bauhandwerks und des produzierenden Gewerbes zugeschnitten“. Die Startseite führt eigene Reiter für Fensterbau, Metallbau, Innenausbau, Zimmerei und sonstige Gewerke. Im Reiter Fensterbau nennt IDALABS eine Schnittstelle zur Klaes-Software. Laut englischer Startseite entwickelt IDALABS mit REHAU zudem eine ERP-Lösung für das Portal REHAU CONNECT+. Für Zimmereien wirbt IDALABS mit Kalkulation „von der Stückliste bis zur Nachkalkulation“.

Die FAQ wendet sich an Betriebe, die ihre Insellösungen ablösen und alles über IDA steuern wollen. Wer nur eine einzelne Funktion braucht, kann laut FAQ einige Module auch einzeln nutzen, etwa „Personal & Zeitwirtschaft“ oder „Warenwirtschaft“. Manche Module sind nach Angabe des Anbieters allerdings stärker miteinander vernetzt.

Weniger passend ist IDA, wenn du ohne Gespräch loslegen willst. Der Weg zum Vertrag führt über fünf Schritte mit einem Digitalberater: Erstkontakt, Kennenlernen, Analyse, Präsentation und Angebot. Erst im fünften Schritt bekommst du ein Angebot. Eine Preisliste mit Tarifen oder eine Online-Buchung bietet die Website nicht an.

IDA ERP-System im Arbeitsalltag

Den Ablauf beschreibt IDALABS entlang der eigenen Kernprozesse. Am Anfang steht das Angebot. Du kalkulierst Leistungen „nach Lohn, Material, Maschinen oder Fremdleistung“, arbeitest mit Stücklisten und Zuschlagsmodellen und erstellst Angebote mit Leistungsverzeichnissen, laut Modulbeschreibung „inklusive GAEB-Import/Export“. Abgabe- und Bindefristen sowie Vergaben an Subunternehmer planst du im Vertriebskalender.

Nimmt der Kunde an, wird aus der Kalkulation ein Auftrag. Die Produktseite formuliert es so: „Verwandle Deine Kalkulation mit einem Klick in einen Auftrag an Dein Team.“ In der digitalen Projektmappe planst und budgetierst du das Projekt, verplanst Personal, Fahrzeuge oder Maschinen und legst Innenaufträge an. In der Projektpipeline siehst du alle Vorhaben gleichzeitig. Material bestellst du laut Anbieter direkt in IDA bei angebundenen Lieferanten, Eingangsrechnungen erfasst du dort und exportierst sie nach DATEV.

Auf der Baustelle arbeitet das Team mit der IDA-App. Mitarbeitende starten und beenden ihre Zeiterfassung „mit nur einem Klick“, mobil oder am Terminal. Montageeinsätze dokumentiert ihr mit digitaler Unterschrift. Zum Schluss geht es in die Abrechnung: Auftragsbestätigung als PDF, Rechnung, Abschlags- und Teilrechnungen, Mahnungen und der Export nach DATEV. Die erfassten Zeiten fließen laut Produktseite bei Bedarf automatisch in die Nachkalkulation oder die Rechnungserstellung ein.

Die Einführung begleitet ein persönlicher Ansprechpartner, im „digitalen Selbstlernstudio“ lernt dein Team die Software kennen. Einzelne Module sind laut FAQ „oft in wenigen Tagen oder Wochen startklar“, die komplette Einführung braucht länger. Wie sich so ein System in bestehende Abläufe einfügt, klären wir mit dir im Bereich ERP & Warenwirtschaft.

Preise und Pläne

Eine Preisseite führt das Hauptmenü von IDALABS nicht. Die einzige konkrete Zahl steht in der FAQ der Produktseite unter „Was kostet die IDA?“: „Das Standardpaket startet bei 300 € monatlich, dazu kommt eine einmalige Pauschale für das Einführungsprojekt.“ Der Preis hängt nach derselben Antwort davon ab, welche Module du nutzt und ob individuelle Anpassungen nötig sind. In den strukturierten Daten der Website steht als Preisangabe nur „Individuell“.

Offen bleiben die wichtigen Details. Wie hoch die Einführungspauschale ausfällt, ob die 300 € je Nutzer oder je Betrieb gelten und ob es sich um Netto- oder Bruttobeträge handelt, nennt IDALABS nicht. Ein verbindliches Angebot gibt es erst nach dem Beratungsprozess.

Kostenlos sind laut Startseite alle Schritte der Erstberatung vom Kennenlernen bis zum Angebot. Die Demo ist ebenfalls kostenlos, nach der Demo-Seite bekommst du einen kostenlosen Analysebericht, „auch, wenn Du uns nicht beauftragst“. Einen Gratisplan gibt es nicht. Zur Finanzierung verweist die FAQ auf Fördermittel: Die Digitalisierung mit IDA „kann förderfähig sein“, passende Programme nennt sie etwa unter www.foerderdatenbank.de. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Auf Bauhandwerk und Fertigung zugeschnitten, mit eigenen Reitern für Fensterbau, Metallbau, Innenausbau und Zimmerei
• Ein Einstiegspreis ist öffentlich: Standardpaket ab 300 € monatlich
• Module wie Personal & Zeitwirtschaft oder Warenwirtschaft lassen sich laut FAQ auch einzeln nutzen
• GAEB-Import und -Export im Angebotswesen, DATEV-Export für Zeiten, Ausgangs- und Eingangsrechnungen
• Sitz in Kiel, Sicherheitskopien laut FAQ auf deutschen Servern
• Kostenlose Demo und kostenloser Analysebericht ohne Auftragspflicht

Schwächen:

• Höhe der Einführungspauschale, Abrechnungseinheit und Netto- oder Bruttoangabe nennt IDALABS nicht
• Kein Gratisplan, die Demo ist ein Beratungstermin statt eines freien Testzugangs
• APIs für Drittanbieter sind nur angekündigt („bald“)
• Widersprüchliche Eckdaten zu Modulzahl (14 gegen 13) und Teamgröße („50+“ gegen „über 30“)
• Die Nutzerzahl auf der Über-uns-Seite ist fortgeschrieben, nicht gemessen
• Die Datenschutzerklärung nennt keinen Betreiber für die IDA Service Cloud

Alternativen zu IDA ERP-System

Wer Handwerkssoftware vergleichen will, findet im Verzeichnis in derselben Kategorie unter anderem TAIFUN openBusiness, Sander & Doll Handwerkersoftware, Craftboxx und Sage 50 Handwerk. Funktionen, Herkunft und Konditionen stehen in den jeweiligen Einträgen.

IDA ERP-System im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: IDA ERP-System steht in einer Kategorie mit 17 Werkzeugen.

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 12 von 17 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 13.

IDA ERP-System nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 9 von 17 Werkzeugen (53 Prozent).

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet IDA ERP-System nicht. In der Kategorie haben 1 von 17 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Wir halten IDA für einen ernsthaften Kandidaten, wenn ein Fensterbauer, Metallbauer oder Innenausbauer mit eigener Fertigung und Montage Angebot, Einkauf, Zeiterfassung und Abrechnung in ein System bringen will. Die Kombination aus GAEB im Angebot, DATEV-Export, Klaes-Anbindung und einer App für die Monteure trifft genau die Stellen, an denen in solchen Betrieben heute Excel-Listen und Doppelerfassung sitzen. Dass ein Einstiegspreis genannt wird, ist in diesem Segment eher die Ausnahme.

Vor einer Entscheidung würden wir drei Dinge schriftlich klären. Erstens die Gesamtkosten: Die 300 € sind ein Startwert ohne Abrechnungseinheit, und die Einführungspauschale kann je nach Umfang den größeren Posten ausmachen. Zweitens den Betrieb der Cloud: Lass dir Hoster, Rechenzentrumsstandort und den Auftragsverarbeitungsvertrag zeigen, die Website nennt nur „deutsche Server“. Drittens die Schnittstellen: APIs für Drittanbieter sind erst angekündigt, also sollte jede Anbindung, die du brauchst, ausdrücklich im Angebot stehen. Die widersprüchlichen Zahlen auf der Website sind kein Urteil über die Software, aber sie zeigen, dass Werbeangaben hier nicht ungeprüft übernommen werden sollten. Wenn du mehrere Systeme sauber gegeneinander abwägen willst, unterstützen wir dich in der Beratung und Betreuung.