Aaron (jetzt Teil von Doctolib)

Was ist Aaron?

Wer aaron.ai aufruft, landet heute bei Doctolib. Die Zielseite trägt den Titel „KI-Telefonassistent für Anrufe in der Arztpraxis” und meldet im Seitenkopf: „Aaron.ai ist jetzt Teil von Doctolib!” In der Seitenbeschreibung heißt es „KI-Telefonassistent von Doctolib ⭐ Aaron.ai ist jetzt mit an Bord”. Auf der Preisseite und der eigenen Produktseite heißt das Produkt nur noch KI-Telefonassistent.

Der Assistent nimmt Anrufe in der Praxis entgegen, erkennt Patient:innen, beantwortet häufige Fragen und bucht Termine direkt im Doctolib-Kalender. Was kein Termin ist, legt er als Patientennachricht an. Laut Produktseite gehört er zum Patientenmanagement und ist ohne separate Schnittstelle mit Kalender, Patientenakte und Patientennachrichten verbunden. Doctolib ordnet ihn außerdem der „Digitalen Rezeption” zu, gemeinsam mit dem Terminkalender und dem Online-Terminmanagement.

Anbieterin ist laut Impressum die Doctolib GmbH, Friedrichstraße 111 in Berlin, eingetragen beim Amtsgericht Charlottenburg unter HRB 175963 B. Ihre AGB unterstellen den Vertrag dem Recht der Bundesrepublik Deutschland, Gerichtsstand ist Berlin. Die Marke Doctolib gehört der Doctolib SAS, die zugleich Muttergesellschaft und Hauptniederlassung im Sinne der DSGVO ist; federführende Aufsichtsbehörde ist damit die französische CNIL. Die Praxissoftware insgesamt führen wir als Doctolib Pro.

Für wen eignet sich Aaron?

Für Arztpraxen, die Doctolib als Praxissoftware nutzen oder dorthin wechseln wollen. Doctolib schreibt, der Assistent passe zu Praxen jeder Größe und Fachrichtung, die Preisseite nennt ihre Beträge für die vorausgewählte Fachrichtung Hausärzte. Hervorgehoben werden zwei Situationen: Patient:innen, die die Doctolib-App nicht nutzen, können telefonisch über Doctolib buchen, und bei kurzfristigem Personalausfall bleibt die Praxis telefonisch erreichbar.

Nicht gedacht ist das Produkt für Praxen, die ihren bisherigen Terminkalender behalten wollen, denn der Assistent bucht direkt im Doctolib-Kalender. Wer nur einen Telefonassistenten sucht und keine neue Praxissoftware, kann ihn bei Doctolib nicht einzeln kaufen.

Aaron im Arbeitsalltag

Den Ablauf beschreibt Doctolib so: Der Assistent nimmt eingehende Anrufe an und spricht nach Herstellerangabe „natürlich und flexibel statt nach einem starren Skript”. Er erkennt Patient:innen über den Abgleich mit der Patientenakte und bucht passende Termine direkt im Doctolib-Kalender. Anfragen etwa zu Folgerezepten legt er als KI-Zusammenfassung in den Patientennachrichten ab, allgemeine Auskünfte liest er den Anrufenden direkt vor. Laut Doctolib lassen sich die Anfragen nach der Kapazität der Praxis priorisieren.

Für Notfälle gilt: Der Assistent erkennt mögliche akute Situationen anhand hinterlegter Schlüsselwörter, trifft aber keine medizinische Beurteilung. Je nach Konfiguration stellt er durch oder weist auf Notfallnummern hin, ob ein Notfall vorliegt, entscheidet das Praxisteam. Mehrere Anrufe bearbeitet er parallel. Wie viele gleichzeitig gehen, hängt laut Doctolib von Telefonanlage, Anbindungsart und Telefonieanbieter ab. Auf der Produktseite verlinkt Doctolib dazu den Partner Agfeo.

Eingerichtet wird der Assistent von Doctolib gemeinsam mit der Praxis. Die Praxis legt fest, wann und für welche Anliegen er Anrufe übernimmt, wie er durchstellt und wie er außerhalb der Sprechzeiten reagiert. Zusätzliche Technik in der Praxis ist laut Doctolib nicht nötig.

Fällt kurzfristig Personal aus, nimmt der Assistent weiter Anrufe an und bucht Termine im Kalender. Absagen bei Ausfällen verschickt die Praxis über das Abwesenheitsmanagement gesammelt per E-Mail und SMS.

Preise und Pläne

Der KI-Telefonassistent wird laut Doctolib „nicht einzeln verkauft, sondern gehört fest zum Doctolib Patientenmanagement-Paket”. Alle Beträge gelten inklusive MwSt. pro Monat und pro Ärzt:in bei einem Jahresabonnement. Stand: Oktober 2026, Fachrichtung Hausärzte:

• Patientenmanagement: 229 €. Laut Hinweis auf der Preisseite ist das Paket „auch ohne den KI-Telefonassistenten für insgesamt 139 € pro Monat erhältlich”.
• Patientenmanagement Pro: 279 € statt 288 €, alle Funktionen aus Patientenmanagement plus KI-Sprechstundenassistent.
• Praxismanagement: 339 € statt 358 €, ausgerichtet auf Behandlung, Abrechnung und Dokumentation.
• All-in-One Praxissoftware: 499 € statt 587 €.

Abgerechnet wird je Ärzt:in. Laut Fußnote zählen auch Gesundheitsfachkräfte mit ärztlichen Tätigkeiten, etwa Weiterbildungsassistent:innen, wie Ärzt:innen. Monatsabonnements, individuelle Pakete und Mengenrabatte gibt es nach einer Kurzberatung.

Die Produktseite verspricht einen festen Monatspreis „frei von versteckten Zusatzkosten”. Im Tarifvergleich der Preisseite stehen beim Paket Patientenmanagement trotzdem einmalige Installations- und Trainingsgebühren ab 399 €.

Zur Laufzeit regeln die AGB: Ein Jahresabonnement läuft ein Jahr und verlängert sich automatisch um die gleiche Dauer, gekündigt wird mit drei Monaten Frist zum Ende der Laufzeit, ein Monatsabonnement mit einem Monat zum Monatsende. Steigt der Preis um mehr als 10 Prozent der Kosten des Gesamtabonnements pro Kalenderjahr, darf die Praxis bis zum Wirksamwerden kündigen.

Bis zum 31.10.2026 gewährt Doctolib den ersten 100 Kund:innen drei Monate 100 % Rabatt auf die monatliche Gebühr der All-in-One Praxissoftware.

Ein Widerspruch auf der eigenen Domain: Die FAQ der Aaron-Seite nennt für Arztpraxen „139 EUR bis 229 EUR”, die Preisseite listet Pakete bis 499 €. Maßgeblich ist die Preisseite.

Stärken und Schwächen

Die Paketpreise stehen öffentlich auf der Preisseite. Der Assistent arbeitet ohne separate Schnittstelle direkt in Kalender, Patientenakte und Patientennachrichten. Notfälle beurteilt er nicht selbst, das bleibt beim Praxisteam. Zur Rolle im Datenschutz schreibt Doctolib: Praxen beauftragen Doctolib als Auftragsverarbeiter, die Verantwortung für die Patientendaten bleibt bei der Praxis, die auch festlegt, welche Daten ins System gehen und wie lange sie gespeichert bleiben. Als Zertifizierungen nennt Doctolib ISO 27001, ISO 27701, HDS und Kriterienkatalog C5 Typ 2.

Einen Einzelpreis gibt es nicht, die Listenpreise gelten je Ärzt:in und im Jahresabonnement mit automatischer Verlängerung, dazu kommen Installations- und Trainingsgebühren. Die Aaron-Seite widerspricht sich selbst: Ein Reiter meldet „Der KI-basierte Telefonassistent ist da!”, der Kasten weiter unten „Der KI-basierte Telefonassistent kommt!”.

Hosting und Dienstleister. Die Produkt-FAQ sagt: „Ja, unser Telefonassistent für Praxen ist vollständig DSGVO-konform. Die Datenverarbeitung erfolgt auf europäischen Servern und Gespräche werden verschlüsselt übertragen.” Die Patientenseite verspricht Server in Deutschland und Frankreich. Die Datenschutzhinweise für Patient:innen (Stand Juli 2025) bestätigen das für die Speicherung: Die Daten liegen in Frankfurt und Paris bei AWS EMEA, Muttergesellschaft USA, Vertragspartner in Luxemburg, und „ALLE GESUNDHEITSDATEN WERDEN INNERHALB DER EUROPÄISCHEN UNION GESPEICHERT”. Dieselben Hinweise erlauben aber Dienstleister außerhalb der EU und führen Sentry für die Fehlerverfolgung in der Anwendung sowie Datadog für das Monitoring mit Serverstandort USA. Die Datenschutzhinweise für Gesundheitsfachkräfte vom Juli 2026 nennen zusätzlich Cloudinary mit Serverstandort USA sowie Anthropic und Google (Gemini) für die „Analyse und Erstellung von Inhalten zur Aufgabenautomatisierung”, Gemini mit Serverstandort EU-USA. Welcher Sprach-, KI- oder Telefoniedienst die Anrufe des Assistenten verarbeitet, ordnet keine der beiden Listen zu, die Patientenfassung erwähnt den Telefonassistenten gar nicht. Maßgeblich sind der Auftragsverarbeitungsvertrag und die eigenen „Besonderen Bedingungen” für den KI-Telefonassistenten, auf die die AGB verweisen.

Aufzeichnung und KI-Training. Gesprächsinhalte landen laut Produktseite als KI-Zusammenfassung in den Patientennachrichten. Ob und wie lange Audio oder Transkripte der Anrufe gespeichert werden, steht in keinem der beiden Datenschutzhinweise. Für das Training nennen die Patientenhinweise „Trainieren von KI-Modellen (z.B. zur Text- und Spracherkennung)”, als Datenkategorie unter anderem „Sprachaufzeichnung”, und bei Gesundheitsdaten die ausdrückliche Einwilligung als Rechtsgrundlage. Die Hinweise für Gesundheitsfachkräfte führen für denselben Zweck die „Transkription von Audioaufnahmen”, gebunden an eine Genehmigung nach Art. 4 des Auftragsverarbeitungsvertrags. Auf der Patientenseite heißt es, die Verwendung von Daten zur Serviceverbesserung, wie dem KI-basierten Telefonassistenten, erfolge nur mit ausdrücklicher Einwilligung, die nicht voreingestellt ist.

Alternativen zu Aaron

Das Verzeichnis führt außerdem Docmedico, medflex und Vorzimmer.ai. Funktionen, Preise und Anbindung stehen in den jeweiligen Einträgen.

Soll ein Telefonassistent an ein bestehendes Praxis- oder Kundensystem angebunden werden, ist das ein Fall für Automation & Prozessoptimierung.

Aaron (jetzt Teil von Doctolib) im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: Aaron (jetzt Teil von Doctolib) steht in einer Kategorie mit 24 Werkzeugen.

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 20 von 24 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 20.

Aaron (jetzt Teil von Doctolib) nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 12 von 24 Werkzeugen (50 Prozent).

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet Aaron (jetzt Teil von Doctolib) nicht. In der Kategorie haben 4 von 24 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Aaron gibt es als eigenes Produkt nicht mehr. Wer heute nach Aaron sucht, kauft eine Funktion der Doctolib-Praxissoftware, und die eigentliche Entscheidung lautet: Will die Praxis ihren Terminkalender zu Doctolib verlegen? Wer das ohnehin tut, bekommt den Telefonassistenten im Paket Patientenmanagement und muss keinen weiteren Anbieter anbinden. Wer bei einem anderen System bleibt, ist hier falsch.

Vor Vertragsschluss würden wir drei Punkte schriftlich klären: welche Unterauftragsverarbeiter die Anrufe verarbeiten und wo deren Server stehen, ob und wie lange Audio oder Transkripte gespeichert werden, und ob Daten aus Telefonaten ins Modelltraining fließen. Die Antworten gehören in den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Besonderen Bedingungen, nicht in eine FAQ. Die Werbung verspricht europäische Server, die Datenschutzhinweise lassen mehr Spielraum. Bei solchen Prüfungen unterstützen wir im Rahmen unserer KI-Beratung.