Beantwortet von Matthias Hinsche Stand
Die Frage stellt sich immer zum falschen Zeitpunkt: wenn jemand geht oder ein Wechsel ansteht. Dann ist sie teuer.
Die Checkliste
Domain. Beim Registrar als Inhaber eingetragen, mit einer E-Mail-Adresse deiner Firma. Der Inhaber entscheidet über den Umzug.
Hosting. Vertrag auf dein Unternehmen, eigener Zugang zum Kundenkonto.
Shop- oder CMS-Administration. Ein Administratorkonto, das nicht der Agentur gehört.
Google. Search Console, Analytics, Ads, Merchant Center, Tag Manager. Alle auf einem Firmenkonto mit Administratorrechten.
Meta Business Manager. Dein Unternehmen als Inhaber der Werbekonten und Seiten.
Code-Repository. Bei individueller Entwicklung: Zugriff auf den Quellcode.
Zahlungs- und Versanddienstleister. Verträge laufen ohnehin auf dich, aber prüfe, wer die Zugangsdaten hat.
Passwortverwaltung. Ein Firmenkonto, in dem Zugänge liegen, statt einer Liste im Postfach einer Person.
Wie du das in einer halben Stunde prüfst
Melde dich bei jedem dieser Dienste mit einem Konto deiner Firma an, ohne Zugangsdaten von jemand anderem. Steht dein Unternehmen als Inhaber und hast du Administratorrechte? Dann ist der Punkt erledigt.
Musst du irgendwo bei jemandem nachfragen, ist das ein offener Punkt.
Was das mit Vertrauen zu tun hat
Nichts. Es geht nicht um Misstrauen gegenüber einem Dienstleister, sondern um Betriebsrisiko. Ein Dienstleister kann insolvent werden, eine zuständige Person kann ausfallen. Wer dann keinen eigenen Zugang hat, steht still.
Was du zusätzlich regeln solltest
Vertretung. Wenn nur eine Person im Unternehmen die Zugänge hat, ist das dasselbe Risiko in klein. Mindestens zwei Personen sollten im Notfall herankommen.
Dokumentation. Eine Übersicht, welcher Dienst wofür da ist, was er kostet und wer der Ansprechpartner ist. Das klingt banal und fehlt in den meisten Betrieben.
Regelmäßige Prüfung. Einmal im Jahr durchgehen, wer noch Zugriff hat. Ehemalige Mitarbeiter und beendete Dienstleisterbeziehungen tauchen dabei regelmäßig auf.
Ein guter Dienstleister richtet das von sich aus so ein. Wie wir das handhaben, steht in Wem gehören Code, Zugänge, Accounts und Daten?.