Was ist eine Prozessanalyse?

Eine Prozessanalyse ist das systematische Durchleuchten von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen. Welche Schritte laufen manuell und könnten automatisiert werden? Wo gibt es Systembrüche, an denen Daten aus einem System manuell in ein anderes übertragen werden? Wo werden dieselben Daten mehrfach gepflegt?

Das Ergebnis ist eine Landkarte der aktuellen Prozesse mit identifizierten Schwachstellen und Potenzial für Optimierung.

Wie eine Prozessanalyse abläuft

Meistens mit Interviews. Nicht mit der Geschäftsführung, sondern mit den Menschen, die die Prozesse täglich ausführen. Die Buchhalterin weiß genau warum sie jeden Montag zwei Stunden damit verbringt, Bestelldaten aus dem Shop in das Buchhaltungssystem zu tippen. Die Frage “warum machst du das so?” öffnet oft Türen zu Problemen, die in keiner Systemdokumentation auftauchen.

Dazu kommen die Systeme: Welche Tools sind im Einsatz? Was kommuniziert mit was? Was kommuniziert mit nichts?

Ein häufiger Befund: Zwischen Shop, ERP und Buchhaltung finden täglich manuelle Übertragungen statt, die zusammen mehrere Stunden pro Woche kosten. Mit der richtigen Automatisierung sind diese Prozesse vollständig eliminierbar.

Was ein Ergebnis einer Prozessanalyse enthält

Ein Prozessdiagramm das den aktuellen Ist-Ablauf zeigt, mit markierten Schwachstellen. Eine Bewertung welche Engpässe durch Automatisierung oder bessere Systeme gelöst werden können. Eine Priorisierung nach Aufwand und erwartetem Einsparpotenzial.

Dauer und Aufwand

Für ein KMU mit 10 bis 50 Mitarbeitern reichen meist zwei bis vier Wochen für eine vollständige Prozessanalyse. In dieser Zeit werden 6 bis 10 Kerninterviews geführt, die wichtigsten Prozesse dokumentiert und die Ergebnisse mit der Geschäftsführung abgestimmt. Wer in größerem Stil automatisieren will, lässt sich mehr Zeit. Wer nur einen klar abgegrenzten Bereich anschauen will (zum Beispiel “Order-to-Cash”), kommt mit einer Woche aus.

Methoden, die in der Praxis funktionieren

Klassisch ist die Erfassung in Form von BPMN-Diagrammen (Business Process Model and Notation). Für KMU oft überdimensioniert. Pragmatischer sind Swimlane-Diagramme in Miro oder ein simples Whiteboard-Foto mit Klebezetteln pro Schritt. Wichtig ist nicht die Notation, sondern die Klarheit, wer was wann macht und welches System dabei beteiligt ist.

Eine weitere wertvolle Methode ist das “Schatten-Reporting”: Eine Woche lang notieren Mitarbeiter selbst, was sie wann tun. Das deckt oft Aktivitäten auf, die in keinem offiziellen Prozess auftauchen, aber regelmäßig anfallen.

Bei unseren Automatisierungs-Projekten ist die Prozessanalyse immer der erste Schritt. Erst verstehen, dann automatisieren. Du ahnst dass in deinem Unternehmen viel manuelle Arbeit steckt, die nicht sein müsste? Lass uns das aufdecken.