Wie automatisiere ich die Rechnungserstellung?

Manuelle Rechnungserstellung ist einer der häufigsten Automatisierungskandidaten in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Der Prozess ist klar definiert, wiederholt sich regelmäßig und braucht keine menschliche Entscheidung. Genau das, was Automatisierung am besten kann.

Wie die Automatisierung funktioniert

Der Ausgangspunkt ist dein Auftragssystem, dein Online-Shop oder ein Projektmanagement-Tool, das Abschlüsse dokumentiert. Wenn ein Auftrag abgeschlossen oder eine Bestellung eingegangen ist, wird automatisch eine Rechnung generiert.

Konkret: Die Automatisierung liest die relevanten Daten (Kundendaten, Artikel, Menge, Preise), übergibt sie an dein Buchhaltungssystem oder ein Rechnungstool wie sevDesk, lexoffice oder FastBill, das die Rechnung als PDF erstellt. Das PDF wird automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet und in einem definierten Ordner archiviert.

Was du dafür brauchst

Entweder bieten deine vorhandenen Systeme eine direkte Integration an (zum Beispiel Shopware mit sevDesk), oder du verbindest sie über ein Automatisierungstool wie Make oder Zapier. Mit Make lassen sich solche Workflows ohne Programmierkenntnisse aufbauen.

Voraussetzung: Beide Systeme (Shop/Auftrag und Buchhaltung) müssen eine API oder einen nativen Datenexport anbieten.

Was du damit sparst

Ein realistisches Beispiel: 5 Minuten pro Rechnung bei 50 Bestellungen pro Tag sind 4 Stunden tägliche Arbeit. Automatisiert reduziert sich das auf gelegentliche Stichprobenkontrollen.

Dazu kommen vermiedene Fehler: falsche Kundendaten, vergessene Rechnungen, Tippfehler in Beträgen. Automatisierte Systeme machen diese Fehler nicht.

Wenn du die Rechnungserstellung automatisieren willst, zeigen wir dir den schnellsten Weg: Automation & Prozessoptimierung.

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