Beantwortet von der Redaktion von Business.Digital Stand
Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht die automatische Übertragung von Buchhaltungsdaten aus deiner ERP-Software oder deinem Shop direkt in das DATEV-System deines Steuerberaters. Rechnungen, Belege, Buchungssätze, all das landet ohne manuellen Export und Import im richtigen Format beim Steuerberater.
Wer das nicht hat, macht es so: monatlich alle Belege als CSV oder ZIP exportieren, per E-Mail schicken, hoffen dass alles richtig formatiert ist, und dann auf Rückfragen warten.
Was die Schnittstelle konkret ändert
In einem typischen mittelgroßen Onlineshop mit 500 Bestellungen pro Monat entstehen 500 Ausgangsrechnungen, dazu Eingangsrechnungen von Lieferanten, Gutschriften, Retourenbuchungen. Das manuell aufzubereiten kostet entweder viel Zeit oder viel Geld für den Steuerberater.
Eine funktionierende DATEV-Anbindung überträgt alle Buchungen automatisch, täglich oder wöchentlich, im DATEV-kompatiblen Format. Der Steuerberater sieht immer aktuelle Daten, die Monatsabschlüsse kommen schneller, und der manuelle Aufwand reduziert sich auf Stichproben und Ausnahmefälle.
In Xentral ist eine DATEV-Schnittstelle integriert und kann so konfiguriert werden, dass Buchungskonten, Kostenstellen und Steuerklassen automatisch korrekt zugeordnet werden.
Was du dafür brauchst
Du brauchst ein DATEV-Konto oder einen Steuerberater, der DATEV nutzt. Das tun in Deutschland fast alle. Außerdem muss das ERP wissen, welche Buchungskonten deiner Buchhaltung zu welchen Produktkategorien und Steuersätzen gehören. Das ist die einmalige Konfigurationsarbeit am Anfang.
Bei unseren ERP-Projekten gehört die DATEV-Anbindung fast immer zur Implementierung. Der Return on Investment dieser Konfiguration lässt sich oft in Stunden messen.
Die typischen Stolpersteine
Erstens: Kontenrahmen. SKR03 und SKR04 unterscheiden sich in vielen Sachkonten. Ein Mapping, das für den falschen Kontenrahmen erstellt wurde, produziert Buchungschaos. Vor dem Einrichten klären, welcher Kontenrahmen beim Steuerberater verwendet wird.
Zweitens: Steuersätze und Erlöskonten. Ein Onlineshop mit unterschiedlichen Produktgruppen (7 Prozent für Bücher, 19 Prozent für Elektronik) braucht differenzierte Erlöskonten. Wer alle Bestellungen auf ein Sammelerlöskonto bucht, macht dem Steuerberater die Umsatzsteuer-Voranmeldung unnötig schwer.
Drittens: Auslandsverkäufe und OSS-Verfahren. Wer in EU-Länder verkauft, hat seit Juli 2021 mit dem One-Stop-Shop-Verfahren zu tun. Die DATEV-Schnittstelle muss länderspezifische Steuerkennzeichen mitliefern, sonst werden Auslandsumsätze falsch verbucht.
Alternativen zu DATEV
Manche Unternehmen nutzen direkt Buchhaltungstools wie Lexware, sevDesk oder Buchhaltungsbutler. Diese haben ihre eigenen Schnittstellen, übertragen aber bei Bedarf wieder ins DATEV-Format an den Steuerberater. Das funktioniert solide, ist aber ein zusätzlicher Zwischenschritt. Wer langfristig mit DATEV-Steuerberatern arbeitet, fährt mit einer direkten DATEV-Anbindung im ERP meistens schneller.
Du willst deine Buchhaltung automatisieren? Lass uns das einrichten.