Beantwortet von der Redaktion von Business.Digital Stand
ERP-Systeme haben laufende Kosten, die gerne unterschätzt werden. Wer nur den initialen Implementierungsaufwand einplant und die Jahreskosten vergisst, erlebt Überraschungen.
Die Kostenpositionen im Überblick
Lizenz- oder Abokosten: Bei Cloud-ERP werden Nutzer-Lizenzen monatlich abgerechnet. Je nach System und Nutzerzahl liegen diese zwischen 100 und 1.000 Euro pro Monat. Kleine Systeme wie sevDesk oder lexoffice starten unter 50 Euro. Umfangreichere Mittelstandslösungen wie xentral oder Sage liegen bei 200 bis 500 Euro monatlich für kleine Teams.
Hosting: Bei Cloud-ERP ist Hosting im Abo enthalten. Bei On-Premise-Systemen kommen Serverkosten dazu: 50 bis 500 Euro pro Monat je nach Anforderungen.
Wartung und Updates: Bei Cloud-Systemen inklusive. Bei On-Premise: eigener Aufwand oder Wartungsvertrag.
Support: Basisunterstützung ist oft im Abo, erweiterte Support-Levels mit garantierten Reaktionszeiten kosten extra.
Anpassungen und Weiterentwicklungen: Neue Anforderungen, die über den Standard hinausgehen, fallen extern an. Budgetiere dafür 5 bis 15 Prozent der initialen Implementierungskosten pro Jahr.
Jahreskosten im Mittelstand
Für ein mittelständisches Unternehmen mit 5 bis 20 ERP-Nutzern und einem soliden Setup liegen die laufenden Gesamtkosten typischerweise zwischen 5.000 und 25.000 Euro pro Jahr. Das klingt nach viel. Der Vergleich mit dem, was ein gut arbeitendes ERP an Effizienz einspart, zeigt aber meistens einen klaren ROI.
Ein ERP, das 3 Stunden täglich an manueller Arbeit einspart, rechnet sich bei einem Stundensatz von 40 Euro in weniger als zwei Jahren.
Die Posten, die in Angeboten oft fehlen
Drei Kostenblöcke tauchen in ERP-Angeboten selten auf und schlagen später trotzdem zu.
Schnittstellen. Jede Verbindung zu Shop, Buchhaltung, Versanddienstleister oder Marktplatz ist ein eigenes Stück Software, das gepflegt werden muss. Wenn der Shop ein Major-Update bekommt, kann die Schnittstelle nachziehen müssen.
Datenpflege. Ein ERP ist nur so gut wie seine Stammdaten. Wer Artikel, Lieferanten und Preise nicht pflegt, bekommt falsche Bestände und falsche Auswertungen, und die Ursache liegt dann nicht im System.
Wissen im Haus. Wenn nur eine Person weiß, wie die Auftragsabwicklung wirklich läuft, ist das ein Risiko. Zwei eingearbeitete Personen kosten Zeit, sind aber billiger als ein Stillstand.
Was du vor der Auswahl klären solltest
Wie wird lizenziert, pro Nutzer oder pro Modul? Was kostet ein zusätzlicher Nutzer im dritten Jahr? Sind Updates im Preis enthalten oder werden sie separat berechnet? Und was kostet der Export deiner eigenen Daten, wenn du das System wechseln willst? Die letzte Frage stellt fast niemand vor dem Kauf und fast jeder danach.
Wenn du die Kosten und den Nutzen eines ERP-Systems für deinen Betrieb durchrechnen willst, helfen wir dir: ERP & Warenwirtschaft. Wie eine Einführung typischerweise abläuft, beschreibt ERP-Einführung im Mittelstand.