Was kostet mich ein ERP-System wirklich?

Die reinen Softwarekosten sind oft nur die Spitze des Eisbergs. Tatsächlich machen sie meist nur 15 bis 30 Prozent der Gesamtkosten aus.

Cloud vs. On-Premise Kostenstruktur

Bei On-Premise fallen hohe Anfangskosten für Lizenzen und Hardware an. Bei Cloud-Modellen zahlst du monatliche Gebühren, sparst dir aber die Startinvestitionen. Über einen Zeitraum von 5-7 Jahren können sich die Kosten beider Modelle oft angleichen.

Die direkten Softwarekosten

• Cloud: 50 bis 400 EUR pro User/Monat.
• On-Premise: Einmalige Lizenzgebühr (mehrere tausend Euro) + 15-22 % jährliche Wartungsgebühr.

Der größte Posten: Implementierung und Customizing

Die Einführung verschlingt 30 bis 50 % der Gesamtkosten. Berater müssen Prozesse analysieren, Daten migrieren und das System anpassen. Tagessätze liegen hier oft zwischen 800 und 1.500 EUR.

Hardware und Infrastruktur

Für On-Premise sind Investitionen in Server (10.000 - 30.000 EUR), USV und Backup-Systeme nötig. Cloud-Systeme benötigen lediglich eine performante und redundante Internetleitung.

Schulung und der Faktor Mensch

Ohne gute Schulung scheitert jedes ERP-Projekt. Plane ca. 10 bis 15 % der Projektkosten für Trainings und Change Management ein.

Versteckte Kostenfallen

• Schnittstellen: Anbindungen an Webshops oder Zeiterfassung kosten oft 3.000 bis 15.000 EUR pro Stück.
• Interner Aufwand: Die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter für Tests und Workshops fehlt im Tagesgeschäft.
• Change Requests: Nachträgliche Änderungen am Projektumfang.

Fazit zur Kostenplanung

Kleine Unternehmen sollten mit 30.000 bis 60.000 EUR rechnen, mittelständische Betriebe (25-50 MA) eher mit 75.000 bis 200.000 EUR. Ein Festpreisangebot und ein klar definierter Projektumfang sind der beste Schutz vor Kostenexplosionen.

Wenn du dein ERP oder deine Warenwirtschaft sauber aufsetzen oder optimieren möchtest, begleiten wir dich im Rahmen unserer ERP-Beratung. Für eine erste Einschätzung reicht ein kostenloser Termin.