Beantwortet von Matthias Hinsche Stand
Zwei sehr verschiedene Vorhaben werden oft in einen Topf geworfen. Die Antwort hängt davon ab, welches gemeint ist.
Integration: 2 bis 6 Wochen
Das ERP steht bereits, es geht um die Anbindung. Bestellungen aus dem Shop, Bestände zurück, Rechnungen in die Buchhaltung. Umfang: Feldzuordnung klären, Schnittstelle bauen, gegen Testdaten prüfen, mit Echtdaten scharfschalten.
Der Zeitplan hält, solange die Systeme brauchbare Schnittstellen haben und jemand entscheiden kann, welches System bei welchem Feld führt.
Volleinführung: 10 bis 20 Wochen
Ein neues ERP mit Einkauf, Lager, Auftragsabwicklung, Buchhaltung und Schnittstellen. Die Phasen: Prozessaufnahme, Systemkonfiguration, Stammdatenmigration, Testbetrieb mit echten Vorgängen, Schulung, Go-Live, Nachbetreuung.
Wo die Zeit tatsächlich hingeht
Nicht in die Software. Die drei großen Blöcke sind:
Stammdaten. Artikelnummern, Einheiten, Steuersätze, Lieferantendaten, Preise. In gewachsenen Beständen sind sie unvollständig und widersprüchlich. Das Bereinigen ist Sacharbeit, die niemand außer dir machen kann.
Prozessentscheidungen. Wann gilt ein Auftrag als abgeschlossen? Wie werden Teillieferungen behandelt? Wer darf Rabatte geben? Solche Fragen zu beantworten dauert länger als sie einzustellen.
Testen mit echten Vorgängen. Der Sonderfall, den nur dein Team kennt, fällt im Test auf, nicht in der Konzeption.
Was den Zeitplan realistisch hält
Ein Go-Live-Termin, der nicht in die Hochsaison fällt. Eine benannte Person auf deiner Seite, die entscheiden darf. Und der Verzicht darauf, alles gleichzeitig zu wollen: Erst der Kernprozess, Zusatzmodule danach.
Ein realistischer Zeitplan für eine Volleinführung
Wochen 1 bis 3: Prozessaufnahme und Zielbild. Wer macht heute was, wie soll es künftig laufen, welche Sonderfälle gibt es wirklich.
Wochen 4 bis 8: Systemkonfiguration und erste Stammdatenmigration. Parallel läuft auf deiner Seite die Datenbereinigung.
Wochen 9 bis 14: Testbetrieb mit echten Vorgängen. Nicht mit Demodaten, sondern mit den Aufträgen der letzten Woche. Hier fallen die Sonderfälle auf.
Wochen 15 bis 18: Schulung, Feinjustierung, Go-Live-Vorbereitung. Danach zwei bis vier Wochen intensive Begleitung im Echtbetrieb.
Warum der Termin trotzdem verrutscht
In fast allen Fällen aus einem von zwei Gründen: Die Stammdaten waren schlechter als angenommen, oder Entscheidungen auf Auftraggeberseite haben zwei Wochen gelegen, weil die zuständige Person im Tagesgeschäft steckte.
Beides lässt sich einplanen. Ein Puffer von 20 Prozent und eine feste wöchentliche Entscheidungsrunde kosten weniger als eine Verschiebung des Go-Live in die Hochsaison.
Warum Projekte trotzdem scheitern, steht in Warum scheitern ERP-Projekte?. Der Ablauf im Detail: ERP und Warenwirtschaft.