Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?

Eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist eine Rechnung in einem strukturierten digitalen Format, das von Softwaresystemen automatisch gelesen, verarbeitet und verbucht werden kann. Das unterscheidet sie grundlegend von einer PDF-Rechnung, die zwar digital verschickt wird, aber von einem Menschen gelesen werden muss.

Eine echte E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form: XML-Strukturen, die von ERP- und Buchhaltungssystemen direkt importiert werden können. Das ermöglicht vollständig automatisierte Rechnungsverarbeitung ohne manuelle Eingabe.

Die relevanten Standards in Deutschland

In Deutschland sind zwei Standards relevant. XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das besonders im öffentlichen Bereich genutzt wird. Behörden und öffentliche Auftraggeber sind bereits seit 2020 verpflichtet, Rechnungen im XRechnung-Format zu empfangen. Lieferanten öffentlicher Stellen müssen deshalb XRechnung liefern können.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es kombiniert eine lesbare PDF-Darstellung mit einer eingebetteten XML-Datei. Das ist nutzerfreundlicher, weil Mensch und Maschine dasselbe Dokument lesen können. ZUGFeRD ist in der Wirtschaft weit verbreitet.

Die E-Rechnungspflicht ab 2025

In Deutschland gilt seit Januar 2025 für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Zum Versand werden Unternehmen stufenweise verpflichtet: Bis Ende 2027 bleibt der Papierstatus quo für kleinere Unternehmen bestehen, danach gilt E-Rechnung für alle im B2B-Bereich.

Das klingt nach weiter weg, aber Systeme und Prozesse brauchen Vorlaufzeit. Wer jetzt nicht prüft, ob sein ERP E-Rechnungen erzeugen und empfangen kann, wird 2027 unter Druck stehen.

Wenn du dein ERP E-Rechnung-konform machen oder die Anforderungen für dein Unternehmen einschätzen lassen willst, helfen wir dir dabei. Unsere ERP-Leistungen decken die technische Umsetzung ab. Für eine Einschätzung buche einen kostenlosen Termin.