Mentortools

Was ist Mentortools?

Mentortools ist eine Software für Online-Akademien. Kurse, Mitgliederbereich, Community, Landingpages und auf Wunsch eine App unter eigener Marke laufen in einem Konto. Anbieter ist die Mentortools AG in St. Gallen, Schweiz, mit der Schweizer UID CHE-282.647.373. Geschäftsführer sind laut Impressum Jakob und Zuzana Hager. Die beiden haben Mentortools nach eigener Darstellung 2019 gegründet, heute arbeitet dort ein Team von 18 Leuten. Website und Support gibt es auf Deutsch, die Website zusätzlich auf Englisch, Slowakisch und Tschechisch. Der Rechtsträger sitzt aber nicht in der EU. Die Datenschutzerklärung sagt das selbst: Die AG hat ihren Sitz in der Schweiz, für die ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht.

Das Preismodell wirbt mit dem Wort „unbegrenzt“. In allen vier Tarifen sind Kurse, Mitglieder, Speicherplatz und Landingpages laut Preistabelle nicht begrenzt. Unterschiede gibt es bei der eigenen App, bei Teamfunktionen wie SSO und Administratoren, beim Support und bei den KI-Credits. Der KI-Schwerpunkt ist deutlich: Kursstrukturen aus einem PDF, Videos aus Präsentationen mit dem eigenen Gesicht und der eigenen Stimme, ein Chatbot in Lektionen, ein KI-Assistent für Text und Sprache und ein MCP-Server, über den sich KI-Assistenten wie Claude mit dem Konto verbinden. Die KI-Funktionen nutzen laut Datenschutzerklärung derzeit Modelle von OpenAI, Anthropic, Google (Gemini), OpenRouter und fal.ai.

Zur Verbreitung nennt der Anbieter mehrere Zahlen, die nicht ganz zusammenpassen. Die Seite zum GPT-Umzug spricht von „2 Mio.+ Nutzer in Akademien“, „100.000+ Kurse“ und „1.000+ Umzüge zu Mentortools“, an anderer Stelle derselben Seite von Zahlen „aus 27.000 Kursen“. Die FAQ der Preisseite nennt „mehr als 20.000 aktiven Kursen“. Auf der GPT-Umzugsseite steht zudem „5,0 auf Trustpilot · 658 Bewertungen“. Das sind Angaben des Anbieters, unabhängig geprüft sind sie nicht.

Für wen eignet sich Mentortools?

Die Startseite nennt drei Gruppen: professionelle Coaches, Content Creators und kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Belegschaft weiterbilden oder ihre Kunden schulen wollen. Die Seite zur KI-Kurserstellung ergänzt Trainer und Dozenten, Fitness und Ernährung, Handwerk und Praxis sowie Akademien und Bildungsanbieter. Die Preistabelle ordnet die Tarife selbst zu: Professional „Für Coaches & Experten“, Premium „Für Unternehmen“, Business und Enterprise „For business & agencies“.

Gut passt Mentortools, wenn du ohne Technikkenntnisse eine Akademie unter eigener Marke aufbauen willst und Mitgliederzahlen schwer planbar sind. Der Preis hängt laut Tabelle in keinem Tarif an Mitgliedern oder Kursen. Für den Verkauf brauchst du einen Zahlungsanbieter, den du anbindest.

Weniger gut passt es in vier Fällen. Wenn du für den Einstiegspreis eine eigene App, SSO oder ein Admin-Team erwartest, denn das gibt es erst ab Premium. Wenn du SCORM-Kurse importieren willst, denn das steht noch als „in Kürze verfügbar“ in der Tabelle. Wenn die KI-Verarbeitung vollständig in Europa stattfinden muss, denn das bietet die Datenschutzerklärung nur im Enterprise-Tarif an. Und wenn du einen Anbieter mit Sitz in der EU suchst.

Mentortools im Arbeitsalltag

Den Einstieg beschreibt der Anbieter in drei Schritten. Du beschreibst deine Kursidee in ein paar Sätzen, die KI schlägt Kurstitel vor und du wählst, wie du verkaufen willst, dazu gibt es eine Marketing-Strategie. Danach legst du ein Konto an, und Module, Lektionen und Inhalte warten im Editor. Alternativ lädst du ein PDF hoch oder fügst Notizen ein und bekommst daraus eine bearbeitbare Kursstruktur. Im Editor ordnest du Module und Lektionen per Drag & Drop, fügst Videos, Audios, Texte, Bilder und Dateien ein und gibst Lektionen nach Zeitplan frei, täglich, wöchentlich oder nach einem Quiz.

Für Zertifikate nennt der Anbieter den Weg selbst: Tools → Zertifikate öffnen, Design erstellen und bearbeiten, dann einem Kurs oder einer Lektion zuweisen und die Verfügbarkeit festlegen. Verbindungen zu anderen Diensten liegen zentral unter Einstellungen → Integrationen & Automationen.

Den Verkauf übernimmt ein angebundener Zahlungsanbieter. Laut Mitgliederbereich-Seite verkaufst du Einmalangebote oder Abos, und Mitglieder erhalten nach dem Kauf sofort Zugriff. Die API-Dokumentation beschreibt den Weg über Zapier mit zwei Aktionen. „Course purchase“ registriert den Käufer mit seiner E-Mail-Adresse, erzeugt ein Passwort automatisch und schickt die Zugangsdaten per E-Mail. „Course refund“ schließt den Zugang zum Kurs wieder. Den API-Schlüssel erzeugst du unter Settings → Payments mit dem Button „Generate“.

Wer mit einem KI-Assistenten arbeitet, verbindet ihn über den MCP-Server per OAuth. Der Assistent greift dann auf freigegebene Kurse, Lektionen, Mitglieder und Zugänge zu. Zugriffsprotokolle speichert Mentortools laut Datenschutzerklärung 30 Tage, auf Servern in Deutschland. Für KI-Videos, Transkripte, Chatbot und Assistent zählen die monatlichen Credits des Tarifs.

Auf der Fallstudienseite zitiert der Anbieter Ralf Schmitz mit dem Satz „Seit meinem Wechsel zu Mentortools spare ich unfassbar viel Zeit.“ Eine Kennzahl steht nicht dabei, und auch das ist eine Stimme, die der Anbieter auswählt.

Preise und Pläne

Der Menüpunkt „Preise“ führt auf die Seite /features. Die Preistabelle dort hat einen Umschalter zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung, voreingestellt ist monatlich. Abgerechnet wird je Konto, nicht pro Mitglied oder Kurs. Stand: Oktober 2026.

Über dem Umschalter steht „Bis zu 18 % sparen“. Die FAQ nennt die 49 € ausdrücklich netto, die Tabelle selbst macht zur Umsatzsteuer keine Angabe. Enterprise beschreibt die Tabelle mit „Volle Kontrolle mit deinen eigenen Servern vor Ort für Hosting und KI“, angefragt wird per E-Mail.

In allen vier Tarifen unbegrenzt sind laut Tabelle Kurse, Mitglieder, Speicherplatz, Kalenderevents, Landingpages, System-E-Mails, Quizze, Zertifikate, Communities und Chat-Gruppen. Eigenes Design, eigene Domain, Anmeldung mit Google, E-Mail- und Chat-Support und der kostenlose Migrationsservice sind schon im Professional-Tarif enthalten.

Die Unterschiede liegen woanders. Die Marken-App für iOS und Android mit Push-Benachrichtigungen und Offline-Inhalten gibt es erst ab Premium, dazu eine einmalige Einrichtungsgebühr von 499 €, die laut Tabelle „in der aktuellen App-Aktion“ entfällt. Der Hinweistext zu dieser Zeile lautet allerdings „Ein Downgrade erhöht deine Zahlungen um 10€“ und passt nicht zur Gebühr. Bei der Zahl der Administratoren und Teammitglieder trägt Professional ein Kreuz, Premium erlaubt 7, Business 20 und Enterprise 100. Eigene Rollen, SSO und priorisierter Chat-Support beginnen ebenfalls bei Premium, einen persönlichen Ansprechpartner gibt es ab Business.

Die KI läuft über Credits, die sich monatlich auffüllen: 500 im Professional-Tarif, 2.000 in Premium, 5.000 in Business, 10.000 in Enterprise. Die Tabelle übersetzt das in Durchschnittswerte. Professional reicht für etwa 5 Minuten KI-Video, 200 Transkripte oder 200 Chatbot-Gespräche im Monat, Premium für etwa 100 Minuten Video. Zusätzliche Credits kosten 0.020 € je Credit im Professional-Tarif, 0.015 € in Premium, 0.013 € in Business und 0.010 € in Enterprise. Die KI-Kurserstellung steht in allen Tarifen auf „Unlimitiert“.

Testen kannst du 14 Tage mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte. Laut FAQ der Kursseite endet der Test automatisch, wenn du nichts buchst. Eine kostenlose Version auf Dauer gibt es nicht. Die Buttons „Plan auswählen“ führen zum Checkout von Digistore24. Das passt zur Datenschutzerklärung: „DigiStore24 ist Verkäufer der Produkte, wir sind der Produkthersteller.“

Das widerspricht der eigenen FAQ derselben Seite. Dort heißt es, Mentortools habe „nur einen sehr attraktiven Preis von nur 49€ netto pro Monat“, und du müsstest dir „nie Sorgen machen“, deinen Plan upgraden zu müssen. Auch die Startseite verspricht „keine Upgrades erforderlich“. Die Tabelle zeigt vier Tarife, und die eigene App gibt es im Einstiegstarif nicht.

Für Zahlungen deiner Kunden bindest du einen eigenen Anbieter an. Die Seite zur Datensicherheit nennt Digistore24, ThriveCart, CopeCart, Stripe und Ablefy und betont eine „klare Trennung von Zahlungsabwicklung und Kursbetrieb“.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Kurse, Mitglieder, Speicherplatz, Landingpages und Communities sind in allen vier Tarifen unbegrenzt
• Öffentliche Preise für Professional, Premium und Business, monatlich oder jährlich
• 14 Tage Test mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte, der Test endet automatisch
• Kostenloser Migrationsservice für Inhalte und Nutzer in allen Tarifen
• Plattformdaten laut Datenschutzerklärung auf Servern in Deutschland, die Datensicherheitsseite nennt Frankfurt
• White-Label mit eigener Domain, laut Startseite in allen Plänen enthalten
• Technischer Einrichtungscall im persönlichen 1:1-Zoom-Call und deutschsprachiger Support laut FAQ
• Vollständiges Impressum mit Schweizer UID CHE-282.647.373 und Anschrift in St. Gallen

Schwächen:

• Kein dauerhaft kostenloser Plan
• Marken-App, eigene Rollen, SSO und zusätzliche Administratoren erst ab Premium für 99 € im Monat
• Einmalige Einrichtungsgebühr von 499 € für die Marken-App, derzeit per Aktion erlassen
• Die 500 KI-Credits im Professional-Tarif reichen laut Tabelle für etwa 5 Minuten KI-Video im Monat
• Widersprüchliche Tarifangaben: nur ein Preis und nie upgraden laut FAQ, vier Tarife laut Preistabelle
• SCORM-Import, DRM, Fingerprinting und Mehrsprachigkeit stehen in der Preistabelle als „in Kürze verfügbar“
• KI-Funktionen laufen über OpenAI, Anthropic, Google, OpenRouter und fal.ai, KI komplett in Europa nur im Enterprise-Tarif
• Anbieter mit Sitz in der Schweiz, also außerhalb der EU; verkauft wird über Digistore24
• Für Live-Chat und Support nennt die Datenschutzerklärung Intercom aus San Francisco, für E-Mail-Marketing ActiveCampaign aus Chicago
• Live-Streaming im Kurs und weitere Gamification stehen auf der Startseite unter „Kommende Funktionen“, der Verkaufs-Chatbot ist in der Beta
• Die Fußzeile verlinkt unter „Rechtliches“ nur Impressum, Datenschutz und Cookie-Einstellungen, keine AGB
• Uneinheitliche Rechtstexte: Das Impressum der Schweizer AG verweist auf österreichisches Urheberrecht, die Datenschutzerklärung auf das deutsche BDSG
• Zwei Angaben zum Hosting: Frankfurt laut Datensicherheitsseite, Deutschland und Finnland laut Video-Hosting-Seite

Alternativen zu Mentortools

Im Verzeichnis stehen Simplero, DigiMember und FunnelCockpit. Was sie kosten, wo die Anbieter sitzen und wie sie abrechnen, steht in ihren eigenen Einträgen. Beim Vergleich zählen vor allem zwei Fragen: Steigt der Preis mit der Zahl der Mitglieder, und wo laufen deine Daten und die KI-Verarbeitung?

Mentortools im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: Mentortools steht in einer Kategorie mit 56 Werkzeugen.

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 23 Alternativen mit EU-Sitz, davon 17 aus Deutschland.

Mentortools nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 26 von 56 Werkzeugen (46 Prozent).

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet Mentortools nicht. In der Kategorie haben 7 von 56 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Für Coaches und kleine Bildungsanbieter, die eine Akademie mit eigener Marke wollen und nicht wissen, ob sie 50 oder 5.000 Mitglieder haben werden, halten wir Mentortools für einen ernsthaften Kandidaten. Dass Mitglieder und Kurse in keinem Tarif etwas extra kosten, nimmt genau die Sorge, die bei mitgliederbasierten Modellen oft erst nach dem Erfolg kommt. Der kostenlose Umzug senkt die Hürde für alle, die schon eine andere Plattform nutzen.

Die Rechnung „49 € für alles“ geht aber nur auf, wenn du ohne eigene App, ohne Team-Zugänge und mit wenig KI auskommst. Wer die App will oder Mitarbeiter mit SSO schulen möchte, landet bei Premium und damit beim doppelten Preis. Und wer KI-Videos ernsthaft nutzt, verbraucht die 500 Credits des Einstiegstarifs nach Angabe der Tabelle schon mit rund fünf Minuten Video. Das Banner „Bis zu 18 % sparen“ haben wir nachgerechnet: Aus den Tabellenpreisen ergeben sich bei jährlicher Zahlung rund 15 bis 16 Prozent.

Vor dem Abschluss würden wir drei Dinge klären. Erstens den Vertragspartner und die Bedingungen: Der Checkout läuft über Digistore24, die Website verlinkt keine AGB, also gehören Laufzeit und Kündigung schriftlich auf den Tisch, bevor Kurse und Mitglieder umziehen. Zweitens die App-Kosten, falls die Aktion zur Einrichtungsgebühr endet. Drittens die Datenwege. Die Plattformdaten liegen in Deutschland. Was jemand in eine KI-Funktion eingibt, geht aber an Modellanbieter wie OpenAI, Anthropic und Google, und die Datenschutzerklärung regelt dafür ausdrücklich Übermittlungen in die USA. Für Unternehmen, die Mitarbeiterschulungen mit Personaldaten planen, ist das der entscheidende Punkt, nicht der Sitz in der Schweiz.

Rechne außerdem die Gebühren deines Zahlungsanbieters mit ein, denn die Zahlungen deiner Kunden laufen über ihn und nicht über Mentortools. Wenn du Kursverkauf, E-Mail-Strecken und CRM miteinander verbinden willst, lohnt ein Blick auf Automation & Prozessoptimierung. Und wer erst klären will, ob eine eigene Akademie überhaupt das richtige Modell ist, findet Unterstützung bei Beratung & Betreuung.