Lupax

Was ist Lupax?

Lupax ist eine modulare Unternehmenssoftware der Lupax Software GmbH aus Berlin, gebaut für Betriebe der Eventbranche. Der Anbieter nennt sie „Das All-In-One Tool für Dein Unternehmen” und fasst den Kern so zusammen: Projektmanagement, Zeiterfassung, Personal- und Tourenplanung, Controlling. Ein CRM im engeren Sinn ist Lupax nicht. Kundenverwaltung gibt es als eigenes Modul für 17 € im Monat, das Schwergewicht liegt auf Personal, Dienstplänen und Touren.

Für die Einordnung entscheidend: Lupax ersetzt keine Vermietsoftware, es setzt auf ihr auf. Die Startseite beschreibt das Werkzeug „Als Erweiterung zu Deiner vorhandenen Rental-Software”, die Featureseite als „die perfekte Ergänzungssoftware für deine Warenwirtschaft”. Schnittstellen nennt die Preisseite unter anderem zu Easyjob, Epirent, Rentman, Eventworx, Microsoft Dynamics (Navision), Jobtura, Bankettprofi und Reflex.

Entstanden ist Lupax aus einem eigenen Planungsproblem. Laut Über-uns-Seite fing es 2013 bei BMU Veranstaltungstechnik an, weil dort eine übersichtliche Lösung für die Auftrags- und Personalplanung fehlte. Robert Schlegel, Geschäftsführer der BMU Veranstaltungstechnik, führt Lupax heute als Gründer und CEO, offiziell gegründet wurde Lupax nach derselben Seite 2017. Bereitgestellt wird die Software laut AGB über das Internet, die Rechenzentren liegen in Deutschland.

Für wen eignet sich Lupax?

Gebaut ist Lupax für Veranstaltungstechnik, Messe- und Veranstaltungsbau, Rental-Betriebe und Personaldienstleister der Eventbranche. Die Kundenstimmen auf der Startseite stammen überwiegend aus diesem Umfeld, darunter Gahrens & Battermann, ICT AG, PCS Konferenztechnik, Semmler Production Group, SIGMA System Audio-Visuell, expocrew markworth, SLS mediatecgroup und Crew Factory Munich. Die Personalplanung unterscheidet laut Preisseite Mitarbeiter, Subunternehmer und Verleiher, dazu kommen Fahrzeugverwaltung und Tourenplanung.

Ganz auf Events festgelegt ist der Anbieter nicht. Das Startup-Programm nennt auch FinTech, HealthTech, GovTech, CleanTech, FoodTech, Konzert, Theater und Catering, und die Stellenanzeige spricht von „unterschiedlichsten Branchen”. Die meisten Schnittstellen führen trotzdem zu Software für Vermiet- und Eventbetriebe.

Weniger passend ist Lupax für zwei Fälle. Wer ein Vertriebs-CRM sucht, bekommt im CRM-Modul laut Preisseite Kunden-, Partner- und Location-Daten, Ansprechpartner und Dateiverwaltung. Das Nachfassen von Angeboten steht auf der Featureseite erst unter den geplanten Erweiterungen. Und wer eine Vermietsoftware oder Warenwirtschaft sucht, landet bei der Software, an die Lupax andockt, nicht bei Lupax selbst.

Lupax im Arbeitsalltag

Der dokumentierte Ablauf beginnt beim Auftrag. Projekte kommen entweder über die Live-Schnittstelle aus der Vermietsoftware oder werden in der Projektplanung angelegt, mit Verantwortlichkeiten, Checklisten und einem Chat je Projekt. Die Personaleinsatzplanung prüft die Verfügbarkeit. Fehlt Personal, erzeugt Lupax eine Jobausschreibung für internes Personal, Freelancer oder Firmen mit Arbeitnehmerüberlassung, auch gebündelt für längere Produktionen wie Tourneen. Die Rückmeldungen laufen automatisch in Lupax ein, daraus entsteht ein Werk- oder Dienstleistungsvertrag.

Für die Logistik wählst du in der Tourenplanung Fahrziele, Fahrzeuge und Fahrer per Drag & Drop, Lupax berechnet Strecken und Zeiten über Google Maps. Die Ist-Zeiten kommen auf drei Wegen ins System: über die WebApp, über externe Hardware wie Safescan oder über die Check-in/out-App auf einem Tablet mit RFID-Lesegerät. Feiertagszuschläge, Überstunden und der Export ans Lohnbüro laufen laut Featureseite im selben Modul. Jeder interne und externe Mitarbeiter sieht im mobilen Dashboard seine Job-Buchungen, Touren, Termine, Arbeitszeiten und Dokumente.

Eine veröffentlichte Referenz steht auf der Startseite. Johannes Kohnle von der SLS mediatecgroup GmbH wird dort zitiert, man habe die Zeit für die Korrespondenz mit Subunternehmern um 90 % reduziert, als Basis laufe easyjob. Die Zahl stammt aus dem vom Anbieter veröffentlichten Kundenzitat und ist nicht unabhängig geprüft. Eine zweite Stimme auf derselben Seite, Sebastian Soballa von SIGMA System Audio-Visuell, schreibt offen, dass Lupax für seinen Betrieb in vielen Punkten angepasst werden musste.

Preise und Pläne

Lupax veröffentlicht eine vollständige Modulpreisliste. Alle Beträge gelten pro Monat. Die Basis ist der Grundpreis von 32 €: Mobile App für Mitarbeiter und Subunternehmer unbegrenzt, eigene Datenbank, automatische Backups, Nutzung der REST-API, eine Stunde Support im Monat und 3 gleichzeitige Benutzer. Jeder weitere gleichzeitige Benutzer in der Desktop-Software kostet 25 € im Monat, die Mobile App braucht laut Preisseite keine Benutzererweiterung.

Darauf kommen die Module: Projektplanung 22 €, CRM 17 €, Personalplanung inklusive Zeiterfassung 53 €, Zeiterfassung allein 22 €, Tourenplanung 49 €, Aufgaben & Termine 23 €, Faktura 43 €, Dateiablage & Passwortmanager 28 €, Raumplanung 17 € und Zentrale Dateiablage 12 € mit 50 GB, jede weitere 50 GB 5 Euro. Zusatzmodule rechnen pro Lizenz: Personal+ mit Reisekostenabrechnung kostet 33 € Grundpreis plus 6 € pro aktiver Benutzerlizenz, ab 51 € im Monat. Projekte+ mit Bautagebuch kostet 25 € plus 5 € pro aktiver Benutzerlizenz, ab 40 € im Monat.

Schnittstellen sind eigene Posten: ERP-Systeme 17 € zuzüglich einer einmaligen Einrichtungsgebühr, deren Höhe die Preisseite nicht nennt, Office 365 28 €, Microsoft-SSO 22 €, Bornemann-GPS 18 €, Webformulare 17 €, Zeiterfassungs-Terminal 12 €. Die integrierte Partner-Software Commitly kostet ab 55 € pro Unternehmen, Elearnio ab 5 € pro Mitarbeiter.

Drei Beispielpakete rechnen das vor. Paket 1 „Zeiterfassung” für 54 € umfasst Grundpreis, Mobile App, Dienstpläne und Zeiterfassung. Paket 2 „Personaleinsatzplanung” für 124 € ergänzt Projektplanung, CRM, Einsatzplanung und Ausschreibungen. Paket 3 „Alle Module” für 196 € nimmt Tourenplanung sowie Aufgaben & Termine dazu. Faktura, Raumplanung und die Dateiablagen stehen in keinem der drei Pakete. Bei Vorauszahlung gibt es 5 % Rabatt für 6 Monate und 10 % für 12 Monate.

Startups bekommen 12 Monate lang alle Module für 49 € im Monat, laut Startup-Seite statt 179 € monatlich. Bedingung: Gründung innerhalb der letzten 12 Monate und ein letzter Jahresumsatz unter 250.000 €.

Zur Laufzeit sagen die AGB mehr als die Preisseite. Sofern nichts anderes vereinbart ist, beträgt eine Nutzungsperiode ein Jahr, der Vertrag verlängert sich automatisch, die Kündigungsfrist beträgt einen Monat. Wiederkehrende Preise sind für die Nutzungsperiode im Voraus zu zahlen. Einen dauerhaft kostenlosen Plan gibt es nicht, einen kostenlosen Testzugang vergibt der Support auf Anfrage. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Die Preisliste ist vollständig öffentlich, bis hin zu Schnittstellen und Zusatzspeicher, und drei Beispielpakete zeigen, wie sich der Preis zusammensetzt. Die Mobile App ist für Mitarbeiter und Subunternehmer unbegrenzt im Grundpreis enthalten. Fertige Schnittstellen gibt es zu Vermietprogrammen wie Easyjob, Epirent, Rentman und Eventworx. Die Rechenzentren liegen laut AGB in Deutschland, Datensicherungen laufen mindestens einmal täglich an einen geografisch entfernten Standort. Vertragspartner ist die Lupax Software GmbH in Berlin, es gilt deutsches Recht, Gerichtsstand ist Berlin.

Bei den Preisen widerspricht sich der Anbieter an zwei Stellen. Für Personal+ nennt die Modulseite „lediglich 15 Euro pro Benutzer”, die Preisseite 33 € Grundpreis plus 6 € pro aktiver Benutzerlizenz. Die Startup-Seite beziffert den regulären Preis aller Module auf 179 € monatlich, die Preisseite das Paket „Alle Module” auf 196 €. Dazu kommt ein Namensproblem: „Alle Module” enthält Projektplanung, CRM, Personalplanung, Tourenplanung sowie Aufgaben & Termine, Faktura mit 43 € im Monat gehört nicht dazu.

Die AGB sichern ohne gesonderten Vertrag keine garantierten Verfügbarkeiten zu, und der Wegfall eines vorhandenen Funktionsteils gilt dort ausdrücklich nicht als Mangel. Die Standardlaufzeit beträgt ein Jahr mit automatischer Verlängerung, obwohl die Preisseite Monatspreise zeigt. Ab dem vierten gleichzeitigen Desktop-Benutzer kostet jeder Platz 25 € im Monat extra. Drei Module, ein Tool für Arbeitnehmerüberlassung, eine intelligente Auftragsabwicklung und eine Subunternehmerplattform, stehen auf der Featureseite noch als geplante Erweiterungen.

Alternativen zu Lupax

Easyjob, Epirent, Rentman und Eventworx sind keine Alternativen zu Lupax, sondern laut Anbieter die Systeme, an die Lupax per Schnittstelle andockt. Alle vier stehen auch auf der Partnerseite von Lupax. Wer vergleicht, vergleicht Lupax deshalb mit Werkzeugen für Dienstplanung, Personaleinsatz und Zeiterfassung.

Aus derselben Kategorie des Verzeichnisses kommen Connecteam und wegaPlan als Vergleichspunkte in Frage, aus einer Nachbarkategorie Staffcloud. Was sie im Einzelnen können und kosten, steht in ihren eigenen Einträgen. Belastbare Aussagen darüber gehören dorthin und nicht hierher.

Geht es um die Anbindung an Warenwirtschaft und Vermietsoftware, hilft ein Blick auf ERP & Warenwirtschaft. Wenn du vorher klären willst, welche Module dein Betrieb wirklich braucht, ist Beratung & Betreuung der passende Einstieg.

Lupax im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst. Lupax steht in der Kategorie mit 390 Werkzeugen.

Lupax nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 262 von 390 Werkzeugen (67 Prozent).

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 148 von 390 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 182.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet Lupax nicht. In der Kategorie haben 75 von 390 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Für uns ist Lupax dann ein ernsthafter Kandidat, wenn ein Event- oder Vermietbetrieb seine Vermietsoftware behalten will und das Problem eigentlich in der Disposition liegt: wer arbeitet wann, mit welchem Fahrzeug, zu welchen Konditionen. Genau dafür ist das Werkzeug gebaut, und die Mischung aus Ausschreibung, Werkvertrag und Zeiterfassung findest du in generischen Dienstplan-Tools selten in dieser Form.

Rechne mit dem realistischen Paket, nicht mit dem Grundpreis. Die 32 € tragen allein wenig. Ein Betrieb mit Personalplanung, Touren und Rechnungsstellung landet schnell über dem Paket „Alle Module”, sobald Faktura, Schnittstellen und zusätzliche Desktop-Plätze dazukommen. Die öffentliche Preisliste macht diese Rechnung zum Glück vor dem ersten Gespräch möglich.

Vor der Unterschrift würden wir drei Dinge klären. Erstens die Laufzeit, denn die AGB setzen ohne Vereinbarung ein Jahr an, während die Preisseite in Monaten rechnet. Zweitens, ob die genannten Beträge netto gelten, das steht auf der Preisseite nicht dabei. Drittens den Preis für Personal+, weil Modulseite und Preisseite verschiedene Modelle nennen. Und wer viele Sonderwünsche hat, sollte die Kundenstimme von SIGMA ernst nehmen: Anpassung ist möglich, aber sie ist offenbar auch nötig.