Aeneis

Was ist Aeneis?

Aeneis ist eine Software für Business Process Management (BPM) und Governance, Risk & Compliance (GRC). Anbieter ist laut Impressum die intellior GmbH am Zettachring 12 in Stuttgart, eingetragen beim Registergericht Stuttgart unter HRB 793088, vertreten durch die Geschäftsführer Christopher Schaffert und Raimund Schlotmann. Die Firmenchronik nennt 1993 als Beginn der Entwicklung von Aeneis, 2005 die Gründung der intellior AG nach einem Management-Buy-out und 2014 den Wechsel zur webbasierten Anwendung. 2024 schloss sich die intellior AG der internationalen Volaris Group an und wurde zur intellior GmbH umgewandelt. Laut Anbieter nutzen über 300.000 Menschen in mehr als 60 Ländern Aeneis.

Den Kern bildet die Prozessmodellierung nach BPMN 2.0. Prozesse entstehen grafisch im WebModeller, tabellarisch mit SmartModel oder als KI-Entwurf. Daran hängen Rollen, Dokumente, IT-Systeme und Risiken. Auf derselben Datenbasis laufen die GRC-Apps: Risikomanagement mit internem Kontrollsystem, ISMS nach ISO 27001, Business Continuity Management, Auditmanagement, Datenschutzmanagement und Ideenmanagement. Laut Produktseite bleibst du in den Apps „innerhalb der gleichen Datenbasis“ und bekommst nur eine andere Sicht und Navigation. Dazu kommen die Contentmodule GoBD und TaxCMS sowie der KI-gestützte Compliance Manager.

Betrieben wird Aeneis laut den strukturierten Daten der Website als „Cloud (SaaS), On-Premise, Browser-basiert“. Die Kontaktseite wirbt mit „Hosting auf deutschen Servern“. Die SaaS-AGB (Stand 01.08.2018) nennen als Hosting-Partner die Netways GmbH in Nürnberg, die Kundenumgebung entsteht in deren Rechenzentrum. Dieselben AGB sichern zu, dass Kundendaten ausschließlich im Gebiet der EU gespeichert werden. Die KI-Funktionen laufen laut FAQ des Compliance Managers auf Microsoft Azure OpenAI in europäischen Rechenzentren, jeder Kunde erhält eine eigene, isolierte Azure-Umgebung. Produktivdaten werden nach Angabe des Anbieters nicht zum Training verwendet.

Für wen eignet sich Aeneis?

Laut eigener Darstellung begleitet intellior seit über 30 Jahren mittelständische Unternehmen. Die Website nennt fünf Hauptanwendergruppen: Inhouse Consulting Manager, Prozessmanagement-Beauftragte, Organisationsentwicklung, Qualitätsmanagement-Beauftragte und Risikomanagement-Verantwortliche. Als Branchen führt das Menü unter anderem Stadtwerke, Maschinenbau, Luft- und Raumfahrt, Pharma und Chemie, Gesundheitswesen, Finanzbranche sowie Automobil und Verkehr.

Inhaltlich zielt Aeneis auf Organisationen mit Normen- und Nachweispflichten. Die BPM-FAQ nennt ISO 9001, ISO 27001, ISO 22301 und die NIS-2-Richtlinie, bis hin zu High Level Matrix und SoA-Berichten. Die GRC-FAQ ergänzt DSGVO und MaRisk. Für öffentliche Auftraggeber stellt intellior auf Anfrage vergabefähige Unterlagen inklusive Leistungsbeschreibung bereit. Als Referenzen zeigt der Anbieter unter anderem Bayer, Ottobock, die DekaBank, TRILUX und das Universitätsklinikum Carl Gustav Carus in Dresden. Für die Schweiz, Österreich und Italien nennt die Partnerseite eigene Vertriebspartner.

Weniger passend ist Aeneis in zwei Fällen. Wer ein Werkzeug mit Listenpreis zum Selbstbuchen sucht, findet hier weder Preise noch einen dauerhaft kostenlosen Plan. Und wer ein reines GRC-Register ohne Prozessmodell aufbauen will, arbeitet gegen das Konzept: Die BPM-FAQ des Anbieters beantwortet die Frage „Reicht nicht ein GRC-Tool ohne BPM?“ ausdrücklich mit Nein. Der Anbieter selbst schreibt außerdem, dass die Einführung „Zeit und Engagement“ braucht und kein reines IT-Projekt ist.

Aeneis im Arbeitsalltag

Der dokumentierte Ablauf beginnt mit dem Prozessentwurf. Fachleute ohne BPMN-Kenntnisse erfassen die Schritte Zeile für Zeile in einer Tabelle, Aeneis erzeugt daraus das Diagramm. Alternativ gibt man der KI eine Prozessbezeichnung vor, sie erstellt einen ersten Entwurf passend zu Branche, Land, Mitarbeiterzahl und Rechtsform. Ab Version 7.6.3 lässt sich der Prozess auch einsprechen. Der Autolayouter ordnet das Diagramm während der Modellierung, die Regelprüfung meldet Verstöße gegen die Notation und gegen eigene Richtlinien, etwa fehlende Kurzbeschreibungen an Prozessschritten.

Vor der Freigabe läuft der Entwurf durch einen Workflow, der sich je Objekttyp per No-Code einrichten lässt. Nach der Freigabe fordert Aeneis alle beteiligten Rollen zur Kenntnisnahme auf, Management und Prozessverantwortliche sehen den Stand in Dashboards. Kommentare lassen sich an einzelne Eigenschaften eines Objekts hängen. Wer per @ erwähnt wird, bekommt eine Benachrichtigung und ein To-do im eigenen Dashboard. Wiederkehrende Aufgaben wie Risikokontrollen legt das System in festen Abständen an und weist sie den Verantwortlichen zu. Mit dem Compliance Manager prüft man anschließend über KI-erzeugte Tests, ob Mitarbeitende ihre Rolle im Prozess verstanden haben.

Als veröffentlichte Referenz nennt intellior die Bayer AG. Dort entstand mit Aeneis ein konzernweites BPM-System mit dem Prozessportal „myBPM“, 2019 ausgezeichnet mit dem Process Solution Award in der Kategorie Prozessmanagement. Die Aufwände für Dokumentation und Informationssuche sanken laut Success Story nach Kundenschätzungen um mehr als 1 Mio. € pro Jahr. Die Zahl stammt vom Anbieter und ist nicht unabhängig geprüft.

Preise und Pläne

intellior veröffentlicht keine Preise. Das Hauptmenü hat keinen Punkt für Preise, die Abrechnungseinheit legt erst der Einzelvertrag fest. Konditionen gibt es nur im Gespräch, der Weg dorthin führt über eine kostenlose Live-Demo von 30 Minuten oder eine kostenfreie Erstberatung. Laut Demo-Seite meldet sich der Anbieter innerhalb von 24 Stunden.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan gibt es nicht, wohl aber einen Test über 30 Tage. Laut Testseite braucht er keine Kreditkarte, der Zugang kommt in unter 5 Minuten per E-Mail, Onboarding-Unterstützung ist inklusive, und der Test endet automatisch ohne Kündigung. Die Datenschutzerklärung regelt den Test genauer. Die Testumgebung läuft als Software as a Service. Echtdaten dürfen erst nach Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung hinein, und nach Ablauf werden alle Testdaten gelöscht. Als Gegenleistung für die kostenfreie Teststellung erlaubt man intellior, die Kontaktdaten für Beratung zum Angebot zu nutzen und an die Vertriebsorganisation weiterzugeben. Die Erlaubnis lässt sich widerrufen.

Zur Vertragsform verlinkt die AGB-Seite vier getrennte Bedingungen: Softwarelizenzen, SaaS, Software-Wartung mit Hotline-Service und Softwarepflege sowie Dienstleistungen. Alle tragen den Stand 01.08.2018. Zwei Wege führen zu Aeneis.

SaaS: Applikationsbetrieb, Hotline-Service und Softwarepflege bilden einen Service-Vertrag. Kündbar ist er erstmals zum Ende von 12 Monaten mit drei Monaten Frist, danach verlängert er sich um jeweils weitere 12 Monate. Eine anteilige Rückvergütung bereits gezahlter Nutzungsgebühren ist ausgeschlossen. Die Gebühren sind in den im Einzelvertrag genannten Raten jeweils zum Monatsersten im Voraus fällig, zuzüglich Mehrwertsteuer. Zum 1. Januar darf intellior sie anpassen, höchstens um die zwischenzeitliche Steigerung des Verbraucherpreisindex plus 2 Prozentpunkte. Zum Betrieb gehören ein tägliches Backup mit wöchentlichem Fullbackup und 14 Tagen Aufbewahrung. Bei betriebsverhindernden Fehlern beginnt die Fehlerbehebung innerhalb von 8 Stunden, bei betriebsbehindernden innerhalb von 2 Tagen, jeweils während der Geschäftszeiten der Entwicklung. Eine Anbindung an LDAP oder SSO setzt laut AGB eine permanente VPN-Verbindung voraus. Die Haftung ist auf 10.000 € begrenzt.

Kauflizenz (On-Premise): Die Vergütung besteht aus einer Einmal-Lizenzgebühr für ein zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht. Welches Lizenzmodell gilt, steht je Produkt oder Modul im Einzelvertrag. Die AGB beschreiben unter anderem Lizenzen nach Mitarbeiterstammsätzen, Single User, Concurrent User und Named User. Die Installation übernimmt intellior nur als gesondert beauftragte, kostenpflichtige Dienstleistung. Für Server, Netzwerk, Betriebssystem, Datenbank und Webserver ist der Kunde selbst verantwortlich, samt Patches, Updates und Datensicherung. Die Haftung ist auf 25.000 € oder die Einmalgebühr des betroffenen Lizenzmaterials begrenzt, es gilt der höhere Betrag.

Hotline und Support laufen laut SaaS-AGB ausschließlich auf Deutsch, werktags von 9 bis 12:30 und von 13:30 bis 17 Uhr. Die Supportseite richtet Telefon, E-Mail und Ticket-System an Wartungskunden. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Belegte Stärken: Prozessmanagement und GRC liegen in einer Oberfläche und auf einer Datenbasis, Aufgaben, Kontrollen, Audits und Maßnahmen werden integriert verwaltet. Der Betrieb ist als Cloud oder On-Premise möglich, die SaaS-AGB sichern die Speicherung der Kundendaten in der EU zu. Die Schnittstellenseite nennt BPMN 2.0, SCIM-V2, SharePoint und den SAP Solution Manager 7.2 jeweils bidirektional, dazu LeanIX, DeepL, Excel, JDBC-Datenbanken, Web-Services und eine REST-API. Für Single Sign-on stehen LDAP, OAuth 2.0 mit Azure, AWS Cognito, ADFS oder Okta und SAML 2 mit ADFS zur Wahl. Ab Version 7.5 gibt es eine App für Microsoft Teams. intellior ist nach ISO 9001 (2019) und ISO 27001 (2023) zertifiziert und hat diese Zertifizierungen nach eigener Aussage mit den hauseigenen Apps für Auditmanagement und ISMS durchgeführt.

Belegte Schwächen: Es gibt keine veröffentlichten Preise und keinen dauerhaft kostenlosen Plan. Der SaaS-Vertrag bindet mindestens 12 Monate und verlängert sich automatisch, die Haftung ist auf 10.000 € begrenzt, die Hotline spricht nur Deutsch. Die AGB nennen bereits die intellior GmbH, tragen aber den Stand 01.08.2018, während die GmbH laut Firmenchronik erst 2024 aus der AG entstand. Neben dem Werbeversprechen „Hosting in Deutschland“ nennt der Anbieter selbst zwei Dienste, die nicht ausdrücklich in Deutschland laufen. Die KI arbeitet laut FAQ in europäischen Rechenzentren. Das Supportportal betreibt intellior laut Datenschutzerklärung mit Jira der Atlassian PTA Ltd. mit Sitz in Sydney, Australien, abgesichert über Standarddatenschutzklauseln. Dieselbe Erklärung weist selbst darauf hin, dass in diesen Ländern kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann.

Dazu widerspricht sich der Anbieter bei der Verbreitung. Die Unternehmensseite schreibt „Über 1.000 Unternehmen vertrauen auf Aeneis“, die Kontaktseite „Über 300 zufriedene Unternehmen, die jeden Tag Aeneis nutzen“. Die auf vielen Seiten genannten „4,5 Sterne bei Capterra“ sind eine Selbstangabe des Anbieters. Und intellior gehört seit 2024 zur internationalen Volaris Group. Die Vertragsbedingungen veröffentlicht weiterhin die intellior GmbH unter eigenem Namen, ihr Sitz ist laut Impressum Stuttgart.

Alternativen zu Aeneis

In derselben Kategorie stehen mit GBTEC Platform, ADONIS Business Transformation Suite, ARIS und SAP Signavio weitere Plattformen für Prozessmanagement im Verzeichnis. Beim Vergleich lohnt der Blick auf drei Punkte: ob GRC im selben Datenmodell liegt wie die Prozesse, wo Daten, KI und Support tatsächlich verarbeitet werden, und ob der Anbieter eine Abrechnungseinheit nennt.

Aeneis im Vergleich

Aeneis nennt keine Beträge. Damit steht das Werkzeug in dieser Kategorie nicht allein: 208 von 352 Anbietern geben ihre Preise erst im Gespräch heraus.

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 135 von 352 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 169.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet Aeneis nicht. In der Kategorie haben 86 von 352 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Wir halten Aeneis für eine ernsthafte Wahl, wenn Prozessdokumentation und Managementsysteme heute in getrennten Werkzeugen liegen und ein Audit jedes Mal zur Sammelaktion wird. Die Stärke ist das gemeinsame Datenmodell: Ein Risiko, eine Kontrolle und ein Auditbefund hängen am selben Prozess, und die Kenntnisnahme nach einer Freigabe ist eingebaut statt nachgerüstet. In unseren Projekten ist das oft genau die Stelle, an der Lösungen aus Visio, Excel und SharePoint an ihre Grenzen kommen.

Für kleine Teams, die nur ein paar Abläufe zeichnen wollen, ist Aeneis zu viel System. Ohne Preisliste ist auch keine schnelle Budgetschätzung möglich. Plane die Live-Demo deshalb mit einer konkreten Frage zur Abrechnungseinheit und zu den Wartungskosten. Und nimm die Werbeaussage zum Hosting nicht pauschal: Lass dir für Produktivbetrieb, KI und Supportportal jeweils den Verarbeitungsort und die Unterauftragsverarbeiter schriftlich geben. Die SaaS-AGB lohnen eine Verhandlung, vor allem die zwölfmonatige Bindung und die niedrige Haftungsgrenze. Weil sie den Stand 2018 tragen, würden wir den aktuellen Hosting-Partner im Angebot ausdrücklich bestätigen lassen.

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