Xentral Connect: 10 Workflows die du sofort einrichten solltest

Xentral hat zwei verschiedene Automatisierungsebenen, die viele Nutzer nicht klar trennen: Xentral Connect verbindet das ERP mit externen Systemen, also Shops, Marktplätzen, Versanddienstleistern und Zahlungsanbietern. Xentral Flows automatisiert, was danach passiert, nämlich die internen Prozesse, die durch einlaufende Daten ausgelöst werden.

Wer beides kombiniert, kann aus Shopify-Bestellungen, eBay-Aufträgen und Amazon-Orders automatisch Rechnungen erzeugen, Lager zuweisen, Versandlabel drucken und Kundenmails versenden. Das ist kein futuristisches Szenario, sondern Standardfunktion, wenn man die richtigen Workflows einrichtet.

Was Xentral Connect eigentlich ist

Xentral Connect ist eine in Xentral integrierte Middleware. Sie synchronisiert Daten zwischen dem ERP und externen Plattformen, ohne dass du Code schreiben musst. Die Verbindungen laufen als separater Layer, der auch nach Xentral-Updates kompatibel bleibt.

Standardmäßig unterstützt Xentral Connect Plattformen wie Amazon, eBay, Shopify und Shopware. Für Versanddienstleister wie DHL und GLS sowie Zahlungsanbieter und Buchhaltungstools wie DATEV gibt es ebenfalls fertige Integrationen. Für Systeme, die nicht im Standard enthalten sind, können zertifizierte Partner individuelle Verbindungen aufbauen.

Das Ergebnis: Bestellungen laufen aus allen Kanälen zentral in Xentral ein und werden dort weiterverarbeitet, von der Auftragserfassung über die Rechnungsstellung bis zum Versand.

10 Workflows die du sofort einrichten kannst

Diese Workflows stehen im Xentral Marketplace bereit. Alle sind kostenlos und direkt einsatzbereit, ohne Programmierkenntnisse.

1. Automatische Rechnungserstellung Der Workflow erstellt Rechnungen aus einer definierten Auftragsliste und gibt sie optional direkt frei. Du definierst, welche Aufträge (nach Projekt, Kanal oder Status) betroffen sind, den Rest übernimmt Xentral.

2. Autoversand-Verzögerung Aufträge werden erst nach einem definierten Zeitraum zum Versand freigegeben. Nützlich, wenn du Kunden ein kurzes Zeitfenster für Adresskorrekturen lassen möchtest oder wenn interne Freigabeschritte nötig sind.

3. Vorkassen-Stornierung Überfällige Vorkassen-Aufträge werden automatisch storniert, wenn innerhalb einer definierten Frist keine Zahlung eingegangen ist. Reduziert manuellen Aufwand und hält die Auftragsliste sauber.

4. Autoversand-Blockierung bei Problemen Dieser Workflow stoppt den automatischen Versand, wenn zwischen Rechnungsbetrag und Auftragswert eine Differenz besteht oder wenn die Marge negativ ist. Ein Sicherheitsnetz, das verhindert, dass fehlerhafte Aufträge unbemerkt ausgeliefert werden.

5. Dynamische Lagerzuordnung Aufträgen wird automatisch das bevorzugte Lager oder ein Lager in einem bestimmten Land zugewiesen. Relevant für Händler mit mehreren Lagerstandorten oder Fulfillment-Partnern.

6. Zahlungsziel und Skonto automatisch setzen Neue Aufträge, die einem bestimmten Projekt zugeordnet sind, erhalten automatisch das hinterlegte Zahlungsziel und Skonto aus den Kundenstammdaten. Vermeidet, dass Konditionsfehler erst auf der Rechnung auffallen.

7. Gratisartikel ab bestimmtem Bestellwert Aufträge, die einen definierten Bestellwert überschreiten, bekommen automatisch einen oder mehrere Gratisartikel hinzugefügt. Ein klassischer Anwendungsfall für Promotionen, der sonst manuell gepflegt werden müsste.

8. Shop-Kanal-Verknüpfung für neue Aufträge Einlaufende Aufträge werden automatisch mit dem entsprechenden Verkaufskanal verknüpft. Das klingt trivial, ist aber wichtig für korrekte Auswertungen nach Kanal und für kanalspezifische Automatisierungsregeln.

9. Vertriebsmitarbeiter-Zuordnung Aufträge werden automatisch dem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen, der im Kundenstamm hinterlegt ist. So stimmt die Provision-Abrechnung auch bei hohem Auftragsvolumen ohne manuelle Nachpflege.

10. Kundendaten-Bereinigung Der Workflow identifiziert und löscht Kundendatensätze, bei denen wichtige Kontaktinformationen fehlen. Das ist weniger glamourös als die anderen, aber saubere Stammdaten sind die Grundlage für alle anderen Automatisierungen.

Wie du mit Xentral Flows eigene Regeln baust

Über den Xentral Marketplace kannst du fertige Workflows übernehmen und anpassen. Wenn du eigene Regeln brauchst, die nicht abgedeckt sind, kommt Xentral Flows ins Spiel.

Flows arbeiten mit einfachen Wenn-Dann-Regeln: Wenn Auftrag von Kanal X eingeht, dann Lager Y zuweisen, Rechnung erstellen und Versandlabel anfordern. Du verbindest Trigger und Aktionen visuell, ohne Code. Das Interface richtet sich bewusst an Anwender ohne Entwicklungshintergrund.

Für komplexere Anforderungen, also tiefe Eingriffe in Standardprozesse oder eigene Integrationslogik, gibt es eine erweiterte Editor-Version für zertifizierte Xentral-Partner. Wenn dein Prozess zu spezifisch für Standardworkflows ist, lohnt sich das Gespräch mit einem Partner.

Was du vorher klären solltest

Automatisierung spart Zeit, setzt aber voraus, dass die zugrundeliegenden Prozesse klar definiert sind. Ein Workflow, der automatisch Rechnungen erstellt, liefert nur dann saubere Ergebnisse, wenn Aufträge, Kundendaten und Preiskonditionen vollständig und korrekt in Xentral gepflegt sind.

Bevor du die ersten Workflows einrichtest: Prüfe die Datenqualität in deinem Xentral-Account. Fehlende oder inkonsistente Stammdaten, unklare Projektstruktur, Doppelungen im Kundenstamm, wirken sich direkt auf die Ausgabe der Automatisierungen aus.

Das erste, was die meisten nach dem Einrichten bemerken: Die Fehler, die bisher im manuellen Prozess unsichtbar waren, werden durch die Automatisierung sichtbar. Das ist keine Schwäche der Software, sondern ein Feature.

Nächste Schritte

Wenn du Xentral bereits nutzt und noch nicht tief in Connect und Flows eingetaucht bist, fang mit Workflow 1 oder 3 aus dieser Liste an. Beide haben klare Trigger, wenig Komplexität und einen unmittelbar messbaren Effekt.

Wer Xentral gerade einführt oder an die Grenzen der bisherigen Konfiguration stößt, findet bei uns Unterstützung im Bereich ERP & Warenwirtschaft sowie Automation & Prozessoptimierung. Für ein erstes Gespräch kannst du dir direkt einen Termin reservieren.