EU-Software: Warum der Wechsel weniger aufwändig ist, als du denkst

Die meisten Unternehmen nutzen Google Analytics, Mailchimp, Slack und Asana nicht, weil sie die beste Lösung sind. Sondern weil sie die erste waren, die jemand eingerichtet hat. Irgendwann hat sich niemand mehr die Frage gestellt, ob es Alternativen gibt.

Gleichzeitig wird die Datenschutzlage nicht lockerer. Seit dem Schrems-II-Urteil 2020 haben österreichische, französische und italienische Datenschutzbehörden Google Analytics in Einzelentscheidungen als rechtswidrig eingestuft. Der CLOUD Act gibt US-Behörden unter bestimmten Umständen Zugriff auf Daten, die auf Servern amerikanischer Unternehmen liegen, egal wo diese Server physisch stehen. Und wer als Unternehmen in Deutschland, Österreich oder der Schweiz personenbezogene Daten verarbeitet, hat gegenüber seinen Kunden eine Rechenschaftspflicht über den Verbleib dieser Daten.

Das klingt nach einem juristischen Problem. Ist es auch. Aber die Lösung ist weniger kompliziert als viele denken: Für fast jede gängige SaaS-Kategorie gibt es mittlerweile EU-Software-Alternativen, die funktional mithalten und datenschutzrechtlich deutlich unkomplizierter sind.

Wir haben in den letzten Wochen über 200 davon in unserem Tool-Verzeichnis erfasst. Nicht als Linksammlung, sondern mit Preisen, Stärken, Schwächen und einer ehrlichen Einschätzung, für wen das jeweilige Tool taugt. Hier die wichtigsten Kategorien im Überblick.

Analytics: Der einfachste Wechsel überhaupt

Wer noch Google Analytics nutzt und sich nicht aktiv mit den rechtlichen Implikationen beschäftigt hat, sollte hier anfangen. Nicht weil Analytics die wichtigste Kategorie ist, sondern weil der Wechsel am wenigsten weh tut.

Plausible ist die sauberste Lösung für die meisten KMU-Websites. Kein Cookie-Banner nötig, weil keine Cookies gesetzt werden. Die Oberfläche zeigt genau die Daten, die für Marketing-Entscheidungen tatsächlich relevant sind, ohne das Rauschen von 200 Google-Analytics-Berichten, die niemand liest. Ab 9 Euro im Monat, tschechisches Unternehmen, EU-Server.

Matomo ist die bessere Wahl, wenn du detailliertere Auswertungen brauchst oder die Daten auf deinem eigenen Server haben willst. Kann kostenlos selbst gehostet werden. Wer das nicht will, zahlt für die Cloud-Version. Neuseeländisches Unternehmen mit EU-Hosting-Option, was für die DSGVO-Konformität reicht, aber bei einer Prüfung genauer hingeschaut werden sollte.

Pirsch kommt aus Deutschland, ist schlank, schnell und kostet wenig. Für Unternehmen, die hauptsächlich wissen wollen, woher ihre Besucher kommen und welche Seiten funktionieren, reicht das völlig.

Der Punkt: Du verlierst bei keiner dieser Lösungen etwas, das dein Tagesgeschäft beeinflusst. Die meisten Unternehmen nutzen von Google Analytics ohnehin nur einen Bruchteil der Funktionen.

E-Mail-Marketing: Die Migration einer Liste dauert einen Nachmittag

Mailchimp ist der Klassiker. Funktioniert, keine Frage. Aber Mailchimp gehört zu Intuit, einem US-Konzern. Daten liegen auf US-Servern. Und die Preise sind in den letzten Jahren kräftig gestiegen.

Brevo (früher Sendinblue) ist der direkteste Ersatz. Französisches Unternehmen, EU-Server, vergleichbarer Funktionsumfang: Automatisierungen, transaktionale E-Mails, SMS-Marketing, CRM. Die Preise sind bei größeren Listen oft deutlich günstiger als bei Mailchimp.

CleverReach kommt aus Rastede in Niedersachsen. Weniger fancy als Brevo, dafür solide, deutschsprachiger Support und für den deutschen Markt optimiert. Wer keine komplexen Automatisierungen braucht, ist hier gut aufgehoben.

rapidmail aus Freiburg ist ähnlich positioniert: einfach, zuverlässig, deutsch. Guter Einstieg für Unternehmen, die zum ersten Mal einen Newsletter aufsetzen.

Technisch ist die Migration unkompliziert: Liste exportieren, beim neuen Anbieter importieren, Templates nachbauen. Bei Listen unter 10.000 Kontakten ist das an einem Nachmittag erledigt.

Projektmanagement: Hier wird es interessant

Bei Projektmanagement-Tools ist der Markt in Europa stärker, als die meisten vermuten.

OpenProject ist ein deutsches Open-Source-Projekt mit einer soliden Community-Edition. Wer Jira-ähnliche Funktionalität will, ohne sich an Atlassian zu binden, findet hier eine echte Alternative. Besonders stark bei klassischem Projektmanagement mit Gantt-Charts und Zeitplänen.

MeisterTask kommt aus München und ist die europäische Antwort auf Trello, nur mit besserer Automatisierung. Kanban-Boards, Zeitleisten, Integrationen. Für kleinere Teams mit visuellen Workflows eine gute Wahl.

Taiga ist Open Source und kostenlos selbst hostbar. Die Oberfläche ist modern, der Funktionsumfang deckt Scrum und Kanban ab. Für Tech-Teams, die Eigenhosting nicht scheuen, eine der besten Optionen.

Der ehrliche Hinweis: Wenn dein Team tief in Notion, Asana oder Monday eingearbeitet ist und die Tools intensiv nutzt, ist ein Wechsel aufwändiger als bei Analytics oder E-Mail. Das heißt nicht, dass er sich nicht lohnt. Aber er braucht Planung und ein klares Warum.

Hosting und Cloud: Wo Europa wirklich stark ist

Bei Infrastruktur ist Europa nicht die Alternative, sondern oft die bessere Wahl. Punkt.

Hetzner aus Nürnberg betreibt eine der günstigsten und zuverlässigsten Cloud-Infrastrukturen in Europa. Ein vergleichbarer Server kostet bei Hetzner oft ein Fünftel dessen, was AWS oder Google Cloud berechnen. Kein Startup-Hype, keine komplizierten Preismodelle, einfach solide Technik aus Franken.

netcup aus Karlsruhe ist ähnlich positioniert: günstig, zuverlässig, deutscher Support. Besonders bei VPS und Root-Servern eine starke Option.

Contabo ist der Preisbrecher im Markt. Wer viel Rechenleistung für wenig Geld braucht und keine Premium-Oberfläche erwartet, wird hier fündig.

Scaleway aus Frankreich ist für Unternehmen interessant, die eine AWS-ähnliche Plattform mit europäischem Sitz suchen: Object Storage, Kubernetes, Serverless Functions, alles vorhanden.

Warum “EU-Sitz” nicht automatisch “sicher” bedeutet

Bevor du jetzt blind alles auf EU-Tools umstellst: Ein europäischer Firmensitz allein reicht nicht.

Einige EU-Unternehmen hosten ihre Daten auf AWS oder Google Cloud, also auf US-Infrastruktur. Andere wurden von US-Konzernen übernommen und fallen seither unter US-Recht. Wieder andere haben ihren Sitz in der EU, verarbeiten Daten aber über Subprozessoren in den USA.

Die drei Fragen, die du bei jedem Tool stellen solltest:

1. Wo liegt der Firmensitz? EU ist gut, reicht aber allein nicht.
2. Wo stehen die Server? Entscheidend ist der physische Standort der Datenverarbeitung.
3. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit konkreten Serverstandortangaben? Ohne AVV kein DSGVO-konformer Einsatz. Bei den meisten EU-SaaS-Tools ist das ein Standarddokument, das auf der Website verfügbar ist.

In unserem Verzeichnis ist für jedes Tool ausgewiesen, ob der Anbieter aus der EU kommt und in welchem Land der Firmensitz liegt. Das gibt eine erste Orientierung. Für eine rechtssichere Entscheidung, besonders bei sensiblen Kundendaten, lohnt sich trotzdem ein genauer Blick in die Verträge.

Wo du anfangen solltest (und wo nicht)

Nicht alles auf einmal. Dieser Fehler passiert häufig: Ein Unternehmen beschließt, komplett auf EU-Software umzusteigen, und startet gleichzeitig mit CRM, ERP und Projektmanagement. Drei Monate später ist nichts fertig und alle sind frustriert.

Stattdessen:

Zuerst die Low-Hanging-Fruits. Analytics und E-Mail-Marketing lassen sich in Stunden umstellen. Das Risiko ist gering, der Datenschutzgewinn sofort spürbar. Wenn du aktuell Google Analytics und Mailchimp nutzt, ist das der logische erste Schritt.

Dann die Tools mit geringer Integrationstiefe. Passwortmanager (Bitwarden oder Passbolt statt LastPass), Dateitransfer (SwissTransfer statt WeTransfer), Videokonferenzen (Whereby oder OpenTalk statt Zoom). Diese Tools hängen nicht an anderen Systemen und lassen sich unabhängig tauschen.

Zuletzt die tief integrierten Systeme. CRM, ERP, Marketing-Automation. Hier steckt die eigentliche Arbeit, weil Daten migriert, Schnittstellen angepasst und Teams umgeschult werden müssen. Das ist kein Nachmittagsprojekt, sondern ein geplantes Vorhaben.

200+ Tools, filterbar nach Kategorie

Das vollständige Verzeichnis ist unter Tools & Services erreichbar. Jeder Eintrag enthält eine Beschreibung, konkrete Preise (mit Prüfdatum), Vor- und Nachteile sowie eine Einschätzung, für welchen Einsatzzweck das Tool passt.

Wenn du nicht sicher bist, welches Tool für deinen konkreten Fall das richtige ist, oder wenn du deine aktuelle Software-Landschaft auf DSGVO-Risiken prüfen willst: Dafür gibt es unsere Fokus-Sessions. 45 Minuten, ein klares Ergebnis.