Whereby

Was ist Whereby?

Whereby verkauft zwei verschiedene Dinge unter einem Namen, und das ist die wichtigste Information über dieses Produkt. Whereby Meetings ist ein Videokonferenz-Werkzeug „for individuals and teams” und wird je Lizenz abgerechnet. Whereby Embedded ist eine Video-API „for product builders” und wird nach Nutzung abgerechnet. Der Anbieter stellt es auf seiner Produktauswahl selbst gegenüber: „How pricing works pay per user license” auf der einen Seite, „Pay for usage (participant minutes)” auf der anderen. Ein Satz auf derselben Seite zieht die Grenze noch härter: „Please note: A separate account is required for each product.”

Hinter beiden Produkten steht die Whereby AS, Gate 1 no. 107 in 6700 Måløy, Norwegen, Organisationsnummer NO 997742346. Das Produkt hat eine Geschichte, und der Anbieter erzählt sie offen: Gegründet wurde es 2013 als appear.in, „during a Summer intern project inside Norwegian telecom company Telenor”. 2017 folgte die Ausgründung zu neuen Eigentümern, „we spun out and found a home with new owners, Videonor”. 2019 wurde aus appear.in Whereby, 2020 kam Whereby Embedded dazu.

2023 hat der Anbieter seine Prioritäten verschoben, und das steht wörtlich auf der eigenen Seite: „we pivoted our product and engineering teams to focus 100% on building and supporting Whereby Embedded.” Genau das erklärt die unterschiedlichen Funktionslisten. Transkriptionen, Live-Untertitel, Cloud Recording und RTMP-Streaming hängen an der API. Meetings bekommt sie nicht, dort heißt die Aufzeichnung „Local Recording” und tut genau das: „Record calls and save locally.”

Für wen eignet sich Whereby?

Meetings passt zu Beratern, Agenturen, Trainern und kleinen Teams, die regelmäßig mit externen Gästen sprechen. Der Grund steht in einem Satz auf der Produktseite: „No downloads and no login for guests required.” Das Konto braucht nur der Gastgeber. Laut DSGVO-Seite geht es sogar ganz ohne: „Users have the ability to use Whereby anonymously without providing an email address or downloading anything to join a meeting.”

Embedded passt zu Produktteams, die Video in eine eigene Anwendung einbauen, statt Nutzer auf ein fremdes Tool zu schicken. Telemedizin ist der sichtbar gepflegte Schwerpunkt: „Using our video conferencing API, digital healthcare platforms can embed reliable, secure video calls with ease.” Für Vorhaben dieser Art lohnt der Blick in unsere Webentwicklung, denn die Einbettung ist die eine Hälfte der Arbeit, die Abrechnung nach Minuten die andere.

Wer Transkripte oder Aufzeichnungen in der Cloud braucht, liegt mit Meetings falsch. Beides gibt es nur über die API, und die Transkription ist ausdrücklich für eingebettete Sitzungen gedacht: „Give your users secure, accurate transcripts of their embedded live sessions”. Für große Webinare ist Whereby ebenfalls die falsche Wahl: Business endet bei „200 attendees per meeting”, und die API zählt genauso, „Number of video call participants Explore 200 Build 200 Enterprise 200”. Nur der Viewer-Modus der API geht darüber hinaus, „for up to 400 participants”, und zwar als reiner Zuschauermodus. Und wer Telefoneinwahl außerhalb Nordamerikas erwartet, findet eine klare Einschränkung in der Funktionsliste: „Dial-In Support for dialling in to meetings using your phone (US Only)”.

Whereby im Arbeitsalltag

Der Ablauf in Meetings ist kurz. Du buchst eine Lizenz, legst eine Raum-URL an und teilst den Link. Wie viele Räume möglich sind, hängt am Tarif: ein Raum im Free-Plan, „3 room URLs” in Pro, „Unlimited room URLs” in Business, dort zusätzlich mit eigener Subdomain. Gäste klicken den Link und sind im Browser drin, ohne Installation, weil alles über WebRTC läuft: „No app or software download required; all calls happen in the browser using WebRTC.”

Die Aufzeichnung ist der Punkt, an dem die Werbung und das Kleingedruckte auseinandergehen. Die Preiskarte verspricht Pro-Kunden „Unlimited recording”. Die Sicherheitsseite sagt, was damit gemeint ist: „For the Meetings product, only Local Recording is available. Data from Local Recording is only saved locally, in the user’s browser until download.” Die DSGVO-Seite nennt die Funktion sogar ein Zusatzmodul und erklärt die Folge: „add-on feature, which is available in the Pro and Business plans, only allows user-side recording, so the recording is never uploaded to Whereby’s servers.” Wer die Datei nicht herunterlädt, hat keine Aufzeichnung. Chat ist genauso flüchtig: „Chat messages are not stored permanently.”

In Embedded sieht der Weg anders aus. Räume entstehen über die Schnittstelle, „Create video rooms via our API”, und landen danach in der eigenen Anwendung, entweder über die fertige Oberfläche, „Embed Whereby’s celebrated video meeting UI with a few lines of code using a web component or iframe”, oder tiefer über das SDK, „Create completely custom real-time video integrations”. Ereignisse kommen per Webhook zurück, „Get real-time video call event notifications”, die Nutzung steht in der Insights Suite im Dashboard. Abgerechnet wird dabei nicht der Call, sondern die Teilnehmerminute, und bei Transkription und Untertiteln zählt nur, wer nicht stummgeschaltet ist: „From $0.0065 per unmuted participant minute”. Wer solche nutzungsabhängigen Posten in bestehende Abläufe einbaut, sollte sie früh messbar machen, wie in jedem anderen Projekt zur Automation und Prozessoptimierung.

Preise und Pläne

Zwei Preismodelle, die nichts miteinander zu tun haben. Ein Lizenzpreis und ein Minutenpreis stehen hier deshalb nicht in einer Reihe.

Whereby Meetings, je Lizenz. Free kostet nichts und bietet „1 room URL 4 attendees per meeting Meetings for up to 30 minutes”. Pro kostet „$10.99 per month” für einen Host und bringt drei Raum-URLs, 100 Teilnehmer, kein Zeitlimit, eigenes Branding und die lokale Aufzeichnung. Business kostet „$13.99 per month per host” mit der Auflage „Minimum 3 hosts” und bringt unbegrenzte Raum-URLs, 200 Teilnehmer, Shared und Flex Rooms sowie eine eigene Subdomain. Business lässt sich 14 Tage testen. Ein Detail aus der Vergleichstabelle, das auf den Tarifkarten fehlt: gleichzeitig sichtbar sind „Active videos Free 4 Pro 12 Business 24”, die 100 Teilnehmer in Pro verteilen sich also auf 12 aktive Videos.

Die Preisseite hat einen Umschalter, „Monthly Annual Save 17%”, und zeigt die Monatsansicht. Die Jahresbeträge stehen nur im Quelltext der Seite: 109,90 USD für Pro und 139,90 USD für Business je Host. Darunter der Hinweis „*All prices are in USD, excl. VAT”.

Whereby Embedded, nach Nutzung. Explore kostet 0 USD und deckt „Up to 2,000 participant minutes/mo” ab, danach ist Schluss, denn die Karte sagt ausdrücklich „No additional participant minutes No premium features No support SLA Limited white labelling”. Build kostet „$10.99 per month” als Grundgebühr, enthält ebenfalls 2.000 Minuten und rechnet darüber „$0.0042 per participant minute”. Die Zusatzposten werden einzeln bemessen: Cloud Recording „$0.01 per minute”, Session-Transkriptionen und Live-Untertitel „From $0.0065 per unmuted participant minute”, Transkription von Aufzeichnungen „$0.024 per minute”, Live-Streaming „$0.01 per minute”. Beim Speicher sind „30 GB days” enthalten, darüber kostet es „$0.0015 per GB day”. HIPAA-Konformität ist in Build ein Aufpreis, „HIPAA compliance ($16.99/mo)”. Enterprise steht mit „Custom per month” und nennt Mengenrabatte, einen Technical Success Manager und HIPAA als Bestandteil.

Zwei Zahlen, die leicht verwechselt werden: Die 10,99 USD pro Monat tauchen in beiden Produkten auf, bedeuten aber Verschiedenes. In Meetings sind sie der vollständige Preis für eine Lizenz, in Embedded nur die Grundgebühr vor der ersten abgerechneten Minute. Die Verfügbarkeit ist in allen drei API-Stufen gleich, „Availability Explore 99.9% Build 99.9% Enterprise 99.9%”. Zwei weitere Grenzen von Explore stehen nur in der Vergleichstabelle: „Remove Whereby branding Explore - Build Enterprise File sharing Explore - Build Enterprise”. Der Technical Success Manager bleibt Enterprise vorbehalten, „Technical Success Manager Explore - Build - Enterprise”. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Beide Preismodelle stehen vollständig im Netz. Nicht nur die Tarife, sondern auch die Minutenpreise für Aufzeichnung, Transkription, Untertitel und Streaming sowie die Speicherkosten je GB-Tag. Ein Vertriebsgespräch verlangt nur die Enterprise-Stufe, und für kleinere Kunden verweist der Anbieter selbst auf den Selbstbedienungsweg: „We recommend Start-ups and SMBs sign up to a Free or Build plan today to test out our API solution with no commitment.”

Die Datenschutzaussagen widersprechen sich zwischen den eigenen Seiten. Die Startseite wirbt mit „European owned and privacy-first by design” und behauptet „Built in Europe, our products are GDPR and HIPAA compliant, and ISO 27001 certified.” Die Funktionsliste bindet HIPAA dagegen an die API, „Can be configured for HIPAA-compliant telehealth video consultations”, und die Produktauswahl setzt bei Meetings einen Strich in genau diese Zeile: „HIPAA compliance Embedded Meetings -”. Die About-Seite formuliert es vorsichtiger als die Startseite, dort heißt es „can be configured as a HIPAA-compliant setup”.

Beim Speicherort dasselbe Muster. Die Sicherheitsseite sagt „Whereby relies mostly on AWS for its core infrastructure, using the Dublin, Ireland availability zone, ensuring data remains within the EU”. Zwei Absätze vorher steht aber „Whereby is hosted on world-class globally-distributed IT infrastructure”, und die DSGVO-Seite erklärt, was das heißt: „Whereby operates a global infrastructure of video routers distributed across the world, and users will be automatically routed to the closest available one to them.” Die Datenschutzerklärung wird noch deutlicher: „The hosting facilities for Account information stored by Whereby are situated in Ireland. The hosting facilities for Usage information are situated in Ireland and the United States.” Konzerngesellschaften gibt es „in Norway, the United Kingdom and the United States”. Dieselbe Erklärung trägt den Stand „Last updated: July 4th, 2022” und kündigt eine Umstellung an, die längst vorbei ist: „we will continue to rely on the old SCCs until September 27,2021”.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung deckt einen engeren Fall ab, als die Überschrift vermuten lässt. Die Funktionsliste nennt „End-to-end encryption Secure conversations in small rooms (P2P)”, und die DSGVO-Seite definiert, wie klein ein kleiner Raum ist: Users can choose between „Small” room size (up to 2 participants) and larger rooms. Ab dem dritten Teilnehmer gilt: „Streams will always be encrypted (DTLS-SRTP) in transit but will be decrypted and re-encrypted when passing through the video routers.”

Noch eine belegte Eigenheit: Die Kundenstimmen auf Startseite, Preisseite und Telemedizin-Seite nennen echte Firmen, aber keinen echten Menschen. Als Autor steht überall „John Doe”, auf der Preisseite als CEO von Miro, auf der Startseite als „Senior Product Manager”. Nachprüfbar ist damit keines dieser Zitate.

Alternativen zu Whereby

Aus derselben Kategorie kommen alfaview, OpenTalk, Digital Samba und Nextcloud Talk in Frage. Welche davon passt, hängt weniger am Funktionsumfang als an der Frage, ob du ein fertiges Meeting-Werkzeug oder eine einbettbare Schnittstelle suchst. Wer diese Entscheidung nicht alleine treffen will, findet sie bei uns in der Beratung und Betreuung.

Whereby im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst und steht auf keiner Herstellerseite.

Whereby nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 38 von 63 Werkzeugen (60 Prozent).

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 28 Alternativen mit EU-Sitz, davon 16 aus Deutschland.

Überblick

Für externe Gespräche mit Kunden, die kein Tool installieren wollen, halten wir Whereby Meetings weiterhin für eine der unaufwendigsten Lösungen am Markt. Der Pro-Tarif reicht für eine Person, die Beratungsgespräche führt, und die permanente Raum-URL erspart das Terminlink-Theater. Zwei Dinge würden wir vorher klären: dass die Aufzeichnung im Browser landet und nirgendwo sonst, und dass der Business-Tarif erst ab drei Hosts buchbar ist. Wer zu zweit arbeitet, zahlt also für drei oder bleibt in Pro ohne Shared Rooms.

Interessanter finden wir Embedded, und zwar genau wegen des Satzes über den Schwenk von 2023. Wer eine Plattform baut, kauft hier ein Produkt, in das der Anbieter nach eigener Aussage seine ganze Entwicklungskraft steckt, und bekommt eine Abrechnung, die sich vorab durchrechnen lässt. Rechne dabei in Teilnehmerminuten, nicht in Calls: Jeder zusätzliche Teilnehmer multipliziert die Dauer mit, und bei Transkription kommen die Sätze je unstummgeschalteter Minute obendrauf. Für eine Handvoll Beratungstermine im Monat ist das billig, für eine Gruppenschulungsplattform kann es schnell teuer werden.

Beim Datenschutz würden wir die Marketingaussagen nicht ungeprüft übernehmen. Norwegischer Rechtsträger, AWS Dublin und ISO 27001 sind belastbare Punkte. Dass Nutzungsdaten auch in den USA liegen, dass die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei drei Teilnehmern endet und dass die Datenschutzerklärung seit Juli 2022 nicht angefasst wurde, gehört aber in jede ernsthafte Bewertung. Für ein internes Team-Meeting ist das zweitrangig. Für eine Telemedizin-Plattform wäre es der erste Punkt auf der Liste, und zwar schriftlich, mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag daneben.