Was ist eine Inventurdifferenz?

Eine Inventurdifferenz ist die Abweichung zwischen dem Buchbestand, also der Menge, die das ERP-System ausweist, und dem tatsächlich gezählten physischen Bestand beim Inventur. Das ERP zeigt 350 Stück, gezählt werden 327. Die Differenz von 23 Einheiten ist eine Inventurdifferenz.

Sie muss erfasst, korrigiert und buchhalterisch verbucht werden. Und in den meisten Fällen steckt ein erklärbarer Grund dahinter.

Häufige Ursachen für Inventurdifferenzen

Fehlbuchungen sind die häufigste Ursache. Warenausgänge wurden nicht oder falsch gebucht, ein Lagerabgang wurde vergessen, eine Rücksendung wurde falsch erfasst. Das Ergebnis ist ein Buchbestand, der nicht der Realität entspricht.

Schwund und Diebstahl sind weitere Ursachen. Besonders bei kleinteiligen Artikeln oder wertvollem Material passiert das in praktisch jedem Lager. Das ERP kann Schwund nicht verhindern, aber durch konsequente Buchung aller Lagerabgänge und regelmäßige Inventuren den Schwund sichtbar und damit kontrollierbar machen.

Zählfehler bei der Inventur selbst kommen ebenfalls vor. Doppeltes Zählen, vergessene Lagerplätze oder falsch abgelesene Mengen führen zu Differenzen, die keine echten Verluste sind. Deshalb empfiehlt sich bei größeren Abweichungen eine Nachzählung, bevor gebucht wird.

Was nach der Inventur mit Differenzen passiert

Inventurdifferenzen müssen im ERP korrigiert werden, damit Buchbestand und physischer Bestand wieder übereinstimmen. Diese Korrekturbuchungen haben buchhalterische Auswirkungen: Differenzen, die auf Verlust zurückzuführen sind, reduzieren das Betriebsvermögen und müssen entsprechend verbucht werden.

Regelmäßige Inventuren, in manchen Unternehmen als rollende Inventur über das Jahr verteilt, helfen dabei, Differenzen frühzeitig zu erkennen und die Ursachen zu beheben, bevor sie sich aufstauen.

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