Beantwortet von der Redaktion von Business.Digital Stand
“Rechnet sich das?” ist die richtige Frage vor jeder Automatisierung. Hier ist ein konkretes Framework, um das zu berechnen.
Schritt 1: Eingesparte Zeit ermitteln
Miss, wie lange der manuelle Prozess heute dauert. Nicht schätzen, messen. Eine Woche lang dokumentieren, wie viel Zeit für den Prozess aufgewendet wird. Dann multipliziere mit der Häufigkeit: wie oft pro Tag, pro Woche, pro Monat?
Beispiel: Manuelle Bestellbestätigung inkl. CRM-Eintrag: 15 Minuten pro Bestellung. Bei 20 Bestellungen pro Tag sind das 300 Minuten, also 5 Stunden täglich.
Schritt 2: Stundensatz ansetzen
Welchen internen Stundensatz setzt du an? 40 Euro ist ein realistischer Wert für administrative Tätigkeiten im Mittelstand, der Gehalts- und Overhead-Kosten einschließt. Bei höher qualifizierten Tätigkeiten entsprechend mehr.
5 Stunden täglich × 40 Euro × 22 Arbeitstage im Monat = 4.400 Euro monatliche Einsparung.
Schritt 3: Fehlerkosten addieren
Manuelle Prozesse produzieren Fehler: falsche Daten, vergessene Schritte, Doppelarbeiten. Schätze konservativ, wie viel diese Fehler monatlich kosten: Korrekturen, Kundenbeschwerden, Nacharbeit.
Schritt 4: Investition gegenüberstellen
Wenn die Automatisierung 3.000 Euro in der Erstellung kostet und monatlich 4.400 Euro einspart, amortisiert sie sich in weniger als einem Monat.
Typischerweise sind realistische Amortisationszeiten bei gut geplanten Automatisierungen 2 bis 6 Monate. Das ist ein sehr guter ROI.
Wenn du wissen willst, welche Prozesse bei dir den größten Hebel haben, starten wir mit einer gemeinsamen Analyse: Automation & Prozessoptimierung.