YouCanBookMe

Was ist YouCanBookMe?

YouCanBookMe ist ein Werkzeug für Online-Terminbuchung. Du verbindest deinen Kalender, legst fest, wann man dich buchen kann, und teilst eine Buchungsseite. Wer bucht, sieht nur deine freien Zeiten, der Termin landet danach automatisch in deinem Kalender. Angebunden werden laut Integrationsseite Google, Microsoft (Outlook.com und Office 365), Apple iCloud und Fastmail. Die Preisseite nennt zusätzlich Fruux und CalDAV.

Vertragspartner ist laut Nutzungsbedingungen die AI Software (Capacity) UK Ltd, die unter dem Namen YouCanBookMe auftritt. Sie ist in England und Wales unter der Nummer 7221202 registriert, der Sitz liegt in Bedford Heights, Bedford. Es gilt englisches Recht. Die About-Seite führt dieselbe Registernummer noch unter dem Namen YouCanBookMe Ltd. Gegründet wurde das Unternehmen nach eigener Angabe 2010 als selbst finanzierte Privatfirma. 2025 kam es zu Capacity, einer Plattform für KI-gestützte Support-Automatisierung, die das Partnerprogramm ausdrücklich als Muttergesellschaft nennt.

Der Anbieter spricht von 1,3 Millionen Nutzern und mehr als 110 Millionen Buchungen seit 2010. Sein eigenes Verkaufsargument ist die Gestaltung: Logo, Farben, Hintergrundbilder, helle, dunkle oder Duotone-Themes, Tages-, Mehrtages- oder Monatsansicht, eigene Formulare. Wie viel davon du bekommst, hängt stark am Tarif. Das ist der wichtigste Punkt beim Vergleich der Pläne.

Für wen eignet sich YouCanBookMe?

Die Startseite nennt kleine und mittlere Unternehmen als Zielgruppe. Die Tarifbeschreibungen werden genauer: Individual passt laut Anbieter für gelegentliche Online-Terminvergabe, Professional für Selbstständige, bei denen Termine der Kern des Geschäfts sind, Team für Gruppen und Abteilungen. Auf der Teamseite stehen Vertrieb, Customer Success, Support, UX-Forschung und Recruiting als typische Einsatzfelder. Das Menü führt Branchenseiten unter anderem für Coaches, Beauty, Bildung, Finanzdienstleister, Gesundheit und Non-Profits.

Weniger passend ist YouCanBookMe, wenn deine Buchungsdaten in der EU bleiben sollen. Die Infrastruktur läuft laut Datenschutzerklärung bei AWS in den USA. Wer Erinnerungen, Weiterleitungen nach der Buchung oder eine Seite ohne fremdes Branding braucht, kommt mit Free und Individual nicht aus. Teams mit mehr als 50 Mitgliedern verweist der Anbieter an den Vertrieb. Eine eigene SMS-Absendernummer gibt es nur für Unternehmen in den USA und Kanada. Und wer per Rechnung zahlen will: Bestellschein und Überweisung akzeptiert der Anbieter nur nach vorheriger Absprache, Standard ist die Kreditkarte.

YouCanBookMe im Arbeitsalltag

Der Anbieter beschreibt den Ablauf in drei Stufen. Vor der Buchung legst du Terminarten an, etwa kostenlose Erstgespräche, bezahlte Sitzungen oder Gruppentermine, jeweils mit eigener Länge, eigenen Regeln und eigener Verfügbarkeit. Ein Buchungsformular fragt vorab ab, was du wissen musst, mit bedingter Logik, die Fragen je nach vorheriger Antwort ein- oder ausblendet. Termine kannst du als Anfrage annehmen oder ablehnen, Seiten per Passwort schützen und Preise oder Anzahlungen verlangen. Laut Anbieter lassen sich bis zu zehn Kalender verbinden.

Nach der Buchung gehen Bestätigung, Erinnerung und Follow-up automatisch raus, per E-Mail und gegen Aufpreis per SMS. E-Mails kannst du über dein eigenes Gmail-Konto versenden. Videolinks für Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams erzeugt YouCanBookMe selbst. Danach zeigt eine eigene Bestätigungsseite den Abschluss oder leitet auf deine Website weiter. Webhooks geben Buchung, Verschiebung und Absage an andere Werkzeuge weiter. Änderungen in YouCanBookMe, Google, iCal oder Outlook gleichen sich laut Anbieter überall ab, auch in schon geplanten Erinnerungen.

Angenommen, du bietest ein kostenloses Erstgespräch und eine bezahlte Beratung an. Dann legst du zwei Terminarten auf einer Seite an, verlangst für die Beratung die Zahlung per Stripe und schickst einen Tag vorher eine Erinnerung. Das geht erst ab Professional: Mehrere Terminarten auf einem Link stehen in der Vergleichstabelle für Free und Individual nicht zur Verfügung, Erinnerungen fehlen im Gratis-Tarif ganz.

Auf der eigenen Seite zitiert der Anbieter den Berater Greg Schwartz: Vor den Erinnerungen seien fast 20 Prozent seiner Termine abgesagt worden, danach weniger als ein Prozent. Das ist eine Kundenstimme, die der Anbieter veröffentlicht, unabhängig geprüft ist sie nicht.

Preise und Pläne

YouCanBookMe hat vier Tarife. Die Preisseite schaltet zwischen monatlicher, jährlicher und zweijähriger Zahlung um und zwischen USD, GBP und EUR. Vorausgewählt ist die Zweijahreszahlung in USD. Wer die Seite nur überfliegt, sieht also zuerst die Zweijahresrate, bei Individual 7,20 USD statt 9 USD bei monatlicher Zahlung. Alle Beträge gelten je Monat, Individual und Professional je Konto, Team je Mitglied.

In Euro sind die Beträge zahlengleich mit den Dollarpreisen, in Pfund etwas niedriger. Bei jährlicher Zahlung kostet Individual 7,20 GBP, bei zwei Jahren 6,40 GBP. Wer in Großbritannien sitzt, zahlt laut FAQ 20 % britische Mehrwertsteuer obendrauf. Allen anderen berechnet der Anbieter nach eigener Aussage keine zusätzliche Steuer. Ab mehr als 50 Teammitgliedern gibt es Enterprise-Konditionen nur über den Vertrieb.

Der Gratis-Tarif ist dauerhaft, hat aber klare Grenzen. Seite und Benachrichtigungen tragen den Button „Powered for free“, ein Kalender und eine Buchungsseite sind das Maximum, das Buchungsformular fasst bis zu sieben Fragen. Erinnerungs-E-Mails, Puffer zwischen Terminen, Mindestvorlauf und Passwortschutz fehlen. Das Branding entfernen kannst du erst ab Professional, auch im bezahlten Individual-Tarif bleibt es. Professional schaltet zusätzlich HubSpot, Zapier, Webhooks, Follow-ups, Rabattcodes und die Buchungsanalyse frei. Round Robin, Teamrollen, zentrale Abrechnung und die API gibt es nur im Team-Tarif.

SMS sind in keinem Tarif enthalten. Basic SMS kostet 7 US-Cent, 0,07 € oder 0,05 £ je Nachricht ohne Einrichtungs- oder Monatsgebühr, ein Guthabenpunkt deckt 160 Zeichen. Enhanced SMS mit eigener Absendernummer kostet einmalig 59 USD und dann 17 USD im Monat für 500 SMS oder 27 USD für 1.000 SMS, jede weitere Leitung 5 USD im Monat. Laut Nutzungsbedingungen gilt dafür eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten, ungenutzte Kontingente verfallen am Monatsende. SMS-Guthaben ist vorab zu bezahlen und wird nicht erstattet. Bei Stripe-Zahlungen kommen Gebühren hinzu.

Zum Start gibt es 14 Tage Test aller Funktionen ohne Zahlungsdaten, danach wählst du einen Tarif oder bleibst kostenlos. Bei der Rückgabe widerspricht sich der Anbieter: Die Preis-FAQ verspricht eine Geld-zurück-Garantie von 30 Tagen, die Nutzungsbedingungen geben Neukunden 14 Tage für eine volle Erstattung. Verlängerungen von Jahres- und Zweijahresabos sind 14 Tage lang kündbar, Verlängerungen von Monatsabos nicht. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Dauerhaft kostenloser Tarif mit Buchungsseite, Kalenderabgleich, Stripe-Zahlungen und Videolinks
• Preise öffentlich, in drei Währungen und mit Rabatt für Jahres- und Zweijahreszahlung
• 14 Tage Test aller Funktionen ohne Zahlungsdaten
• SOC 2 Type II und ISO/IEC 27001:2022 mit Zertifikatsnummer, Zwei-Faktor-Anmeldung in allen Tarifen
• Vertragspartner mit Registernummer und Anschrift in den Rechtstexten, es gilt englisches Recht
• Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist laut Nutzungsbedingungen Teil jedes Vertrags
• Basic SMS ohne Grundgebühr für 0,07 € je Nachricht, auch im Gratis-Tarif
• Buchungsdaten werden standardmäßig 24 Monate aufbewahrt, in den Bezahltarifen ist die Frist einstellbar

Schwächen:

• Branding bleibt im Gratis- und im Individual-Tarif, entfernen lässt es sich erst ab Professional
• Hosting bei AWS in den USA, Übermittlung aus EU und Großbritannien über Standardvertragsklauseln
• Im Gratis-Tarif keine Erinnerungen, Follow-ups, Webhooks, HubSpot und Zapier erst ab Professional
• Round Robin, Rollen, zentrale Abrechnung und API nur im Team-Tarif
• SMS in jedem Tarif kostenpflichtig, Guthaben ohne Erstattung
• Enhanced SMS nur in den USA und Kanada, mit zwölf Monaten Mindestlaufzeit
• Rückgabefrist widersprüchlich: 30 Tage laut Preis-FAQ, 14 Tage laut Nutzungsbedingungen
• SMS-Guthaben verfällt laut Nutzungsbedingungen nicht, solange das Konto aktiv ist, und kann laut derselben Bedingungen nach sechs Monaten ohne Nutzung verfallen
• Haftung gegenüber Gratis-Nutzern ausgeschlossen, gegenüber Abonnenten auf die Gebühren der letzten zwölf Monate begrenzt
• Zwei Firmennamen zur selben Registernummer: YouCanBookMe Ltd auf der About-Seite, AI Software (Capacity) UK Ltd in Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung
• Die Zapier-Anbindung beziffert der Anbieter verschieden: 6.000+ Apps auf Preis- und Integrationsseite, 7.000+ auf Start- und Funktionsseite

Alternativen zu YouCanBookMe

In derselben Kategorie stehen Calendly, Doodle, Calenso und Setmore. YouCanBookMe vergleicht sich in der eigenen Fußzeile selbst mit Calendly, Google Calendar und Microsoft Bookings. Was die Alternativen kosten und wo sie ihre Daten speichern, steht in ihren eigenen Einträgen. Beim Vergleich lohnt vor allem eine Frage: In welchem Tarif verschwindet das fremde Branding, und ab wann gibt es Erinnerungen?

YouCanBookMe im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: YouCanBookMe steht in einer Kategorie mit 324 Werkzeugen.

YouCanBookMe nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 159 von 324 Werkzeugen (49 Prozent).

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 141 Alternativen mit EU-Sitz, davon 111 aus Deutschland.

Überblick

Für Selbstständige, die einen gepflegten Buchungslink wollen und mit einem Kalender auskommen, halten wir den Gratis-Tarif für einen ehrlichen Einstieg. Er kann mehr als viele kostenlose Angebote, etwa Stripe-Zahlungen und Videolinks. Das sichtbare „Powered for free“ und die fehlenden Erinnerungen sind aber der Preis dafür. Für die meisten beruflichen Einsätze ist Professional in unseren Augen der eigentliche Einstiegstarif. Erst dort gibt es eine Seite ohne fremdes Branding, mehrere Terminarten auf einem Link, Webhooks und die HubSpot- oder Zapier-Anbindung. Individual wirkt daneben wie ein Zwischenschritt, der vor allem Gestaltung, Erinnerungen und Passwortschutz bringt.

Vor dem Abschluss würden wir zwei Dinge klären. Erstens die Datenfrage: Der Vertragspartner sitzt in Großbritannien, die Buchungsdaten liegen aber bei AWS in den USA. Wer Kundendaten aus der EU verarbeitet, sollte den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Liste der Unterauftragsverarbeiter prüfen, bevor die erste Buchung läuft. Zweitens die Rückgabefrist. Wer auf die 30 Tage aus der FAQ setzt, sollte sie sich bestätigen lassen, denn die Nutzungsbedingungen sprechen von 14.

Wer Terminbuchung nicht als Insellösung betreibt, sondern an CRM, Zahlungen und Nachfassen koppeln will, landet schnell bei Webhooks und Zapier. Solche Ketten planen wir in der Automation & Prozessoptimierung regelmäßig mit. Und wenn du erst einmal klären willst, ob ein Buchungstool überhaupt das richtige Werkzeug für deinen Vertriebs- oder Beratungsprozess ist, hilft ein Blick von außen in der Beratung & Betreuung.