Setmore

Was ist Setmore?

Setmore ist eine Terminbuchungssoftware für Dienstleister. Kern ist eine Buchungsseite mit eigener URL, über die Kunden selbst einen Termin wählen. Dazu kommen Zahlungen, ein Teamkalender, Kundenprofile und Apps für iOS, Android und den Desktop. Betrieben und gesteuert wird der Dienst laut Nutzungsbedingungen von Setmore in Raleigh, North Carolina; Gerichtsstand und anwendbares Recht sind ebenfalls North Carolina.

Der auffällige Teil ist der kostenlose Plan. Er umfasst bis zu vier Nutzer und lässt sehr viel mehr zu als üblich: Buchungsseite mit eigenem Branding, Einzeltermine und Gruppenkurse, Zahlungen online und vor Ort, Teamprofile mit eigenem Login, Kundenverwaltung, Analytics und rund um die Uhr menschlichen Support. Die Grenze steckt an einer anderen Stelle, und sie steht nur in der Vergleichstabelle: 200 Termine im Monat.

Zwei weitere Dinge lohnen einen zweiten Blick. Erstens die Abrechnungseinheit. Setmore rechnet je Nutzer ab und zählt dabei jeden Mitarbeiterkalender, auch wenn die betreffende Person gar keine Anmeldeberechtigung hat. Zweitens der Live Receptionist, bei dem echte Menschen Anrufe entgegennehmen: Das ist ein eigener Vertrag für 99 USD im Monat und nur in den USA verfügbar.

Für wen eignet sich Setmore?

Der Anbieter listet seine Zielbranchen selbst auf, von Friseur und Nagelstudio über Zahnarzt, Chiropraktiker und Massagepraxis bis zu Kanzlei, Steuerberatung, Fotografie, Tätowierstudio und Nachhilfe. Gemeinsamer Nenner sind Betriebe, in denen Kunden einen Termin bei einer bestimmten Person buchen.

Besonders passend ist Setmore für sehr kleine Teams mit überschaubarem Terminvolumen. Vier Kalender, Zahlungen und Erinnerungsmails, ohne einen Cent zu zahlen, das ist ein ernst gemeintes Gratis-Angebot und kein Demo-Zugang. Ab 200 Terminen im Monat oder sobald ein zweiter Kalendersync, Videotermine oder SMS gebraucht werden, führt der Weg in den Pro-Plan.

Weniger passend ist Setmore für Praxen und Kanzleien mit strengen Datenschutzvorgaben. Der Anbieter bezeichnet sich in der Datenschutzerklärung selbst als Auftragsverarbeiter und stellt ausdrücklich fest, dass die Verantwortung für die DSGVO-Konformität beim Kunden als Verantwortlichem liegt. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gibt es, sie wird laut Nutzungsbedingungen Vertragsbestandteil, sobald die DSGVO greift. Der Betrieb bleibt trotzdem in den USA. Für Gesundheitsdaten gibt es Setmore Health, das unterzeichnete BAA jedoch nur im Pro-Plan.

Setmore im Arbeitsalltag

Der dokumentierte Ablauf beginnt mit der Buchungsseite. Du legst Leistungen und Verfügbarkeiten an, bekommst eine eigene Adresse und kannst zusätzlich einzelne Links je Leistung oder Kurs teilen. Kunden erreichen die Seite über die Website per Buchungsbutton oder Widget für Wix, Weebly und WordPress, über einen QR-Code, über Reserve with Google oder über Buttons bei Facebook und Instagram. Der Buchungsablauf lässt sich anpassen, ebenso die Storno- und Buchungsregeln.

Nach der Buchung übernimmt der Kalender. Termine landen im Team- oder Einzelkalender, jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Profil mit Login, Arbeitszeiten und Urlaubsverwaltung, und über Rechtestufen legst du fest, wer was sieht. Im Pro-Plan gleicht Setmore in beide Richtungen mit dem externen Kalender ab, richtet Videotermine ein und erlaubt wiederkehrende Termine.

Beim Bezahlen hast du die Wahl. Online über die Buchungsseite, vor Ort, per Tap to Pay, über die Kasse oder als Anzahlung, abgewickelt über Square, Stripe, PayPal oder LawPay. Zahlungsberichte und Nachverfolgung sind auch im kostenlosen Plan enthalten. Für Erinnerungen gilt eine Abstufung: Der Gratis-Plan verschickt eine Erinnerung per E-Mail, Pro zwei und zusätzlich per SMS.

Rund um das System hängen Anbindungen. Google Analytics 4, Mailchimp und HubSpot sind in beiden Plänen dabei, Zapier ebenfalls, der direkte API-Zugang erst im Pro-Plan. Als Selbstdarstellung führt Setmore auf jeder Seite die Zahl der gepflanzten Bäume mit, zuletzt 1.650.483, und gibt an, dafür ein Prozent des Umsatzes zu spenden.

Preise und Pläne

Der kostenlose Plan kostet 0 USD je Nutzer und Monat und erlaubt bis zu vier Nutzer. Enthalten sind die Buchungsseite samt eigener Marke und QR-Code, Einzeltermine und Gruppenkurse, Zahlungen inklusive Tap to Pay, Teamprofile, Kundenverwaltung, Analytics, die Apps für iOS und Android sowie Support rund um die Uhr. Gedeckelt ist das Ganze bei 200 Terminen im Monat, und der Setmore-Hinweis auf der Buchungsseite bleibt stehen.

Pro kostet 5 USD je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, monatlich sind es 12 USD. Nutzer und Termine sind unbegrenzt. Dazu kommen der Zwei-Wege-Kalendersync, Videotermine, wiederkehrende Termine, eigene Verfügbarkeit je Leistung, SMS-Erinnerungen und eine zweite Erinnerung, das Entfernen des Setmore-Hinweises, das Sperren einzelner Kunden, Google-Bewertungsanfragen, API-Zugang, Vorrang beim Support, Einrichtungshilfe für Integrationen und persönliche Beratungsgespräche zur Sichtbarkeit.

Zwei Positionen stehen außerhalb dieser Rechnung. Der Live Receptionist, bei dem echte Personen ans Telefon gehen, kostet 99 USD im Monat als eigener Vertrag und ist nur in den USA verfügbar. Und für größere Organisationen gibt es keinen Listenpreis, sondern den Hinweis, gemeinsam ein Buchungssystem zu bauen.

Wichtig für die Kalkulation ist die Definition von Nutzer. Setmore rechnet je Mitarbeiter mit eigenem Profil ab, und jeder Mitarbeiterkalender zählt als Nutzer, auch wenn die betreffende Person keine Anmeldeberechtigung hat. Bezahlt wird per Debit- oder Kreditkarte, die Abrechnung beginnt am Tag der Anmeldung und verlängert sich automatisch. Kündigen geht jederzeit, und Pro lässt sich 30 Tage risikofrei ausprobieren, mit Rückerstattung auf Anfrage. Stand: August 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Kostenloser Plan für bis zu vier Nutzer, inklusive Zahlungen, Teamprofilen und Kundenverwaltung
• Pro für 5 USD je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, mit unbegrenzten Nutzern und Terminen
• 30 Tage risikofrei im Pro-Plan, Rückerstattung auf Anfrage
• Zahlungen mit Square, Stripe, PayPal und LawPay, auch im Gratis-Plan
• Support rund um die Uhr per Chat, E-Mail und Telefon in beiden Plänen
• Oberfläche in sechs Sprachen, darunter Deutsch
• Auftragsverarbeitungsvereinbarung wird laut Nutzungsbedingungen Vertragsbestandteil, sobald die DSGVO greift

Schwächen:

• 200 Termine im Monat im kostenlosen Plan
• Setmore-Hinweis auf der Buchungsseite lässt sich nur im Pro-Plan entfernen
• Zwei-Wege-Kalendersync, Videotermine, wiederkehrende Termine und SMS erst ab Pro
• API-Zugang, Kundensperre und Google-Bewertungsanfragen fehlen im Gratis-Plan
• Jeder Mitarbeiterkalender zählt als kostenpflichtiger Nutzer, auch ohne Login
• Live Receptionist ist ein eigener Vertrag für 99 USD im Monat und gilt nur in den USA
• Das unterzeichnete BAA für HIPAA-Fälle gibt es ausschließlich im Pro-Plan
• Der Anbieter sieht sich als Auftragsverarbeiter und weist die DSGVO-Verantwortung dem Kunden zu

Alternativen zu Setmore

Aus derselben Kategorie kommen Calendly, SimplyBook.me und Calenso. Alle drei lösen dieselbe Aufgabe, unterscheiden sich aber in Herkunft des Anbieters, Preismodell und Tiefe der Branchenfunktionen. Belastbare Aussagen zu deren Konditionen gehören auf deren eigene Seiten, hier steht nur der Verweis.

Der entscheidende Vergleichspunkt bei Terminsoftware ist nicht die Funktionsliste, sondern die Zählweise. Setmore rechnet je Kalender ab, andere je Buchung oder je Standort, und aus derselben Praxis werden so sehr unterschiedliche Monatsbeträge. Wenn wir Terminprozesse im Rahmen von Automation und Prozessoptimierung aufsetzen, rechnen wir deshalb zuerst die Kalender, nicht die Köpfe. Bei der Auswahl selbst hilft eine nüchterne Beratung und Betreuung mehr als jede Tabelle mit Häkchen.

Setmore im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: Setmore steht in der Kategorie mit 324 weiteren Werkzeugen.

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 141 Alternativen mit EU-Sitz, davon 111 aus Deutschland.

Setmore nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 158 von 324 Werkzeugen (49 Prozent).

Überblick

Setmore ist eines der wenigen Werkzeuge, bei denen der kostenlose Plan wirklich arbeitsfähig ist. Vier Kalender, Zahlungen und ein Support, der auch Gratis-Nutzer bedient, das ist mehr, als viele Wettbewerber im ersten Bezahlplan liefern. Für einen Ein-Personen-Betrieb oder ein Studio mit drei Leuten und moderatem Terminaufkommen würden wir es ernsthaft in die Auswahl nehmen.

Zwei Zahlen entscheiden trotzdem darüber, ob es passt. Die eine sind die 200 Termine im Monat, die in der Vergleichstabelle stehen und sonst nirgends. Wer sechs Termine am Tag hat, ist im dritten Monat drüber. Die andere ist die Nutzerdefinition: Jeder Kalender kostet, auch der eines Mitarbeiters, der sich nie anmeldet. Rechne beides vorher durch, dann ist der Sprung auf Pro eine Entscheidung und keine Überraschung. Und für alles mit Gesundheits- oder Mandantendaten gilt: Auftragsverarbeitungsvereinbarung anfordern, Speicherort klären, und erst danach die Buchungsseite online stellen.