SavvyCal

Was ist SavvyCal?

SavvyCal ist eine Software für Terminbuchungen. Du legst für jede Terminart einen Buchungslink an, und wer mit dir sprechen will, wählt auf einer Wochenansicht eine freie Zeit. Das Merkmal, mit dem der Anbieter wirbt, ist das Kalender-Overlay: Die buchende Person kann ihren eigenen Google-, Microsoft- oder Fastmail-Kalender über deine freien Zeiten legen und sieht ohne Tabwechsel, was auch auf ihrer Seite passt. Ihre Termine sieht dabei nur sie selbst.

Dazu kommen Team-Links, kostenlose Terminumfragen für Gruppen, Workflows für Erinnerungen und Nachfassmails, Zahlungen über Stripe und eine Anbindung an KI-Assistenten wie Claude oder ChatGPT über MCP.

Vertragspartner ist die SavvyCal, Inc. Im Auftragsverarbeitungsvertrag steht als Anschrift 5123 W 98th St #1025 in Minneapolis, Minnesota. Die Nutzungsbedingungen unterstellen den Vertrag dem Recht von Minnesota, Streitfälle gehen in ein Schiedsverfahren in Hennepin. Gegründet hat SavvyCal Derrick Reimer, der zuvor Drip.com mitgegründet hat. Der Anbieter beschreibt sich als unabhängiges SaaS-Unternehmen mit etwas Kapital von TinySeed und einigen Angel-Investoren. Auf der Teamseite stehen neben dem Gründer eine Person für Engineering und zwei für den Support, die Startseite spricht von über 2.000 Kunden.

Für wen eignet sich SavvyCal?

Eigene Lösungsseiten gibt es für Vertrieb, Marketing, Recruiting, Customer Success, Bildung, Beratung und Podcasting. Im Vertrieb verteilt ein Round-Robin-Link Demos auf das Team, im Recruiting landet ein Interviewpanel auf einem gemeinsamen Link, in der Beratung lassen sich Sitzungen vorab über Stripe bezahlen.

Abgerechnet wird je Person, die Termine anbietet. Wer Termine bucht, braucht kein Konto. Teammitglieder ohne Platz kannst du weiterhin per E-Mail zu Terminen einladen, als Gastgeber in einem Round-Robin-Pool brauchen sie aber einen bezahlten Platz. Für mehr als 50 Nutzer nennt der Anbieter Mengenpreise auf Anfrage.

Weniger passend ist SavvyCal in diesen Fällen:

• Du willst Buchungslinks kostenlos anbieten. Das geht nicht, buchbar werden Links erst mit Basic oder Premium.
• Du brauchst SMS-Erinnerungen. Workflows verschicken E-Mails, Zaps und Webhooks, SMS nur über den Umweg Zapier oder eigenen Code.
• Du willst die Terminbuchung in deine eigene App einbauen. Das schließt der Anbieter auf der Branding-Seite ausdrücklich aus.
• Du brauchst je Link ein eigenes Branding. Branding gilt für das ganze Konto oder ein ganzes Team, eine zweite Marke braucht ein eigenes Team.
• Kalender- und Buchungsdaten müssen in der EU bleiben. Anwendung und Datenbank laufen in den USA.

Nutzen dürfen den Dienst laut Datenschutzerklärung nur Personen ab 18 Jahren oder Minderjährige mit Zustimmung der Eltern.

SavvyCal im Arbeitsalltag

Den Ablauf beschreibt der Anbieter auf seinen Funktionsseiten so:

1. Du verbindest deine Kalender. SavvyCal unterstützt Google, Microsoft 365 (Outlook), iCloud und Fastmail und prüft alle verbundenen Kalender auf Konflikte.
2. Du legst Links mit Regeln an: Puffer zwischen Terminen, Höchstzahl pro Tag, Woche oder Monat, bevorzugte Tageszeiten. Mit Zeitblöcken bietet ein Link nur Zeiten innerhalb eines Kalendereintrags an, etwa eines Blocks namens „Demos“.
3. Die buchende Person öffnet den Link und klickt auf „Overlay my calendar“. Sie meldet sich mit Google, Microsoft oder Fastmail an, und ihre Woche erscheint neben deinen freien Zeiten. Name und E-Mail-Adresse stehen danach schon im Buchungsformular. Hat sie noch kein SavvyCal-Konto, legt die Anmeldung ein kostenloses an. Ohne Overlay bucht sie ganz ohne Konto.
4. Mit der Buchung entsteht der Termin samt Videolink. Zoom-Links gehen mit jedem Kalender, Google-Meet-Links bei Buchungen in einem Google-Kalender, Teams-Links bei Buchungen in einem Microsoft-365-Geschäfts- oder Schulkalender.
5. Workflows schicken Bestätigung, Erinnerung und Nachfassmail, jeweils mit festem Abstand zum Zeitpunkt der Buchung, zum Beginn oder zum Ende des Termins. Wird verschoben, wandern die offenen Schritte mit, wird abgesagt, entfallen sie. Ein Zap kann danach zum Beispiel die Verkaufschance im CRM weiterschieben.

Im Team gibt es zwei Arten, Round Robin zu fahren. Die eine zeigt die gemeinsame Verfügbarkeit des ganzen Pools und gibt jede Buchung an den nächsten freien Gastgeber, die andere hält die Reihenfolge strikt ein und bietet nur die Zeiten des nächsten Gastgebers an. Admins können gebuchte Termine neu zuweisen und für Teammitglieder buchen.

Eine Einschränkung nennt der Anbieter selbst: Auf eingebetteten Links funktioniert das Overlay nur, wenn die Person im selben Browser schon bei SavvyCal angemeldet ist. Wer das Overlay nutzen will, verschickt also besser den Link zur Buchungsseite, als ihn auf der eigenen Website einzubetten. Wenn die Termine danach in CRM, Angebot oder Rechnung weiterlaufen sollen, ist das ein Fall für Automation & Prozessoptimierung.

Preise und Pläne

SavvyCal veröffentlicht seine Preise vollständig. Es gibt zwei Tarife, abgerechnet wird je Nutzer, der Termine anbietet. Die Preisseite zeigt standardmäßig die Jahreszahlung, die Monatspreise stehen jeweils darunter.

• Basic: 10 USD je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, also 120 USD je Nutzer im Jahr, oder 12 USD bei monatlicher Zahlung. Enthalten sind unbegrenzt viele Links, Kalender und Terminumfragen, Team-Scheduling mit Round Robin und Collective, Verfügbarkeitsregeln, Workflows, Integrationen und die API.
• Premium: 17 USD je Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, also 200 USD je Nutzer im Jahr, oder 20 USD bei monatlicher Zahlung. Dazu kommen Buchungsseiten auf der eigenen Domain, Mails von der eigenen Adresse, das Entfernen des SavvyCal-Brandings, delegierter Zugriff für Assistenzen und Zahlungen über Stripe.

Die Jahreszahlung bringt zwei Monate gratis: Basic kostet dann 120 statt 144 USD je Nutzer im Jahr, Premium 200 statt 240 USD. Gemeinnützige Organisationen, Lehrende und Studierende bekommen 25 Prozent Rabatt, der sich mit der Jahreszahlung kombinieren lässt. Basic kostet dann 90 USD je Nutzer im Jahr. Den Rabatt gibt es auf Anfrage beim Support. Innerhalb eines Abos haben alle denselben Tarif, Basic und Premium lassen sich nicht mischen. Lädst du jemanden ins Team ein, kommt automatisch ein Platz dazu.

Kostenlos sind das Konto, das Verbinden der Kalender, das Einrichten der Links und die Terminumfragen. Buchen kann über deine Links erst jemand, wenn du Basic oder Premium hast. Workflows lassen sich im kostenlosen Konto bauen, laufen aber erst nach dem Upgrade. Eine Testphase zum Selbstbuchen gibt es nicht. Stattdessen gilt eine Geld-zurück-Garantie: Wer innerhalb von 30 Tagen nach der ersten Zahlung fragt, bekommt den vollen Betrag zurück. Danach entscheidet SavvyCal laut Nutzungsbedingungen nach eigenem Ermessen über eine Erstattung. Ein Team, das vorher testen will, schreibt an den Support.

Bezahlt wird in US-Dollar, Umsatzsteuer schlägt SavvyCal laut Nutzungsbedingungen auf, wo sie anfällt. Abos verlängern sich automatisch um denselben Zeitraum, eine Kündigung wirkt zum Ende der bezahlten Laufzeit. Danach deaktiviert SavvyCal die Links, behält aber die Daten, solange du das Konto nicht löschst. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Gäste buchen ohne Konto und ohne Bezahltarif, das Kalender-Overlay ist für sie kostenlos
• Basic enthält bereits Team-Scheduling, Workflows, CRM-Integrationen, API und Webhooks
• Kalendertermine speichert SavvyCal laut Sicherheitsseite nicht dauerhaft, Ergebnisse der Konfliktprüfung bleiben höchstens eine Minute im Arbeitsspeicher
• Zugangstokens verbundener Konten werden verschlüsselt gespeichert, alle Seiten laufen über TLS 1.3
• 30 Tage Geld-zurück-Garantie ohne Begründung
• Rabatt für Bildung, Studierende und Nonprofits, kombinierbar mit der Jahreszahlung
• Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln, Schweizer Regelung und UK-Addendum öffentlich abrufbar

Schwächen:

• Kein Tarif, mit dem andere kostenlos über deine Links buchen können
• Kein Self-Service-Test, eine Teamtestphase nur auf Anfrage
• Anwendung bei Fly.io in Virginia, Datenbank bei Crunchy Bridge auf AWS us-east, Anwendungslogs bei New Relic für 30 Tage
• Keine Zertifizierung nach SOC 2 oder ISO 27001, laut Sicherheitsseite „Not yet“
• Eigene Domain, Entfernen des Brandings, Stripe-Zahlungen und delegierter Zugriff nur in Premium
• Kein eigenes CSS, keine Schriftwahl, die Bestätigungsseite bleibt auch mit eigener Domain auf savvycal.com
• Keine SMS aus Workflows

Zwei Widersprüche in den eigenen Texten des Anbieters solltest du kennen. Erstens heißt es auf der Preisseite „There’s no self-serve trial“, die Workflow-Seite schreibt dagegen, Workflows seien in jedem Bezahltarif enthalten, „including your free trial“. Zweitens wirbt SavvyCal mit Lösungen für Vertrieb und bezahlte Buchungen, die Nutzungsbedingungen sagen aber wörtlich: „SavvyCal may not be used in connection with any commercial endeavors except those that are specifically endorsed or approved by us.“

Zum Datenschutz: Laut Datenschutzerklärung liegen Anwendungs- und Datenbankserver in den USA, Übermittlungen sichert SavvyCal mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission ab. Zuständige Aufsichtsbehörde für die EU ist laut Auftragsverarbeitungsvertrag die irische Data Protection Commission, als Datenschutzkontakt nennt er Derrick Reimer als Privacy Officer. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter führt der Anbieter auf einer eigenen Seite. Wer über eine Anzeige in ChatGPT auf die Website kommt, wird mit einem Messpixel von OpenAI erfasst. OpenAI erhält diese Daten als eigener Verantwortlicher, auf den Buchungsseiten der Nutzer lädt das Pixel laut Datenschutzerklärung nicht.

Alternativen zu SavvyCal

Aus derselben Kategorie kommen Calendly, YouCanBook.me, Doodle und Chili Piper infrage. SavvyCal selbst führt eigene Vergleichsseiten zu Calendly, Cal.com, Acuity, Doodle, HubSpot Scheduling, Chili Piper, YouCanBook.me und TidyCal. Welche Lösung passt, hängt weniger am Buchungslink als an dem, was danach mit dem Termin passiert. Das klären wir in der Beratung & Betreuung.

SavvyCal im Vergleich

SavvyCal nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 161 von 324 Werkzeugen (50 Prozent).

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 141 Alternativen mit EU-Sitz, davon 111 aus Deutschland.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet SavvyCal nicht. In der Kategorie haben 57 von 324 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Das Kalender-Overlay ist aus unserer Sicht der eigentliche Grund, SavvyCal zu nehmen. Wer viele externe Termine mit Kunden, Bewerbern oder Interessenten abstimmt, nimmt dem Gegenüber damit tatsächlich Arbeit ab. Wichtig ist nur, dass du den Link verschickst und nicht einbettest, sonst sieht die Mehrheit der Gäste das Overlay nicht. Für kleine Teams ist Basic gut kalkuliert, weil Round Robin, Workflows und API schon drin sind.

Drei Punkte würden wir vor dem Kauf klären. Erstens den Datenschutz: Server in den USA, keine Zertifizierung, und Gäste, die das Overlay nutzen, bekommen automatisch ein Konto bei einem US-Anbieter. Wenn dein Datenschutzkonzept US-Dienste eng führt, schau dir zuerst die europäischen Alternativen an. Zweitens die Klausel zur kommerziellen Nutzung in den Nutzungsbedingungen. Sie passt nicht zum Produkt und ist vermutlich ein Überbleibsel aus einer Vorlage, aber bei einem Einsatz im Vertrieb würden wir uns das schriftlich bestätigen lassen. Drittens die fehlende Testphase. Teste die Einrichtung im kostenlosen Konto gründlich und nutze die 30 Tage Garantie bewusst als Testzeitraum.