PRODATA Loyalty Solutions

Was ist PRODATA Loyalty Solutions?

PRODATA Loyalty Solutions ist das Kundenbindungsangebot der PRODATA Datenbanken und Informationssysteme GmbH aus Karlsruhe. Es besteht aus zwei Teilen: der eigenen Loyalty-Plattform ProLoyalty und den Dienstleistungen rund um ein Programm. Auf der Startseite beschreibt sich PRODATA als Full-Service-Agentur und Softwareentwickler für Loyalty-, Incentive- und Kundenbindungsprogramme. Strategie, eigene Software, Werbung, Prämienlogistik, Support und laufender Betrieb kommen dort vom selben Anbieter. Die Produktseite nennt die Systeme SaaS und bindet sie in die IT-Landschaft des Kunden ein. Den Betrieb kann PRODATA übernehmen, muss es aber nicht.

ProLoyalty trägt laut PRODATA App, Kundenkarte und Mobile Wallet und unterstützt mehrsprachige und mehrwährungsfähige Programme. Die Softwareseite beschreibt ein Loyalty Framework mit über 600 Funktionsmodulen auf Basis von Microsoft .NET und MS-Datenbank-Technologie. Punkte und Belohnungen berechnet es über Earn- und Klassenregeln, eingelöst wird im eigenen Vorteils-Shop. Dazu kommen Trigger-, Event- und Massenkommunikation, Gamification-Elemente für App, Web und Wallet sowie Reporting und BI. Mehrere Marken und Mandanten laufen in einem System, Partner und Händler bekommen auf Wunsch eigene Whitelabel- oder Sub-Loyalty-Systeme.

Anbieter ist laut Impressum der Produktseite die PRODATA Datenbanken und Informationssysteme GmbH in der Kriegsstraße 236 in Karlsruhe, eingetragen beim Amtsgericht Mannheim unter HRB 106652. Geschäftsführer sind Thorsten Heftrich und Wolfram Eberitzsch. PRODATA ist seit 1991 am Markt, die Über-uns-Seite nennt 62 Mitarbeiter an zwei Standorten. Das sind Anbieterangaben.

Für wen eignet sich PRODATA Loyalty Solutions?

PRODATA nennt als Kundschaft den Mittelstand bis zum DAX-Konzern. Die Programme richten sich an Endkunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter, der Anbieter spricht von B2B, B2C und B2E. Auf der Startseite stehen neun Branchen. Für den Handel nennt PRODATA Kundenkarten-Programme, Omnichannel-Loyalty und Frequenzsteigerung, für Bau, SHK und Fachhandwerk dreistufige Herstellerprogramme, für Automotive Händlernetz-Incentives. Dazu kommen Industrie und Großhandel, Finanzen und Versicherung, Telekommunikation, Energie, Pharma sowie Reise und Touristik. In der Loyalty-FAQ tauchen auch Tankstellen und Gastronomie auf. Für Tankstellen nennt PRODATA Aral als Kunden, für die Gastronomie Frequenz- und Gästeprogramme über mehrere Filialen.

Für Großunternehmen und Industrie empfiehlt der Anbieter in der eigenen FAQ Partner, die komplexe Händlerstrukturen und physische Prämienlogistik beherrschen, und nennt sich selbst als Beispiel. Händler und Vertriebspartner lassen sich über die Whitelabel- und Sub-Loyalty-Systeme mit eigenem Branding einbinden.

Weniger passend ist das Angebot, wenn du ein Punkteprogramm sofort selbst einrichten und monatlich bezahlen willst. Einen Tarif zum Selbstbuchen nennt PRODATA nicht. Der Weg führt über ein Erstgespräch und eine Konzeption, die typische Einführung dauert laut Startseite 12 bis 24 Wochen. Und der Richtwert für den kleinsten Einstieg liegt bei rund 15.000 € netto.

PRODATA Loyalty Solutions im Arbeitsalltag

Die Leistungsseite beschreibt den Ablauf in drei Phasen. In der Konzeption legt PRODATA mit dem Auftraggeber Ziele wie Kundenbindung, Abverkauf, Frequenz oder Umsatz fest, definiert Vorteile, Leistungen und Zielgruppen und plant Kosten, Betrieb und Zeitplan bis zum Go-live. Ergebnis ist eine Konzeptvorlage. Im Aufbau setzen Projektmanager und Techniker das Konzept um: Systeme, Webseiten, Prozesse und Datenbanken, dazu Werbemittel. PRODATA koordiniert auch Sub-Partner wie Druckereien und Prämienlieferanten. Für einen schnellen Start empfiehlt die Kostenseite einen klar geschnittenen ersten Anwendungsfall, etwa Punktekonto und Prämienshop, der später um App, Kampagnen, Gamification und weitere Anbindungen wächst.

Im Betrieb übernimmt PRODATA auf Wunsch das ganze Programm, also Technik, Kommunikation, Support und Vorteilsmanagement. Teilnehmer sehen laut Lösungsseite ihren Punktestand und ihre Statusstufe. Lösen sie Punkte ein, läuft die Prämienlogistik beim Anbieter. PRODATA beschafft Sachprämien und Gutscheine über angebundene Großhändler und Markenpartner, lagert sie in eigenen Logistikzentren und verschickt sie nach der Einlösung automatisch an die Teilnehmer. Der Auftraggeber bekommt auf Wunsch regelmäßige Statistiken und ein Controlling.

Angebunden wird über Schnittstellen. Die Softwareseite nennt SAP, Siebel, Salesforce und Dynamics und bietet einzelne Module als Micro-Service per API/REST an. Die Kostenseite ergänzt Anbindungen an Oracle, Workday, Infor, HubSpot und Sage. Kasse und Shop führt PRODATA als Integrationsaufwand auf, einen konkreten Kassenhersteller nennt der Anbieter nicht.

Als veröffentlichte Referenz zitiert die Produktseite die Projektleitung internationale Loyalty-Systeme bei Bosch Thermotechnik: PRODATA habe bei der Implementierung eines internationalen Partnerprogramms sehr gut unterstützt. Das ist eine Kundenstimme aus der Werbung des Anbieters und nicht unabhängig geprüft.

Preise und Pläne

Eine Preisliste veröffentlicht PRODATA nicht, und die Kostenseite begründet das. Was ein Loyalty-Programm kostet, sei pauschal nicht zu beantworten, die Spanne hänge von Umfang, Teilnehmerzahl, Mechanik, Prämienwert und Leistungsmodell ab. Kalkuliert wird nach einer kostenfreien Erstberatung.

Einen Anhaltspunkt gibt es trotzdem. Für einen vereinbarten modularen Einstieg oder einen ersten MVP-Prämienshop nennt PRODATA einen Richtwert von rund 15.000 € netto einmalig. Ein Festpreis ist das laut FAQ derselben Seite ausdrücklich nicht: Umfang, laufender Betrieb, Support, Erweiterungen, Drittleistungen sowie Prämien- und Logistikleistungen werden projektspezifisch festgelegt.

Die Kostenseite gliedert das Budget in fünf Faktoren: Strategie und Konzeption, Technologie und Setup, laufender Betrieb und Service, Prämien und Prämienlogistik sowie Integration und Datenanbindung. Den Prämienwert samt Beschaffung, Lager, Versand und Versteuerung nennt sie oft den größten variablen Posten. Als übliche Abrechnungsmodelle beschreibt die Seite Setup plus Plattformgebühr, Preise je aktivem Teilnehmer, transaktionsabhängige Anteile und die tatsächlichen Prämien- und Logistikkosten. Welches Modell für PRODATA selbst gilt und mit welcher Einheit, legt die Seite nicht fest. Preise verstehen sich laut AGB zuzüglich Umsatzsteuer, Porto, Verpackung und Versand, Rechnungen sind innerhalb von 10 Tagen zahlbar. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Für PRODATA spricht die Bandbreite. Plattform, Konzeption, Prämienshop, Prämienlogistik, Kampagnen und Betrieb liefert ein Anbieter. Pflicht ist das Paket nicht: Welche Leistungen PRODATA übernimmt, wird projektspezifisch festgelegt. Die Prämien lagern laut Anbieter in eigenen Logistikzentren. Entwickelt wird laut Startseite im eigenen Haus, ohne Outsourcing an externe Dienstleister, und jedem Projekt steht ein fester Projektmanager zur Seite. Mit rund 15.000 € netto nennt PRODATA einen Richtwert für den Einstieg. Zur Größe nennt der Anbieter Programme vom Pilot mit 500 Teilnehmern bis zu 20 Mio. Teilnehmern.

Zum Datenschutz macht PRODATA konkrete Angaben. Gehostet wird in Deutschland auf Microsoft Azure, PRODATA selbst gibt an, nach ISO/IEC 27001 zertifiziert zu sein. Die Bedingungen zur Auftragsverarbeitung, eine Incident-Policy und ein Verhaltenskodex liegen als Download bereit. Für alle von der Plattform genutzten Unterauftragsverarbeiter stellt PRODATA laut eigener Darstellung AVVs bereit und informiert bei Änderungen, die vollständige Liste mit Sitz und Datenkategorien gibt es auf Anfrage. Maßnahmen wie Verschlüsselung, TLS und Zugriffskontrolle setzt PRODATA je nach Architektur und vereinbartem Service-Level um. Datenschutzbeauftragter ist Robert Dorsch von der Dorsch Informationssicherheit UG in Karlsruhe.

Die Schwächen beginnen beim Preis. Über den Einstiegs-Richtwert hinaus gibt es keinen Betrag, für Betrieb, Prämien und Logistik auch keine Abrechnungseinheit. Die Einführung ist ein Projekt von typischerweise 12 bis 24 Wochen. Bei der Kassenanbindung bleibt PRODATA allgemein. Die TISAX-Angabe ist genau zu lesen: Laut Startseite erfolgt das Hosting auf TISAX-konformer Azure-Infrastruktur. Die Angabe gilt also der Infrastruktur, ein eigenes TISAX-Label von PRODATA nennt die Startseite nicht.

Die verlinkten AGB tragen den Stand 08.07.2022 und lesen sich wie Bedingungen für Direktmarketing: PRODATA erbringe Dienstleistungen im Direktmarketing, es geht um Adressabgleiche, Dubletten und die Deutsche Post Adress. Die Haftung ist auf den Auftragswert begrenzt, und PRODATA darf Leistungen durch verbundene Unternehmen erbringen. Personenbezogene Daten werden laut AGB ohne abweichende Vereinbarung spätestens 6 Monate nach Auftragsdurchführung aus dem Datennetz gelöscht, Datensicherungen auf externen Medien aber zeitlich unbefristet im Bankschließfach aufbewahrt. Und ohne ausdrücklichen schriftlichen Widerspruch darf PRODATA Kunden mit Adresse und Logo als Referenz nennen.

Einige Angaben der eigenen Website passen nicht zusammen. Die Startseite nennt mehr als 500 umgesetzte Projekte, die englische Lösungsseite über 1.000, und der Zähler auf der Über-uns-Seite läuft ebenfalls auf 1.000. Die Startseite beschreibt den Prozess in fünf Phasen, die Leistungsseite in drei. Und bei den lieferbaren Prämienartikeln steht auf der Startseite die Zahl „50.0000“, aus der sich nicht ablesen lässt, ob 50.000 oder 500.000 gemeint sind.

Alternativen zu PRODATA Loyalty Solutions

Antavo führen wir ebenfalls in der Kategorie CRM, als Anbieter mit Sitz in Großbritannien. Zum Eintrag: Antavo.

hello again steht in derselben Kategorie, mit Sitz in Deutschland. Zum Eintrag: hello again.

LoyaltyLion ist in dieser Kategorie ein weiterer Anbieter aus Großbritannien. Zum Eintrag: LoyaltyLion.

PRODATA Loyalty Solutions im Vergleich

PRODATA Loyalty Solutions nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 263 von 390 Werkzeugen (67 Prozent).

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 147 von 390 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 181.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet PRODATA Loyalty Solutions nicht. In der Kategorie haben 75 von 390 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Wir halten PRODATA für einen ernsthaften Kandidaten, wenn ein Programm mit Sachprämien laufen soll und niemand im eigenen Haus Einkauf, Lager und Versand der Prämien übernehmen will. Genau das unterscheidet das Angebot von reiner Loyalty-Software. Auch Händler- und Partnerprogramme in Industrie, SHK und Automotive passen zu dem, was PRODATA zeigt, gerade wegen der Whitelabel-Systeme für Händler. Wie wir solche Programme mit bestehenden Systemen verbinden, beschreiben wir unter Beratung & Betreuung.

Achten würden wir auf vier Dinge. Erstens die Kosten: Der Richtwert von rund 15.000 € deckt nur den Einstieg. Lass dir Plattform, Betrieb und Prämienlogistik getrennt aufschlüsseln, mit Abrechnungseinheit und Laufzeit. Zweitens die Kasse: Wenn Punkte im Laden gesammelt werden sollen, frag vor dem Vertrag nach, welche Kassensysteme schon angebunden sind und wer die Schnittstelle baut. Wie wir solche Anbindungen an Shop und Warenwirtschaft planen, steht bei E-Commerce. Drittens den Datenschutz: Fordere die Liste der Unterauftragsverarbeiter an, bevor du unterschreibst, denn Azure betreibt nicht PRODATA selbst. Viertens den Vertrag: Die allgemeinen AGB sind für Direktmarketing geschrieben. Für ein Loyalty-Programm würden wir Service-Level, Haftung, Löschung der Datensicherungen und den Referenzvermerk ausdrücklich im Einzelvertrag regeln.

Für einen kleinen Händler, der nur eine digitale Stempelkarte sucht, ist das Angebot zu groß. Dort reicht meist eine fertige App mit Monatstarif.