Paxray

Was ist Paxray?

Paxray ist eine Task-Mining-Software. Ein Client läuft auf den Rechnern der Mitarbeitenden und zeichnet auf, wie dort gearbeitet wird: Klicks, Fensterwechsel und Navigationsschritte über SAP, Microsoft 365, Browser und Eigenentwicklungen. Aus diesen Interaktionen baut die Software strukturierte Prozessdaten, rekonstruiert jeden erfassten Ablauf als Prozesslandkarte mit Varianten und exportiert ihn als BPMN 2.0. Erfasst wird laut Anbieter über Metadaten der Benutzeroberfläche, nicht per Bildschirmaufnahme.

Den Unterschied zum Process Mining zieht Paxray selbst so: Process Mining wertet nur die Event-Logs von Kernsystemen wie ERP oder CRM aus, Task Mining schaut aus der Sicht der Nutzer und sieht damit auch Excel, Medienbrüche und Eigenanwendungen. Der zweite Unterschied liegt am Ende der Kette. Paxray belässt es nicht bei der Analyse, sondern erzeugt Process Design Documents, Automation Blueprints und fertige Prompts für n8n, UiPath und Microsoft Power Automate. Gebaut wird die Automatisierung danach in Plattformen wie n8n, UiPath oder Alteryx, Paxray liefert die Vorlagen dafür. Wer diesen Schritt plant, findet bei uns Automation & Prozessoptimierung.

Hinter Paxray steht die Paxray GmbH, Gmünder Str. 14, 73557 Mutlangen, mit den Geschäftsführern Dr. Jonas Wanner und Dr. Adrian Hofmann, Registergericht Ulm. Laut eigener Firmengeschichte begann Paxray 2018 als Forschungsprojekt an der Universität Würzburg und bekam 2021 ein EXIST-Gründerstipendium. Die GmbH wurde 2022 gegründet, 2023 kam die Software Suite 1.0, 2024 die Version 2.0, und 2025 folgte die erste Finanzierungsrunde. Auffällig: Das Impressum nennt HRB 743781, die Datenschutzerklärung HRB 743747, beide beim Amtsgericht Ulm.

Für wen eignet sich Paxray?

Paxray beschreibt seine Zielgruppe als mittelständische Unternehmen, die schnelle Einblicke, erschwingliche Preise und Vertrauen in den Datenschutz suchen. Als passende Prozesse nennt der Anbieter solche mit hohen Fallzahlen, mehreren beteiligten Rollen, viel manueller Arbeit wie Copy and paste oder Dateneingabe, vielen Werkzeugen und hoher Variantenvielfalt. Die genannten Bereiche sind Vertrieb, Kundenservice und Innendienst, Einkauf, Finanzen und Buchhaltung, HR sowie Produktionsplanung und Logistik. Als Nutzer sieht Paxray Process-Excellence-Teams, Automatisierungsteams für RPA und KI-Agenten, das Management und die operativen Fachteams.

Ein häufiger Anlass ist der Systemwechsel. Paxray bewirbt die Analyse ausdrücklich zur Vorbereitung von CRM- und ERP-Migrationen, um vorher zu sehen, welche Anwendungen und Abläufe tatsächlich genutzt werden. Bei einem solchen Vorhaben hilft unsere Beratung zu ERP & Warenwirtschaft.

Weniger passend ist das Produkt nach eigener Aussage für hochautomatisierte, systemgetriebene Abläufe, die sich häufig besser mit klassischem Process Mining analysieren lassen. Im eigenen Vergleichsbeitrag nennt Paxray zwei Nachteile: weniger integrierte Konnektoren für tief verschachtelte Legacy-Systeme und eine geringere Eignung für extrem große Unternehmens-Stacks. Gar nicht gedacht ist es für die Leistungskontrolle einzelner Mitarbeitender. Laut Anbieter ist die Auswertung einzelner Personen technisch ausgeschlossen.

Paxray im Arbeitsalltag

So beschreibt der Hersteller den Ablauf. Zuerst führt eine Person den Zielprozess einmal durch, und Paxray lernt daran die Grundstruktur. Danach zeichnet die Software über einen festgelegten Zeitraum anonymisierte Interaktionen im Tagesgeschäft auf, über ERP, CRM, E-Mail, Browser und Office hinweg. Aus diesen Daten entstehen Prozessmodelle, die Teams weiterverwenden, etwa als BPMN-Diagramme für Signavio, Camunda oder Visio. Erste Ergebnisse und belastbare Prozesskennzahlen liegen laut Anbieter meist nach wenigen Wochen vor.

Für den Start empfiehlt Paxray einen Pilot mit einem Team, einem klar umrissenen Prozess, einem begrenzten Zeitraum von etwa vier bis sechs Wochen und vorher festgelegten Erfolgskriterien. Die Aufnahme ist für die Beteiligten sichtbar: Sie werden vorab informiert, wissen, wann aufgezeichnet wird, und können jederzeit pausieren oder abbrechen. Die Ergebnisse kommen in der Software selbst, als PDF-Bericht mit Management Summary, als BPMN-Export und auf Anfrage als PowerPoint oder CSV. Der Client läuft laut Anbieter mit weniger als 1 Prozent CPU-Last im Hintergrund.

Als benannte Referenzen führt Paxray drei Kundenstimmen. Galina Makus von der Consilio GmbH berichtet, dass die Rechnungserstellung früher 12 Minuten dauerte und jetzt 2. Michael Neumann von der NETZSCH Business Services GmbH spricht davon, in Bereichen mit hohem Potenzial bis zu 40 Prozent effizienter werden zu können. Steffen Liedmeyer von der apetito AG beschreibt den Einsatz über mehrere hundert Mitarbeitende und mehrere Länder vor der S4-Migration. Diese Angaben stammen vom Anbieter und sind nicht unabhängig geprüft.

Preise und Pläne

Paxray veröffentlicht keine Beträge. Das Menü der Website führt Whitepaper, Blog, Partner, Kontakt und Über uns, einen Preispunkt gibt es nicht. Laut Kontaktseite bekommst du im Demo-Termin unter anderem eine Übersicht der Preise. Die Demo ist kostenlos, und auch den zugeschnittenen Proof of Concept bezeichnet der Anbieter als kostenlos und unverbindlich. Stand: Oktober 2026.

Eine Abrechnungseinheit nennt Paxray nicht, also weder pro Teilnehmendem noch pro Prozess oder pro Projekt. In eigenen Beiträgen spricht der Anbieter von erschwinglichen Preisen und schreibt, dass Projekte in der Regel einige Wochen dauern und im Budget bleiben. Eine Zahl nennt er dazu nicht.

Bei den Leistungen lohnt der genaue Blick. Die Startseite sagt, Paxray liefere keine Lösungen von der Stange und begleite vom Pilotprojekt bis zur kontinuierlichen Optimierung, die Umsetzung zusammen mit dem eigenen Team oder mit Partnern. Der eigene Vergleichsbeitrag wirbt dagegen mit keiner Verpflichtung zu laufender Beratung. Was davon im Preis steckt und was extra kostet, klärt erst das Angebot.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Keine API-Anbindung an ERP oder CRM nötig, erfasst werden Metadaten der Benutzeroberfläche
• Keine Screenshots, Videos, E-Mail- oder Dokumentinhalte, Passwörter, Mikrofon- oder Kameradaten
• Mindestgruppe von 3 bis 5 Teilnehmenden je Aufnahme, zusammengeführt zu einem Datensatz
• Personen- und Firmennamen werden auf dem Gerät pseudonymisiert, bevor Daten übertragen werden
• Whitelisting begrenzt die Erfassung auf freigegebene Anwendungen
• On-premise auf einer virtuellen Maschine oder in einer deutschen Cloud
• Übergabe an die Umsetzung über BPMN-Export, Process Design Documents und Vorlagen für n8n, UiPath und Power Automate

Schwächen:

• Keine veröffentlichten Preise, keine Abrechnungseinheit, Preisübersicht erst im Demo-Termin
• Cloud-Angabe widersprüchlich: AWS Cloud in Deutschland im Sicherheitsteil der Startseite, Azure Cloud in der Region Frankfurt in deren FAQ
• Einführungsdauer widersprüchlich: Live in 1 day und on-premise innerhalb eines Tages, in der On-Premise-FAQ typischerweise 1 bis 2 Tage
• Zwei verschiedene Handelsregisternummern in Impressum und Datenschutzerklärung
• Ein Vergleichsbeitrag des Anbieters verspricht, dass Daten niemals die lokale Umgebung verlassen, obwohl Cloud-Betrieb angeboten wird
• Die Erfassung kennt eine Ausnahme vom Grundsatz ohne Tastatureingaben: Tastenkürzel wie Strg+C werden erkannt, um einen Kopiervorgang festzustellen

Alternativen zu Paxray

Aus derselben Kategorie stehen UiPath, Microsoft Power Automate und Automation Anywhere im Verzeichnis. Alle drei nennt Paxray in seinem eigenen Vergleichsbeitrag als Task-Mining-Wettbewerber, neben Soroco Scout, Mimica Miner und Skan.ai. Die Einordnungen der Konkurrenz in diesem Beitrag stammen von Paxray selbst. Wer vergleicht, sollte bei jedem Anbieter dieselben drei Fragen stellen: Wird per Screenshot oder per Metadaten erfasst, ab welcher Gruppengröße wird ausgewertet, und wo liegen die Daten.

Paxray im Vergleich

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 135 von 352 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 169.

Paxray nennt keine Beträge. Damit steht das Werkzeug in dieser Kategorie nicht allein: 211 von 352 Anbietern geben ihre Preise erst im Gespräch heraus.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet Paxray nicht. In der Kategorie haben 87 von 352 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Wir halten Paxray für einen ernstzunehmenden Kandidaten, wenn vor einer Automatisierung oder einer ERP-Migration niemand genau sagen kann, wie die Arbeit heute wirklich läuft. Der Datenschutzansatz ist der eigentliche Grund, ihn anzusehen. Mindestgruppe, Pseudonymisierung auf dem Gerät, Whitelisting und eine sichtbare Aufnahme, die Beschäftigte selbst pausieren können, sind genau die Punkte, an denen Task-Mining-Projekte in deutschen Unternehmen sonst am Betriebsrat hängen bleiben.

Unsere Einschätzung zum Kauf: Lass dir vor dem Pilot drei Dinge schriftlich geben. Erstens die Abrechnungseinheit, denn ohne sie lässt sich kein Rollout über mehrere Teams planen. Zweitens, in welcher Cloud deine Daten liegen, AWS oder Azure, weil die eigene Website beides sagt und dein Datenschutzbeauftragter genau das fragen wird. Drittens, wie viel Beratung im Paket steckt, weil der Anbieter sowohl Begleitung bis zur Umsetzung als auch keine Beratungspflicht verspricht.

Für kleine Teams mit einer Handvoll Prozessen würden wir eher nicht damit anfangen, weil die Mindestgruppe von drei bis fünf Personen je Aufnahme dort schnell die ganze Abteilung ist. Sinnvoll wird es, wo viele Menschen denselben Prozess in mehreren Systemen abarbeiten. Bei der Frage, ob sich so eine Analyse für dich lohnt, helfen wir in der Beratung & Betreuung.