PACS Software

Was ist PACS Software?

PACS Software ist eine Projektcontrolling- und Projekt-ERP-Software aus München. Hinter dem Produkt steht die PACS Software GmbH & Co. KG, ein eigentümergeführtes Softwareunternehmen, gegründet am 5. Mai 1999, geführt von Michael Marxer. Der Anbieter beschreibt sich als seit über 25 Jahren spezialisiert auf Projektverwaltung, Projektzeiterfassung, Projektcontrolling und Projektabrechnung.

Der Aufbau ist modular. Das Basis-Modul enthält Projektverwaltung, Kontaktverwaltung, Controlling mit Berichten und ein Customizing-Tool. Kombinierbar sind die Module Projektzeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Projektakquise beziehungsweise Projekt-CRM, Projekt- und Ressourcenplanung sowie Projektabrechnung. Add-Ons ergänzen Dokumentenverwaltung, Arbeitszeit- und Urlaubskonto, Personalakte, Leistungseingabeprüfung, Lieferantenauftrag, E-Rechnung, Projektreferenzen, Mitarbeiter-Zielvorgaben, eine englische Oberfläche und Fremdwährungen.

Betrieben wird das System wahlweise in der PACS Cloud oder On-Premises in der eigenen Infrastruktur. Für die Cloud nennt der Anbieter ein Rechenzentrum in Deutschland, tägliche Backups, isolierte Kundenumgebungen und laut Anbieter 99,5 Prozent Verfügbarkeit. Bei der Kaufvariante liegt die Datenbank im Haus des Kunden, neue Versionen kommen über Updates.

Für wen eignet sich PACS Software?

Der Anbieter nennt projektbasierte Dienstleister als Zielgruppe und führt Beratungsunternehmen, Ingenieurbüros, Engineering-Firmen und WP-Gesellschaften auf. Als Absatzmärkte nennt er Deutschland, Österreich, die Schweiz und Italien. Nach Anbieterangaben nutzen über 300 Projektdienstleister die Software. Die Rollenverteilung ist entsprechend zugeschnitten: Geschäftsführung, Bereichs- und Projektleitung, Controlling, Buchhaltung und HR arbeiten im Rich Client, Berater und Ingenieure erfassen ihre Zeiten und Reisekosten im Web Client oder in der App.

Für wen es nicht passt: Warenwirtschaft, Lagerhaltung und Fertigungsplanung stehen nicht im Funktionsumfang. Wer Bestände führen oder eine Produktion planen will, findet dafür keine Module. Eine eigene Finanzbuchhaltung bringt PACS ebenfalls nicht mit, die Projektabrechnung hat stattdessen eine Anbindung an FIBU- und E-Rechnungssysteme. Wer einen Preis vergleichen möchte, ohne mit dem Vertrieb zu sprechen, kommt hier nicht weit: der Preisrechner auf der Website war zum Erfassungszeitpunkt in Überarbeitung, und auch sonst endet jeder Weg bei einem persönlichen Angebot per E-Mail.

PACS Software im Arbeitsalltag

Am Anfang stehen die Stammdaten. Du legst ein Projekt mit Auftraggeber, Auftragsvolumen, Projektwährung, Status, Projektleiter, Team, Notizen und Meilensteinen an. Kontakte werden zentral gepflegt und lassen sich mehreren Projekten zuordnen, als Interessent, Kunde, Rechnungsempfänger, Lieferant, externer Partner oder internes Teammitglied. Wer was sehen darf, regeln zwei Benutzerprofile: “Key User/Backoffice” mit vollem Einblick und “Mitarbeiter” mit stark begrenztem Umfang, dazu kommen rollenbasierte Einzelrechte auf Projekte, Mitarbeiter, verrechenbare Leistungen und Reports.

Dann laufen die Erfassungen ein. Projektzeiten trägst du als Tages- oder Stundenwert ein, optional mit Uhrzeiten und Pausen, qualifiziert nach Arbeitspaket, Stundensatz, Tätigkeitsbeschreibung und Berechenbarkeit. Reisekosten rechnet PACS nach Kostenarten und Spesensätzen ab, auch über mehrere Projekte und Währungen. Die App arbeitet auf Wunsch offline, mit Stoppuhr und Spracheingabe, Belege lassen sich abfotografieren und an die Reisekostenposition hängen. Parallel planst du Zeit- und Kostenbudgets auf Monat, Kalenderwoche oder Tag, wahlweise je Projekt, Schritt oder Mitarbeiter, und siehst freie Kapazitäten im Plan-Ist-Monitoring.

Am Ende steht die Abrechnung. Fakturiert wird nach Festpreis, Aufwand, Preisliste oder Gebührenordnung, als Einzel-, Abschlags- oder Schlussrechnung, mit Mahnwesen und im eigenen Corporate Design. E-Rechnung ist als Add-On verfügbar, QR-Rechnungen unterstützt PACS in den Formaten EPC Europa, EPC Österreich und Swiss, setzt dafür aber die Lizenz für das Modul Projektfaktura voraus. Für die Auswertung liegen mehr als 100 Standard-Berichte bei, als Liste, Matrix, Pivot oder Diagramm, dazu Web Reporting etwa über Power BI. Nach außen gibt es Online-Schnittstellen zu HR WORKS, Jira, Microsoft 365 und Personio sowie eine REST-Web-API für eigene Anbindungen. Auf der Website zitiert PACS Kundenstimmen von RITTERWALD Unternehmensberatung, T&O Unternehmensberatung und E-Bridge Consulting und wirbt mit über 80.000 gesteuerten Projekten; das sind Angaben des Anbieters, unabhängig geprüft sind sie nicht. Wenn du so ein System an dein übriges Setup anschließen willst, unterstützt ERP & Warenwirtschaft bei Auswahl und Anbindung.

Preise und Pläne

PACS veröffentlicht keine Beträge. Die Preisseite kündigt einen Preisrechner an, der zum Erfassungszeitpunkt überarbeitet wurde; das Ergebnis kommt in jedem Fall als persönliche Preisübersicht per E-Mail. Der Preis richtet sich nach Infrastruktur, Anzahl der Nutzer und den gewählten Modulen und Add-Ons.

Zwei Bezugswege stehen zur Wahl. In der PACS Cloud mietest du die Software gegen einen monatlichen Beitrag und arbeitest automatisch mit der neuesten Version. On-Premises fällt ein Kaufpreis an, ergänzt um einen optionalen Servicevertrag, über den die Updates laufen. Alle Preise versteht der Anbieter als Nettopreise zzgl. MwSt. Die Kalkulation ist unverbindlich, das Angebot bleibt 6 Wochen ab dem Versand der Preisübersicht gültig.

Testen lässt sich die Software zwei Monate lang kostenlos. Der Anbieter stellt sie vorab in einer Präsentation vor, schult zum Teststart und übernimmt die im Test angelegten Daten. Der Test der PACS App kostet ebenfalls nichts, im Betrieb läuft die App als monatliches Abo, dessen Preis von Infrastruktur und Nutzerzahl abhängt. Stand: März 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Wahlweise Cloud-Miete mit monatlichem Beitrag oder Kauf mit Installation in der eigenen Infrastruktur
• Cloud-Hosting in einem deutschen Rechenzentrum mit täglichem Backup und isolierten Kundenumgebungen, laut Anbieter bei 99,5 Prozent Verfügbarkeit
• Mehr als 100 mitgelieferte Standard-Berichte, dazu Web Reporting über Power BI und andere BI-Werkzeuge
• Online-Schnittstellen zu HR WORKS, Jira, Microsoft 365 und Personio sowie eine REST-Web-API
• Zwei Monate kostenlose Testphase mit vorheriger Präsentation, Schulung und Übernahme der Testdaten
• Zertifikat und Gütesiegel des Bundesverbandes IT-Mittelstand e. V.

Schwächen:

• Keine öffentlichen Preise, der Preisrechner war zum Erfassungszeitpunkt außer Betrieb
• Kein dauerhaft kostenloser Tarif, nur die befristete Testphase
• QR-Rechnungen erfordern die Lizenz für das Modul Projektfaktura
• Kein Modul für Warenwirtschaft, Lager oder Produktion, keine eigene Finanzbuchhaltung
• Support-Hotline nur montags bis freitags von 9 bis 18 Uhr

Alternativen zu PACS Software

Aus derselben Kategorie im Verzeichnis lohnt der Blick auf Modern Office, sento und SIX ERP. Ob eines davon besser passt, hängt weniger am Funktionsumfang als an deiner Abrechnungslogik: wer nach HOAI oder Gebührenordnung fakturiert, hat andere Anforderungen als ein Team mit reinen Aufwandsprojekten. Die zwei Monate Testphase sind der schnellere Weg zu einer Antwort als jede Featureliste.

PACS Software im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: PACS Software steht in der Kategorie mit 284 weiteren Werkzeugen.

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 89 von 284 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 135.

PACS Software nennt keine Beträge. Damit steht das Werkzeug in dieser Kategorie nicht allein: 125 von 284 Anbietern geben ihre Preise erst im Gespräch heraus.

Einen kostenlosen Einstieg bietet PACS Software nicht. In der Kategorie haben 92 von 284 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

PACS ist keine Warenwirtschaft, sondern ein Spezialist für die Steuerung von Projektdienstleistern: Zeiten, Reisekosten, Budgets, Abrechnung, Berichte. Für Beratungen und Ingenieurbüros mit gemischter Abrechnung nach Aufwand, Festpreis und Gebührenordnung deckt der Modulbaukasten viel ab, und die Wahl zwischen deutschem Cloud-Hosting und eigener Installation ist ein echtes Argument. Der Haken ist die Preisintransparenz: ohne Vertriebsgespräch bekommst du keine Zahl. Die zweimonatige Testphase mit Schulung federt das ab, kostet aber Zeit.