mailbox.org

Was ist mailbox.org?

mailbox.org bündelt vier Bausteine in einem Konto: Mail, Drive, Meet und Office. Hinter dem Dienst steht die Heinlein Gruppe, nach eigener Angabe über 150 Mitarbeiter mit über 30 Jahren Erfahrung in IT-Infrastrukturen und eigenen Rechenzentren. Die Dateien liegen ausschließlich in eigenen Rechenzentren in Deutschland, verteilt auf zwei unabhängige Standorte in Berlin.

Der zweite Punkt ist der Rechtsrahmen, und der ist hier ungewöhnlich klar formuliert. Für Geschäftskunden schreibt der Anbieter, dass keine Übermittlung der Daten ins Ausland erfolgt und die Daten dem deutschen Datenschutzrecht sowie der DSGVO unterliegen. Belegt wird das mit einem BSI-C5-Testat und einer ISO-27001-Zertifizierung. Die Tarife Premium, Standard und Light tragen zusätzlich das IT-Sicherheitskennzeichen des BSI nach der Technischen Richtlinie für sicheren E-Mail-Transport. Einen AV-Vertrag nach DSGVO und § 43e BRAO gibt es in allen drei Business-Tarifen.

Technisch bleibt der Dienst offen. Webmail, IMAP und POP3 stecken in jedem Tarif, Kalender und Adressbuch gleichen sich über CalDAV und CardDAV ab, das Drive lässt sich per WebDAV direkt auf dem Desktop einbinden. Verschlüsselt wird mit PGP und S/MIME im Webmailer, Dateien im Drive lassen sich clientseitig mit OpenPGP verschlüsseln, sodass nur du Zugriff auf die Inhalte hast.

Für wen eignet sich mailbox.org?

Der Anbieter trennt selbst in zwei Welten. Privat und Familie fährt am Privat-Account, für die berufliche Nutzung empfiehlt er den Business-Account mit Prio-Support, zentraler Benutzerverwaltung und Rechnungsstellung inklusive ZUGFeRD. Adressiert werden ausdrücklich auch der öffentliche Sektor und Reseller.

Gut passt mailbox.org, wenn dein Team weiter mit Outlook, Thunderbird oder Apple Mail arbeiten soll und du trotzdem einen deutschen Serverstandort brauchst. Genauso, wenn Kalender, Dateien und Videokonferenzen aus derselben Hand kommen sollen, statt aus drei Verträgen.

Weniger passend ist der Dienst in drei Fällen. Wer einen dauerhaft kostenlosen Posteingang sucht, ist hier falsch, es gibt nur 30 Tage zum Testen. Wer als Unternehmen keine eigene Domain einsetzen will, kommt nicht weit: Für Business-Kunden ist sie verpflichtend. Und wer den Light-Tarif als Sparvariante fürs Büro einplant, sollte vorher lesen, was dort fehlt. Kein Drive-Speicher, keine Online-Bearbeitung von Dokumenten und ein Support, der nur zu Vertrag, Finanzen und Passwort-Reset antwortet.

mailbox.org im Arbeitsalltag

Der dokumentierte Ablauf für Unternehmen beginnt beim Zuschnitt. Du wählst je Postfach einen Tarif und dazu ein Servicepaket, das die Zahl der Postfächer und Weiterleitungen sowie das Support-Level festlegt. Beides zusammen ergibt den Monatspreis, E-Mail-Adressen lassen sich laut Anbieter tagesaktuell hinzufügen oder löschen und Tarife sofort wechseln.

Danach übernimmt der zentrale Administrationszugang. Dort verwaltest du Vertrag, Domains, Postfächer, Weiterleitungen, Passwörter, Speicherplatz und alle weiteren Einstellungen der Accounts. Du legst auch fest, ob Nutzer eigene Einstellungen bei Spamfilter, Blacklist und Backup vornehmen dürfen. Groupware-Ressourcen wie Kalender, Kontakte und Dateien werden über Benutzergruppen geteilt. Für größere Umgebungen und für Reseller lassen sich sämtliche Einstellungen über die API ansprechen.

Der Umzug ist als eigener Weg beschrieben. Der Partner audriga übernimmt den automatisierten Umzug der gespeicherten Daten aller Accounts, also E-Mail, Kalender, Kontakte und Dateien aus dem Cloud-Speicher. Der Anbieter nennt diesen Weg über audriga kostenlos.

Im laufenden Betrieb hängt das Support-Level an zwei Stellschrauben. Den 2nd- und 3rd-Level-Support für den Account-Administrator übernimmt mailbox.org grundsätzlich. Den 1st-Level-Support für die eigenen Mitarbeiter gibt es nur in den Postfach-Tarifen Standard und Premium. Einen persönlichen Ansprechpartner für Onboarding und Vertragsfragen bekommst du erst in den Service-Paketen Platin und Gold.

Preise und Pläne

mailbox.org fährt zwei getrennte Preislisten, und die Beträge bedeuten nicht dasselbe. Für Unternehmen gelten Nettopreise je Nutzer und Monat, privat gilt: Alle Preisangaben inklusive der jeweils geltenden Umsatzsteuer je nach Herkunftsland des Nutzers.

Privat, Beträge je Monat:

• Light, 1 €, nur bei jährlicher Zahlung, also 12 € im Jahr: 2 GB Mail-Speicher, 3 Aliasse @mailbox.org, Kalender und Adressbuch, eingeschränkter Support
• Standard, 4 € bei Monatszahlung oder 3 € bei Jahreszahlung, also 36 € im Jahr: 20 GB Mail-Speicher, 25 Aliasse, eigene Domains mit 50 Aliassen, 10 GB Drive, Office, Meet, Familien-Accounts
• Premium, 12 € bei Monatszahlung oder 9 € bei Jahreszahlung, also 108 € im Jahr: 50 GB Mail-Speicher, 250 Aliasse für eigene Domains, 100 GB Drive, Priority Support und Telefon-Rückruf werktags von 9 bis 18 Uhr

Unternehmen, Beträge je Nutzer und Monat netto: Light 1 € mit 2 GB Mail-Speicher, Standard 4 € mit 20 GB Mail und 10 GB Drive, Premium 12 € mit 50 GB Mail und 100 GB Drive. Dazu kommt zwingend ein Servicepaket, ebenfalls je Monat netto:

• Silber, 25 €: bis zu 50 Postfächer, 25 Weiterleitungen, eine Groupware-Gruppe, Support per E-Mail-Ticket 9/5
• Gold, 75 €: bis zu 250 Postfächer, 75 Weiterleitungen, unbegrenzte Groupware-Gruppen, persönlicher Ansprechpartner, Telefonsupport 9/5
• Platin, 250 €: unbegrenzte Postfächer, 1000 Weiterleitungen, zusätzlich 24/7-Notfallhotline und Admin-Team

Für große Unternehmen mit individuellen Ansprüchen gibt es Enterprise auf Anfrage. Speicher lässt sich in Standard und Premium nachkaufen: Mail je 1 GB für 0,20 € beziehungsweise 0,10 €, Drive je 5 GB für 0,40 € beziehungsweise 0,20 €.

Zwei Details, die leicht untergehen. Privat wird nach dem Prepaid-Prinzip abgerechnet, das eingezahlte Guthaben bestimmt die Vertragslaufzeit, und eine Guthabenerstattung ist nicht möglich. Und der Jahresrabatt steht auf derselben Seite doppelt: Die Tarifkarten werben mit 25 Prozent Ersparnis, die Funktionstabelle erklärt den Rabatt mit 12 Monaten Laufzeit zum Preis von 10. Geschäftskunden haben dagegen keine Mindestvertragslaufzeit und erhalten eine monatliche Sammelrechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Stand: August 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Server ausschließlich in Deutschland, zwei unabhängige Standorte in Berlin
• Zusage, dass keine Übermittlung der Daten ins Ausland erfolgt
• AV-Vertrag nach DSGVO und § 43e BRAO in allen Business-Tarifen
• BSI-C5-Testat, ISO 27001 und IT-Sicherheitskennzeichen des BSI für Premium, Standard und Light
• Webmail, IMAP und POP3 in jedem Tarif, dazu CalDAV und CardDAV
• PGP und S/MIME im Webmailer, eigener PGP-Key-Server, clientseitige OpenPGP-Verschlüsselung im Drive
• Anonyme Registrierung, Zahlung per Bargeld auf dem Postweg möglich
• Keine Mindestvertragslaufzeit im Geschäftskundenvertrag

Schwächen:

• Kein dauerhaft kostenloser Tarif, nur 30 Tage zum Testen
• Business rechnet zweiteilig ab, Servicepaket ab 25 € im Monat kommt oben drauf
• Eigene Domain für Business-Kunden verpflichtend
• Light ohne Drive-Speicher, ohne Online-Bearbeitung von Dokumenten und mit Support nur zu Vertrag, Finanzen und Passwort-Reset
• 1st-Level-Support für Mitarbeiter nur in Standard und Premium
• Prepaid-Abrechnung im Privatbereich, Guthaben wird nicht erstattet
• Zwei unterschiedlich beschriebene Jahresrabatte auf derselben Preisseite

Alternativen zu mailbox.org

Aus derselben Kategorie kommen Posteo, Tuta Mail, Proton Mail und Mailfence infrage. Der entscheidende Vergleichspunkt ist nicht der Monatspreis, sondern die Frage, wie viel Groupware du wirklich brauchst: Ein reines Postfach bekommst du überall günstiger, Drive, Office und Videokonferenz aus einem Vertrag nicht. Bei Firmenkunden prüfen wir das im Rahmen der Beratung & Betreuung zusammen mit den Postfachzahlen, weil die Servicepaket-Stufe an ihnen hängt. Wo Postfach, Kalender und Ablage anschließend mit anderen Systemen sprechen sollen, gehört die Anbindung in die Automation & Prozessoptimierung.

mailbox.org im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: mailbox.org steht in der Kategorie mit 16 weiteren Werkzeugen.

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 5 von 16 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 7.

mailbox.org nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 15 von 16 Werkzeugen (94 Prozent).

Einen kostenlosen Einstieg bietet mailbox.org nicht. In der Kategorie haben 9 von 16 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Für uns ist mailbox.org die naheliegende Wahl, wenn der Serverstandort ein hartes Kriterium ist und trotzdem klassische E-Mail-Programme weiterlaufen sollen. Diese Kombination bekommst du selten so sauber. Rechne aber im Geschäftskundenbereich immer beide Posten zusammen, sonst täuscht der Einstiegspreis. Zehn Standard-Postfächer kosten 40 € netto, mit dem kleinsten Servicepaket sind es 65 €, und bei mehr als 50 Postfächern springt die Rechnung auf Gold. Für ein Team von drei Leuten ist das ein spürbarer Aufschlag. Privat sieht es anders herum aus: 3 € im Monat für 20 GB Postfach, 10 GB Drive, Office und Videokonferenz ist ein fairer Kurs, wenn du mit der Prepaid-Logik leben kannst. Unser Rat: Zähl deine Postfächer, schau auf die Servicepaket-Stufe und kläre die eigene Domain, bevor du testest. Danach ist der Rest Routine.