formcycle

Was ist formcycle?

formcycle ist eine webbasierte Low-Code-Plattform für Online-Formulare und die Prozesse dahinter. Hersteller ist die XIMA MEDIA GmbH, Sudhausweg 9 in 01099 Dresden, vertreten durch Sascha Tom Weber und Samer Habib, eingetragen beim Amtsgericht Dresden unter HRB 16098. Der Anbieter beschreibt das Produkt als „die professionelle, flexible und webbasierte Low-Code Lösung, mit der Sie Ihre Verwaltung und Geschäftsprozesse vollständig digitalisieren”.

Drei Bausteine greifen ineinander. Im Formular-Designer entsteht das Formular: „Ziehen Sie Elemente wie Textfelder, Kontrollkästchen usw. einfach in den Arbeitsbereich, um schnell und ohne Programmierkenntnisse Formulare zu erstellen.” Der Workflow-Designer bestimmt, was nach dem Absenden passiert, und bietet dafür „klassische Wenn-Dann-Bedingungen, Fallunterscheidungen (Switches), Schleifen und Fehlerbehandlungen”. Das Postfach ist die Arbeitsfläche der Sachbearbeiter, „zentrale Schaltstelle zur Überprüfung von Daten sowie zum Einleiten von Prozessen wie Genehmigungen, Rückfragen oder Weitergaben”. Darüber hinaus gibt es Benutzerportale als Zusatzmodul, über das sich „Formulare und Prozesse zentral über ein webbasiertes Portal bereitstellen” lassen.

Es gibt drei Betriebsvarianten, und sie unterscheiden sich nicht nur im Hosting. public.CLOUD und private.CLOUD liegen im „zertifizierten Rechenzentrum ISO 27001, Standort: Deutschland”, onPremises im eigenen. Der Unterschied zwischen den beiden Cloud-Stufen ist der Mandant: „Kunden der private.CLOUD erhalten eine eigene formcycle Umgebung und können deutlich mehr individuelle Konfigurationen vornehmen als Kunden der public.CLOUD.” Eigene Firewallregeln sind ebenfalls an die private Variante gebunden. Wer bei der Beurteilung solcher Betriebsmodelle Unterstützung braucht, findet sie bei uns in der Beratung und Betreuung.

Für wen eignet sich formcycle?

Die öffentliche Verwaltung ist das Kerngeschäft, und der Anbieter sagt das selbst: Für sie wurde formcycle „in den letzten Jahren kontinuierlich optimiert und erweitert”. Angebunden sind BundID und ELSTER Unternehmenskonto, die Bezahldienste ePayBL, pmPayment und S-Public-Service sowie der FIM-Import, der es erlaubt, „Formularvorlagen direkt aus den Bereitstellungen von Bundes- und Landesredaktionen in formcycle zu importieren”. Das Benutzerportal nennt als Zielgruppen neben Verwaltungen auch Hochschulen und Bildungseinrichtungen, Unternehmen mit internen Antragsprozessen und Serviceportale mit Nutzeranbindung.

Außerhalb der Verwaltung zielt der Hersteller auf interne Antragsstrecken: „Von Dienstreiseanträgen über den Einkaufsprozess bis hin zum Onboarding neuer Mitarbeiter”. Das passt zu Unternehmen, die viele kleine Genehmigungswege haben und sie heute per Mail und Excel abwickeln.

Drei Ausschlüsse stehen nicht auf der Produktseite, sondern in den AGB der public.CLOUD. Zwei davon treffen genau die beworbene Zielgruppe. Erstens Verbraucher: „XIMA bietet ihren Service ausschließlich Unternehmern im Sinne des § 14 BGB an”, und „Verbraucher im Sinne von § 13 BGB können den Service nicht nutzen.” Zweitens Berufsgeheimnisträger. Der Anbieter bietet die Cloud nicht Kunden an, „die als Träger fremder Geheimnisse im Sinne des § 203 Strafgesetzbuch (StGB), wie z. B. Ärzte, Rechtsanwälte und / oder Amtsträger tätig sind und entsprechend sensible Daten erheben, verarbeiten und / oder nutzen. Dies ist ausschließlich über eine selbstgehostete formcycle Version möglich.” Amtsträger sind Teil derselben Behördenwelt, für die die eigene Branchenseite wirbt. Drittens die Archivierung: Der Service gilt nicht „für eine revisionssichere elektronische Archivierung nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und / oder ordnungsgemäße Buchführung nach §§ 146, 147 Abgabenordnung (AO)”.

formcycle im Arbeitsalltag

Der dokumentierte Ablauf beginnt im Designer. Elemente wandern per Drag and Drop in das Formular, Pflichtfelder und Datentypen prüfen die Eingaben „wie E-Mail-Adressen, IBAN, Datum usw.”, Elemente blenden sich dynamisch ein und aus, „basierend auf Werten, Zuständen, Benutzergruppen oder Vorgangsstatus”. Datenquellen füllen Felder vor, durch „Auslesen von Informationen aus Datenbanken, CVS, Excel oder LDAP”. Mehrsprachigkeit ist eingebaut, „darunter auch Kyrillisch, Arabisch oder Chinesisch”, die Systemmeldungen liegen ab Werk in sechs Sprachen vor.

Veröffentlicht wird das Formular „als Link, QR-Code oder innerhalb eines iFrames”, für Typo3 gibt es ein Redakteurs-Plugin. Nach dem Absenden übernimmt der Workflow. Ausgelöst wird er „durch Klicks auf Schaltflächen, zu einem bestimmten oder berechneten Zeitpunkt, externe Dienste und vieles mehr”, danach laufen Aktionen wie Dokumentenerzeugung, Mailversand, Datenbankschreibzugriffe und Übergaben an externe Schnittstellen. Der Designer liest mit: Das System „prüft während der Erstellung automatisch, ob Fehler im Workflow vorhanden sind”. Im Postfach sieht der zuständige Bearbeiter den Vorgang, kann ihn weiterleiten oder genehmigen und das Vorgangsprotokoll „bequem mit einem Klick als PDF-Datei herunterladen”. Läuft das Portal mit, sieht der Antragsteller denselben Stand von außen und kann Rückfragen direkt beantworten; Nachrichten und Dokumente „verlassen das System nicht und werden nicht über externe Dienste versendet”. Genau an dieser Stelle lohnt der Blick auf die eigene Prozesslandschaft, wie wir ihn in der Automation und Prozessoptimierung führen.

Neu dazugekommen ist die KI-Ebene. Sie hängt im Workflow, nicht daneben: „Abhängig von Formularinhalten, Prozessdaten oder vorherigen Ergebnissen können unterschiedliche KI-Systeme innerhalb eines Workflows angesprochen werden.” Für die Anbindung nutzt formcycle Standardschnittstellen, „beispielsweise die OpenAI API oder vergleichbare REST-basierte Schnittstellen”. Das Modell wählt der Kunde: „Sie bestimmen selbst, welches System für den jeweiligen Anwendungsfall geeignet ist und welche Daten an dieses System übertragen werden.” Wie sich das in der Praxis anfühlt, zeigt die Programmankündigung zur Hausveranstaltung formcycle.CONNECT 2026, vorgetragen von Dr. Thomas Schoberth, „Leiter der Abteilung Anwendungssysteme im IT Servicezentrums (ITS) der Universität Bayreuth”: „Komplexe Reisekostenabrechnungen benötigen oft Stunden Prüfzeit. Eine KI-Vorprüfung mit lokalem LLM in formcycle kann Sachbearbeiter entlasten.” Das ist eine Ankündigung des Anwenders, keine gemessene Einsparung, und als solche zu lesen. Welches Modell für eine solche Vorprüfung taugt und welche Daten es sehen darf, ist eine eigene Entscheidung; wir treffen sie mit Kunden als KI-Agentur. Für den Eigenbetrieb zeigt der Hersteller auf derselben Veranstaltung, „wie formcycle mit Docker containerisiert und über Helm Charts flexibel in Kubernetes ausgerollt werden kann”.

Preise und Pläne

Die Preise stehen offen auf der deutschen Preisseite, und sie sind als Netto-Beträge ausgewiesen. public.CLOUD beginnt bei „Ab 59,-/590,- Euro pro Monat/Jahr”, private.CLOUD bei „Ab 399,-/3.990,- Euro pro Monat/Jahr”, onPremises bei „Ab 4.500,- Euro einmalig *”, wobei der Stern für „zzgl. jährlicher Wartungspauschale” steht. Die Höhe dieser Pauschale nennt der Anbieter nicht.

Entscheidend ist der zweite Stern. Sieben Zeilen der Tarifübersicht tragen in der deutschen Fassung die Markierung „** mit zusätzlichen Kosten”: „** Dokumentengenerierung (PDF-Print)”, „** Online-Terminverwaltung”, „** Einladungsmanagement”, „** LDAP / MS Active Directory, Kerberos”, „** OpenID Connect, SAML, oAuth 2, MS Entra”, „** Anbindung an Cloud Speicher (z.B. AWS, Dropbox, WebDAV etc.)” und „** Mehrere Mandanten anlegen”. Wer Termine, Einladungen oder Single Sign-on braucht, zahlt also oberhalb der 59 Euro. Interessant ist der Vergleich mit der englischen Fassung derselben Tabelle: dort steht „Document generation (PDF Print) ** Online appointment management”, die Markierung sitzt erst an der Terminverwaltung. Dieselbe Zeile kostet in der deutschen Tabelle extra und in der englischen nicht.

Drei Positionen fehlen in der public.CLOUD ganz: die „Erstellung eigener Plugins & Widgets” und das Anlegen weiterer Mandanten gibt es erst ab private.CLOUD; LDAP, MS Active Directory und Kerberos erst in der onPremises-Variante. Welche Kontingente im Grundpreis enthalten sind, nennt die Preisseite nicht; die AGB verweisen dafür auf eine Anlage: Das Nutzungsrecht ist „auf das vom Kunden gebuchte Servicepaket sowie Serviceeinheiten (z. B. Anzahl der Projekte und Mandanten) entsprechend der Angaben in der Leistungsbeschreibung (SLA) (s. Anlage 1) beschränkt.”

Den Einstieg gibt es kostenfrei, aber befristet. Das Servicepaket public.CLOUD TEST stellt der Anbieter laut AGB als „einen entgeltfreien Service zur Verfügung”, und zwar als „befristeter Vertrag über 31 Tage”. Funktional ist er vollständig, mengenmäßig nicht: „Es steht der volle Funktionsumfang der public.CLOUD zur Verfügung. Die maximale Anzahl an abgesendeten Formularen ist während der Testphase auf max. 10 Formulareingänge pro Tag beschränkt.” Dazu eine Klausel, die auf der Produktseite nirgends auftaucht: Im Testpaket „kann Werbung auf dem veröffentlichten Formular eingeblendet werden”, und sie darf nicht entfernt oder verdeckt werden.

Der Bezahltarif public.CLOUD PRO ist ein „unbefristeter Vertrag mit Mindestvertragslaufzeit von einem Monat und vierwöchiger Kündigungsfrist zum Ende eines Kalendermonats”, die Kündigung „hat in Schriftform zu erfolgen”. Bezahlt wird klassisch, „XIMA bietet die Zahlung auf Rechnung per Überweisung an”. Der Preis ist nicht festgeschrieben: Der Anbieter prüft das Nutzungsentgelt einmal jährlich und passt es nach billigem Ermessen an; erst wenn es sich „um mehr als 8 % bezogen auf ein Jahr” erhöht, entsteht ein Sonderkündigungsrecht. Nach Vertragsende gilt eine kurze Frist, denn „im Übrigen löscht XIMA Kundendaten nach einem Zeitraum von vier Wochen nach Vertragsbeendigung”.

Stärken und Schwächen

Für die Plattform spricht die Tiefe an Verwaltungsschnittstellen. Unterstützt werden „BundID BayernID Elster Unternehmenskonto ePayBL FIT-Connect ExtensionAPI (z. B. KommunalPortal.NRW, OpenR@thaus)”, Dokumentenmanagementsysteme hängen über CMIS daran, und wo ein System fehlt, ist „eine individuelle Anbindung über die formcycle Plugin-Schnittstelle jederzeit möglich”. Beim Datenschutz bleibt der Anbieter konkret: Die Server der form.CLOUD „stehen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland”, gespeichert werden „nur Daten, die Sie selbst mit Ihren Formularen erheben”, und der Support kommt nur mit ausdrücklicher Freigabe heran. Einen AV-Vertrag gibt es auf Wunsch, „unsere Vorlage für einen ADV steht zum Download bereit”. Auch die Verfügbarkeit ist beziffert: „Bei einem Totalausfall des Systems gewährleistet die XIMA eine Wiederherstellung in unter 3 Stunden innerhalb der Servicezeiten.”

Dagegen stehen die Pflichten und Lücken. Die Datensicherung liegt beim Kunden: „Der Kunde erstellt von allen Daten, die er auf Servern speichert, tagesaktuell Sicherungskopien auf externen Datenträgern.” Beim Serverstandort verpflichten die AGB nur auf den Wirtschaftsraum, nicht auf das Land: „Die Software wird auf Computern (Servern) innerhalb der Europäischen Union betrieben.” Preisseite und DSGVO-FAQ nennen dagegen Deutschland. Wer den Standort braucht, lässt ihn sich vertraglich zusichern. Und ein Detail für Organisationen mit Pressevorbehalt: Der Anbieter ist berechtigt, „die Firma eines Kunden, sofern es sich um eine juristische Person handelt (z. B. GmbH) als Referenz gegenüber Dritten zu benennen”, solange der Kunde dem nicht widerspricht.

Alternativen zu formcycle

Aus derselben Kategorie und mit ähnlichem Zuschnitt auf Formulare und Antragsstrecken kommen Flowers, Flixcheck und d.velop process studio. Der letzte Name ist kein Zufall: formcycle selbst führt „d.velop - ehemals d.3 (d.velop AG)” in der Liste der anbindbaren Dokumentenmanagementsysteme. Wer schon d.velop im Haus hat, prüft also sinnvollerweise beide Richtungen.

formcycle im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst, Kategorie Automation mit 352 Werkzeugen.

formcycle nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 135 von 352 Werkzeugen (38 Prozent).

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 136 von 352 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 169.

Einen kostenlosen Einstieg bietet formcycle nicht. In der Kategorie haben 88 von 352 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Wir halten formcycle für die richtige Wahl, wenn Formulare nur der Anfang sind und die eigentliche Arbeit hinter dem Absenden-Knopf liegt. Für Kommunen, Hochschulen und Behörden ist die Verwaltungsanbindung der entscheidende Punkt, den kaum ein allgemeines Formular-Tool mitbringt. Auch für Unternehmen mit vielen internen Genehmigungswegen ist das ein brauchbarer Rahmen, solange die Prozesse strukturiert beschreibbar sind.

Drei Dinge würden wir vor der Unterschrift klären. Erstens den tatsächlichen Monatspreis: Die 59 Euro sind der Einstieg ohne Single Sign-on, ohne Terminverwaltung und ohne zweiten Mandanten, und was die Zusatzpositionen kosten, steht nirgends. Zweitens die Leistungsbeschreibung, auf die die AGB verweisen; dort stehen die Kontingente, die über den Preis entscheiden. Drittens die Variante: Wer mit Daten nach § 203 StGB arbeitet oder eigene Plugins braucht, landet ohnehin bei private.CLOUD oder onPremises, und dann beginnt die Rechnung bei 399 Euro monatlich oder 4.500 Euro einmalig.

Was uns gefällt, ist die Nüchternheit der Unterlagen. Der Anbieter schreibt Grenzen hin, die andere verschweigen, von der Löschfrist bis zum Ausschluss der revisionssicheren Archivierung. Was uns fehlt, ist die Transparenz bei den Aufpreisen. Eine Tarifübersicht, in der sieben Zeilen „mit zusätzlichen Kosten” markiert sind, ohne diese Kosten zu nennen, ist eine halbe Preisliste.