Collabora Online

Was ist Collabora Online?

Collabora Online ist eine Office-Suite, die auf einem Server im eigenen Rechenzentrum läuft und im Browser bedient wird. Der Hersteller beschreibt sie als „an open source, self-hosted office suite in the browser” und als „privacy-first, easy to integrate alternative for powerful document editing in the cloud”. Enthalten sind vier Anwendungen: „We include Writer, Calc, Impress and Draw”, also Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen und Zeichnungen. Beworben wird gerade die Version 26.04.

Für die Einordnung wichtiger als die Funktionsliste ist, was das Produkt bewusst nicht ist. Die FAQ sagt es selbst: „Collabora Online is a software component which can be integrated into your web application and enables viewing and editing office documents in dozens of file formats.” Dateiablage, Anmeldung und Zugriffsrechte bleiben Sache des Systems, in das du die Suite einbaust. Die Verbindung läuft über WOPI, und der Hersteller nennt diesen Weg ausdrücklich: „The way to integrate into your app is to implement WOPI support, which is very easy and straightforward”. Anleitungen liegen für Nextcloud, OpenCloud, ownCloud, Seafile, HumHub und GroupOffice vor.

Hinter dem Produkt steht die Collabora Productivity Ltd. Der Datenschutzhinweis nennt als Sitz das „Platinum Building St. John’s Innovation Park, Cambridge, United Kingdom”, die Über-uns-Seite führt daneben einen deutschen Standort in der „Versmannstrasse 4 20457 Hamburg”. Das Unternehmen bezeichnet sich als „the single largest contributor of commits to the LibreOffice codebase” und als „a division of Collabora, the global software consultancy”, mit „over 60 members of staff”. Open Source und kommerzielles Produkt sind hier zwei Seiten derselben Sache: Der Code steht laut FAQ „mostly licensed under the MPLv2”, verkauft werden die gepflegten Binärpakete samt Wartung, „branded, supported binary versions that are easy to install, paired with a Service Level Agreement”.

Für wen eignet sich Collabora Online?

Die Zielgruppe benennt der Hersteller in der FAQ ungewöhnlich präzise: „companies that look for a secure online office suite, which they can host themselves, in their desired solution, on a private or public cloud, without any vendor lock-in”. Als Felder, in denen das besonders zählt, nennt er „Pharmaceutical / Medical, Health or Finance / Banking / Insurance / Legal and/or Military”. Dazu kommt der öffentliche Sektor: Nach Anbieterangabe ist Collabora Online am openDesk-Vorhaben beteiligt, das auf derselben Seite als „spearheaded by the German Federal Ministry of the Interior” beschrieben wird.

Die zweite Gruppe sind Hersteller und Dienstleister, die Dokumentbearbeitung in ihr eigenes Produkt einbauen. Der Anbieter adressiert sie offen und listet die Einsatzfelder „EFSS Produktivität LMS Unternehmensportale SaaS mit Dateiverarbeitung”. Wer eine Dateiplattform, ein Lernmanagementsystem oder ein Portal betreibt, bekommt hier den Editor als Baustein. Für genau diese Arbeit, das Verdrahten fremder Systeme bis zum funktionierenden Ablauf, ist unsere Webentwicklung der typische Einstieg.

Wer ein gehostetes Office erwartet, ist hier falsch. Collabora betreibt nichts: „We offer an on-premise solution, so, we don’t host the product”, und an zweiter Stelle noch deutlicher „Collabora does not provide any hosted solution”. Server, Updates und Sicherungen liegen bei dir oder bei einem Partner. Für den Server verlangt der Hersteller „the ability to run a Linux system, VM or docker container” und rechnet mit „10 users per CPU thread, and 50Mb of RAM per user, with another 1Gb for system”. Und ohne Netz läuft nichts: „Our design requires an uninterrupted network connection to get access to your document data.” Kleine Teams ohne Serverbetrieb bleiben damit bei CODE auf einem Testsystem oder gehen den zweiten Weg, den der Hersteller selbst nennt: „Integrieren Sie es in Ihre eigene Infrastruktur oder nutzen Sie es über einen unserer zuverlässigen Hosting-Partner.” Wie groß dieses Netz ist, beantwortet die Startseite zweimal verschieden. Oben steht „mehr als 200 Partnern auf der ganzen Welt”, ein paar Abschnitte weiter „über 230+ Partnern”.

Collabora Online im Arbeitsalltag

Der dokumentierte Ablauf ist der einer Server-Komponente, nicht der eines Abos mit Login. Du holst dir das Docker-Image oder die Linux-Pakete, der Hersteller liefert beides: „The collabora/code Docker image can be installed to any x86-64, ppc64 or arm64 host” und daneben „native Linux packages in deb and rpm formats”. Konfiguriert wird in /etc/coolwsd/coolwsd.xml, der Dienst läuft über systemd. Davor gehört ein Reverse Proxy, und das schreibt der Hersteller auch so: „It is highly recommended to set up a reverse proxy in front of CODE”. Danach trägst du die Adresse im Dateisystem ein, „Now you can give https://collabora.example.com as the WOPI URL in your preferred File Sync and Share solution”.

Im Betrieb bleibt das Dokument dort, wo es gespeichert ist. Collabora Online rendert nur: „Collabora Online runs on the server in your data center, and is interacted with through a standard browser”. Jede Datei bekommt einen eigenen Prozess, „Each document runs in its own isolated Kit process within a chroot jail with a randomly generated directory name”. Gespeichert wird im Editor nichts dauerhaft, der Hersteller nennt es „No persistent document storage on Collabora Online servers” und „Documents processed in memory only”. Für die Überwachung gibt es eine Admin-Konsole, die „all users currently connected, what documents are open, their resource usage” zeigt. Gleichzeitige Bearbeitung ist nicht künstlich begrenzt, „There is no formal limit here”, der Hersteller nennt als normale Größe „20 people in a collaborative meeting session”.

Veröffentlichte Referenzen gibt es, und sie sind namentlich zugeschrieben. Für den französischen Rettungsdienst SDIS 57 schreibt der Anbieter, dessen IT habe „5,000 people including 900 professional firefighters and 4,000 volunteers with Collabora Online and Nextcloud” ausgestattet und damit einen alternden Dateiserver ersetzt. Zu Filr von OpenText nennt er eine „Successful deployment across sectors of >100,000 users, including government and large enterprises”. Und der Produktverantwortliche für HiDrive bei STRATO wird mit dem Satz zitiert: „We chose to use Collabora Online because it is a self-hosted solution with the same security values as HiDrive.” Das sind Angaben des Herstellers beziehungsweise seiner Partner, von uns nicht unabhängig geprüft.

Ein Nebenaspekt, der im Alltag oft mehr Wert hat als der Editor selbst: Dieselbe Software kann Dokumente stapelweise umwandeln. Der Anbieter bewirbt dafür eine „Standard REST API Simple HTTP POST calls replace complex Java or VBA integration” und nennt Unterstützung für „Microsoft, LibreOffice, PDF, HTML and over 200 industry-standard file formats”. Wer heute noch JODConverter oder unoconv betreibt, hat damit einen Ersatz, der sich sauber in eine Automation & Prozessoptimierung einhängen lässt.

Preise und Pläne

Die Abo-Seite zeigt drei Stufen, alle als „Vor Ort”, also für den Betrieb auf eigenen Servern. Oben steht die Entwicklerfassung: „Collabora Online Development Edition für den privaten Gebrauch, zu Testzwecken und für Start-ups € FREE”. In der Mitte „Collabora Online Für Unternehmen € 3 Pro Benutzer und Monat Vor Ort Bis zu 99 Benutzer”. Oberhalb davon gibt es keinen Listenpreis mehr, sondern „Personalised Volume Discounts Vor Ort Über 100 Nutzer”. Die Währung lässt sich auf „EUR € GBP £ USD $” umschalten.

Beim Vergleich der beiden Bezahlstufen lohnt der Blick auf die Zeilen, die in der kleineren fehlen. Bis 99 Benutzer endet die Liste bei „Kundenportal Barrierefreiheitszertifiziert”. Erst in der Stufe über 100 Nutzer kommen „Beiträge zur Roadmap Unterstützung bei der Integration Anpassung Desktop-Version Mobile Unterstützung” dazu. Wer also Unterstützung bei der Integration, Anpassungen oder die Desktop- und Mobilnutzung braucht, findet das in der ausgewiesenen 3-Euro-Stufe nicht.

Zur Abrechnung widerspricht die FAQ der Darstellung auf der Abo-Seite. Dort steht der Preis „Pro Benutzer und Monat”, die FAQ sagt dagegen: „Our subscriptions are based on a yearly price with discounts available for multi-year contracts.” An anderer Stelle beschreibt sie Collabora Online als „available as a subscription plan based on the number of users per year”. Der Monatsbetrag ist also eine Umrechnung, gekauft wird ein Jahresvertrag. Dazu passt die Schaltfläche: Auch bei der Stufe mit ausgewiesenem Preis steht „Angebot anfordern” und nicht „kaufen”. Mehrjahresverträge nennt der Anbieter ebenfalls, „Dreijährige Rabatte für mehrere Jahre sind auf Anfrage erhältlich”, und für Bildung und NGOs gilt: „Wenn Sie Collabora in Ihrer Bildungseinrichtung oder NGO einsetzen möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf, um unsere Sonderpreise zu erfahren.”

Eine zweite Zahl zur Benutzerobergrenze steht gegen die Tabelle. Die Abo-Seite begrenzt die mittlere Stufe auf 99 Benutzer, die FAQ antwortet auf die Frage nach Grenzen: „There are no limitations on users and you can add extra users to your subscription.” Beides lässt sich zusammenbringen, wenn man die 99 als Stufengrenze und nicht als technisches Limit liest, aus der Preisseite allein geht das aber nicht hervor. Wer die Nutzer zählen muss, findet die Definition in derselben FAQ: „For Collabora Online, a user is someone who has access to use the supported and maintained software.” Externe werden nicht berechnet, „We do not charge for external users.”

Getrennt von den Abos verkauft der Hersteller Pakete für Code-Korrekturen, jeweils als Jahreskontingent. Gold kostet 45.100 Euro für „3 high & 6 medium severity”, Silver 31.000 Euro für „2 high & 4 medium severity”, Bronze 18.100 Euro für „1 high & 2 medium severity”. Oberhalb davon heißt es „Custom packages available for 9+ cases per year”. Zur Reaktionszeit nennt die Tabelle für hohe Schwere einen Erstkontakt nach einem Arbeitstag, für mittlere nach zwei. Diese Pakete sind nichts für kleine Installationen, und der Hersteller sagt das auf derselben Seite: „Professional support for Collabora Office is available with a range of packages designed for organisations with 50 users or more.”

Bleibt die kostenlose Seite. CODE ist nicht einfach eine schlankere Version, sondern der Entwicklungszweig: „CODE is a continuously updated, rolling release where we try out our latest feature work, and has no SLA or long term support. As such, we don’t recommend CODE for business or production environments.” Die Produktseite formuliert es freundlicher, „perfect for testing, home use or small teams, but not recommended for production environments”, und nennt „CODE builds are released on average once a month”. Wer nur reinschauen will, nimmt die gehostete Demo, das einzige von Collabora selbst betriebene Angebot. Zeitlich ist sie offen, „We don’t have a time limit on our demo account”, räumlich nicht: „A demo account has 10MB of space free for testing out your office files.” Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken:

• Der Betrieb liegt vollständig in eigener Hand, der Hersteller betreibt nach eigener Aussage selbst keinen Dienst
• Der Code steht laut FAQ „mostly licensed under the MPLv2”, eigenes Bauen und Warten aus den Quellen ist ausdrücklich vorgesehen
• Mitbearbeiter ohne Konto kosten nichts, „We do not charge for external users”
• Der Preis der Unternehmensstufe steht öffentlich auf der Abo-Seite, 3 Euro pro Benutzer und Monat bis 99 Benutzer
• Drei Jahre Support je Hauptversion, „We release a minor upgrade roughly every month. We have major releases every six months or so.”
• Collabora Productivity „have achieved ISO 9001, ISO 14001 and 27001 certification”
• Dokumente werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und am Sitzungsende gelöscht, jede Datei läuft in einem eigenen Prozess in einem Chroot-Gefängnis

Schwächen:

• „Collabora does not provide any hosted solution”, Server, Updates und Sicherungen sind Sache des Kunden oder eines Partners
• CODE ist für den Produktivbetrieb ausdrücklich nicht empfohlen und trägt weder SLA noch Langzeitsupport
• Die Stufe bis 99 Benutzer enthält laut Tabelle keine Integrationsunterstützung, keine Anpassung und keine Desktop- oder Mobilnutzung
• Der Preis wird monatlich ausgewiesen, die FAQ nennt „a yearly price with discounts available for multi-year contracts”
• Auch die Stufe mit ausgewiesenem Preis führt als Schaltfläche „Angebot anfordern”, ein Selbstkauf ist nicht vorgesehen
• Ohne durchgehende Netzverbindung kein Zugriff auf die Dokumentdaten
• Der Serverbetrieb verlangt Linux, VM oder Docker, gerechnet wird mit „10 users per CPU thread, and 50Mb of RAM per user”
• Die Sicherheits-FAQ sagt zum Produkt „No built-in certifications, but architecture enables SOC2, ISO27001 compliance when properly deployed”, während dieselbe Seite die Zertifizierung des Unternehmens bewirbt
• Der Rechtsträger sitzt in Großbritannien, die eigenen Firmenserver laut Datenschutzhinweis „in the UK and Canada”, Rechnungsdaten verarbeitet ein Dritter mit Servern in den USA

Alternativen zu Collabora Online

Aus derselben Kategorie liegen Google Workspace, Microsoft 365 und CryptPad als Vergleichspunkte nahe. Was die drei im Einzelnen können und kosten, steht in ihren eigenen Einträgen. Collabora selbst stellt auf der Produktseite Vergleichsdokumente gegen Microsoft 365, Google Workspace und OnlyOffice bereit, nennt dort also die Wettbewerber, an denen es sich messen will.

Collabora Online im Vergleich

Diese Einordnung rechnet sich aus dem Verzeichnis selbst: Collabora Online steht in der Kategorie „Kollaboration” mit 63 Werkzeugen.

Collabora Online nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 38 von 63 Werkzeugen (60 Prozent).

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 28 Alternativen mit EU-Sitz, davon 16 aus Deutschland.

Überblick

Wir halten Collabora Online für die richtige Wahl, wenn du ohnehin eine Dateiplattform wie Nextcloud betreibst und die Dokumentbearbeitung dort hineingehört. Dann ist es kein neues System, sondern eine Funktion mehr, und der Preis von 3 Euro pro Benutzer und Monat ist für das, was dahintersteht, niedrig. Wer dagegen vor allem Microsoft 365 ersetzen will und keinen Server stellen kann, kauft hier das falsche Produkt: Es gibt keinen Dienst, den man einfach bucht.

Vor einer Entscheidung würden wir drei Punkte schriftlich klären. Erstens den Vertrag: Angezeigt wird ein Monatspreis, verkauft wird laut FAQ ein Jahresabo, und der Weg führt über ein Angebot. Zweitens den Leistungsumfang der kleinen Stufe. Integrationsunterstützung, Anpassung sowie Desktop- und Mobilnutzung stehen erst ab 100 Nutzern in der Tabelle, und genau diese Punkte braucht man bei einer Einführung am meisten. Drittens die Betriebslast. Zehn Nutzer pro CPU-Thread und 50 MB Arbeitsspeicher pro Nutzer sind beherrschbar, aber jemand muss den Dienst aktualisieren, überwachen und hinter einem Reverse Proxy sauber halten. Wer das nicht intern leisten kann, sollte mit einem Partner rechnen und diese Kosten von Anfang an mit einkalkulieren.

Beim Datenschutz lohnt eine genaue Trennung, weil hier gern vereinfacht wird. Die Dokumente verlassen deine Infrastruktur nicht, das ist der eigentliche Punkt dieses Produkts. Der Hersteller selbst ist dagegen ein britisches Unternehmen und verarbeitet seine Geschäftsdaten laut eigenem Hinweis auf Servern in Großbritannien und Kanada, Rechnungsdaten in den USA. Für die Beschaffung in einer Behörde oder einem regulierten Betrieb ist das ein Unterschied, der in die Unterlagen gehört und nicht in eine Fußnote. Wenn diese Abgrenzung sauber belegt sein muss, klären wir sie im Rahmen einer Beratung & Betreuung lieber vor der Beschaffung als danach.