ChatWerk

Was ist ChatWerk?

ChatWerk ist ein gemeinsamer Posteingang für die Kundenkommunikation über Messenger. Laut Preisseite laufen WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Telegram und ein Webchat für die eigene Website in einer Inbox zusammen, die ein Team im Browser, in der Desktop-App oder in den Apps für iOS und Android bearbeitet. WhatsApp ist über die WhatsApp Business API angebunden. Wer schon die WhatsApp Business App nutzt, kann sie laut FAQ zusätzlich an die API anbinden und behält so bestehende Kontakte; auf der Preisseite heißt das „WhatsApp Coexistence“.

Über den Posteingang hinaus bietet ChatWerk einen Chatflow-Builder für WhatsApp-Newsletter, Kampagnen und Bots, einen KI-FAQ-Bot im Beta-Status, eine KI-Schreibhilfe und eine Anbindung an HubSpot und Zapier. Der API-Zugang ist laut Preisseite für alle Kunden kostenlos. Dazu kommt eine teilweise Integration in GelbeSeiten, Das Örtliche und Das Telefonbuch; das Chatwidget steckt laut Anbieter in über 850.000 Verzeichniseinträgen.

Betreiber ist die Inbox Solutions GmbH aus Nürnberg, eingetragen beim Amtsgericht Nürnberg unter HRB 37966. Laut englischer Über-uns-Seite entstand das Produkt 2020 in Zusammenarbeit mit Müller Medien. Die AGB stellen ChatWerk nur Unternehmen zur Verfügung, nicht Verbrauchern.

Für wen eignet sich ChatWerk?

Die eigene FAQ nennt die Spanne vom Einzelunternehmer bis zum Mittelständler „mit Dutzenden Filialen“. Die Website führt Branchenbeispiele aus Supermärkten, E-Commerce, Einzelhandel, Fitnessstudios, Autohäusern und Festivals, die Funktionsseite zusätzlich Marketing-Agenturen, HR und Recruiting sowie NGOs. Typische Einsätze sind Kundenservice, WhatsApp-Newsletter, Bewerberkommunikation und Vertrieb. Für Händler mit WooCommerce zeigt die Zapier-Seite Bestellbestätigungen und Versandupdates per WhatsApp; wie so eine Anbindung in die Shoplandschaft passt, klären wir im Bereich E-Commerce.

Nicht passend ist ChatWerk für Verbraucher, die AGB schließen sie aus. Wer E-Mails im selben Posteingang bearbeiten will, ist ebenfalls falsch: Auf die Frage nach der Einbindung des E-Mail-Postfachs antwortet die FAQ mit „Nein“, die Lösung fokussiere sich exklusiv auf Messenger. Und die WhatsApp-Nummer bringst du selbst mit, denn laut Preistabelle werden die Nummern „NICHT von ChatWerk bereitgestellt“. Festnetz- und Mobilnummern sind beide möglich.

ChatWerk im Arbeitsalltag

Der Ablauf, wie ihn ChatWerk beschreibt, beginnt beim Einstiegspunkt. Kunden kommen laut FAQ über ein JavaScript-Widget auf der Website, einen Link, einen QR-Code oder Click-to-WhatsApp-Anzeigen auf Facebook in den Chat. Der Touchpoint-Generator erzeugt dafür Links, hinter denen einzelne oder alle Messenger stehen können.

Im Posteingang arbeitet jeder Mitarbeiter mit eigenem Login. Die Funktionsseite unterscheidet zwischen Admin und Mitarbeiter, Kontakte lassen sich zuweisen und nach Mitarbeiter filtern. Labels sortieren Kunden nach Typ und bilden später die Segmente für Kampagnen, Notizen im Chat halten interne Absprachen fest, Textvorlagen beschleunigen wiederkehrende Antworten. Bei WhatsApp gilt ein Antwortfenster von 24 Stunden; ist es abgelaufen, schreibt das Team den Kunden laut ChatWerk über Textvorlagen an.

Für Newsletter braucht es zuerst das Opt-in des Kunden, Werbenachrichten prüft laut FAQ Facebook vorab. Im Chatflow-Builder baust du ohne Code Sequenzen mit Platzhaltern wie Name oder PLZ, automatische Follow-ups und eine Warteaktion, die auch Kontakte ohne Klick erneut anspricht. Als Beispiele nennt ChatWerk Gewinnspiele über Buttons, eine PLZ-Abfrage für die nächste Filiale und Kurzbewerbungen mit Berufserfahrung und Gehaltsvorstellung. Über Zapier lässt sich etwa einstellen, dass neue HubSpot-Kontakte automatisch eine WhatsApp-Willkommensnachricht bekommen. Wie solche Abläufe in bestehende Prozesse passen, ist Thema unserer Automation & Prozessoptimierung.

Eine veröffentlichte Referenz findet sich in den Kundenstimmen auf der Website: Ein Nutzer von W6 schreibt dort, man nutze ChatWerk „primär zum Ausspielen von Werbung (Newsletter in Fotoformat, 1-mal pro Woche)“. Das ist eine Angabe aus einer Kundenbewertung, die ChatWerk selbst zeigt.

Preise und Pläne

ChatWerk rechnet je Paket ab. Jedes Paket enthält eine feste Zahl an Nutzern und WhatsApp-Nummern, alles darüber wird zugebucht. Es gibt einen Monatsvertrag mit 30 Tagen Kündigungsfrist und einen Jahresvertrag mit 3 Monaten Kündigungsfrist. Die Preisseite zeigt standardmäßig den Jahresvertrag; das hinterlegte Preisschema nennt für beide Varianten die Beträge.

Premium und Supreme enthalten den Chatflow-Builder für Newsletter und Bot-Automatisierungen, Supreme zusätzlich eine Mitarbeiterschulung. Enterprise umfasst laut Preisseite unter anderem Whitelabel und eigene Domains, Shopsystem-Integration, zentrale Kampagnen für Filialnetze und KI-Agenten. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer und einer einmaligen Einrichtungsgebühr, die laut Demo-Seite dem Betrag des ersten Monats entspricht. Laut FAQ gilt der Rabatt bei Jahresvorauszahlung. Die Ersparnis bewirbt die Preisseite mit „bis zu 20 %“, die Rabattangaben an den Paketen selbst reichen von 13 bis 19 Prozent.

Zubuchbar sind ein weiterer Nutzer für 5 € im Monat, eine weitere Nummer für 45 € im Monat, der KI-FAQ-Bot (Beta) für 49 € im Monat, der Location Finder für 170 € im Monat und für Starter und Basic der Chatflow-Builder für 59 € im Monat. Mehr KI-Bot-Antworten kosten 19 € je 1.000 Tokens. Der DeepL-Übersetzer kostet 0 € mit 1.000 Credits im Monat, WhatsApp-Sprachanrufe gibt es auf Anfrage zuzüglich der Meta-Tarife für Anrufe. Ohne Aufpreis sind API-Zugang, Zapier, Analytics, KI-Schreibhilfe, Coexistence, unbegrenzte Kontakte und beliebig viele Automatisierungen.

Dazu kommen Verbrauchskosten für WhatsApp. Unterhaltungen, die der Kunde beginnt, sind laut Preisseite kostenlos. Für Unterhaltungen, die dein Unternehmen beginnt, berechnet ChatWerk die Meta-Gebühr zuzüglich 10 % Service-Fee; für Deutschland nennt die Preistabelle 0,06 bis 0,11 €. Die Meta-Gebühr selbst ist der Preis von Meta, der eigene Anteil von ChatWerk ist der Aufschlag von 10 %. Die Seite spricht dabei einmal von einer Gebühr „pro Nachricht“ und in der Tabelle von Kosten je „Conversation“. Der Newsletter-Kalkulator rechnet wieder anders: Meta berechne „pro Zeitfenster, nicht pro einzelner Nachricht“, und für jedes vom Unternehmen eröffnete Zeitfenster nennt er 12,44 Cent, also 11,31 Cent WhatsApp-Gebühr plus 10 % Service-Fee, geschätzt auf Basis der Kategorie Marketing. Das liegt über der Spanne der Preistabelle. Abgerechnet wird der Verbrauch laut AGB monatlich nach Leistungserbringung, Rechnungen sind innerhalb von 7 Tagen zahlbar.

Ältere Seiten widersprechen der Preisseite. Die FAQ nennt „ab 59 Euro monatlich“ und 1.000 inkludierte Conversations im Monat, eine Landingpage „Preisen beginnend ab 29€“, und die FAQ wirbt außerdem für ein „ChatWerk FREE“ mit „1+ Benutzer | 50 Kontakte“, das auf der Preisseite nicht vorkommt. Die Seite zu WhatsApp Business zeigt eine dritte Preistabelle mit abweichenden Zweitbeträgen je Paket, bei Premium etwa 129 und 250 €, beschriftet mit „monatlich per year“. Maßgeblich ist die Preisseite. Getestet wird über den Button „Kostenlos testen“, laut Landingpage ohne Kreditkarte. Die FAQ auf der Seite zu WhatsApp Business schränkt das ein: Im kostenlosen Konto lassen sich die wichtigsten Funktionen und die Oberfläche ausprobieren, WhatsApp sei dort aber „derzeit noch nicht integriert“. Stand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Die Preisseite nennt vier Pakete mit Kontingenten, jedes Add-on mit Betrag und die Verbrauchskosten samt Aufschlag. API-Zugang, Zapier und HubSpot kosten nichts extra, Kontakte und Automatisierungen sind unbegrenzt. Reichweitenpakete gibt es nicht, berechnet wird der tatsächliche Verbrauch. Vertragspartner ist eine deutsche GmbH mit Sitz in Nürnberg, es gilt deutsches Recht. Als Serverstandort nennt ChatWerk auf Start- und Preisseite Frankfurt, und die Datenschutzerklärung der Website sagt für den eigenen Chatwerk-Dienst, die Übermittlung erfolge „ausschließlich an Server in der europäischen Union“. Die Datenschutzerklärung der App nennt unter „Hosting und Backend-Infrastruktur“ dagegen Google Cloud Storage der Google Ireland Limited mit Verarbeitungsort Irland. Beides liegt in der EU, passt aber nicht zur Angabe Frankfurt. Jedes Paket enthält ein persönliches Onboarding im 30-Minuten-Videocall.

Auf der anderen Seite fehlt ein dauerhaft kostenloses Paket, und zum ersten Monat kommt eine Einrichtungsgebühr in gleicher Höhe. Starter deckt nur WhatsApp ab und enthält keinen Newsletter. Eine Telefonnummer stellt ChatWerk nicht, E-Mail bleibt draußen. Die AGB sichern eine Verfügbarkeit von 98 % im Jahresmittel zu, verlängern Verträge automatisch um die Mindestlaufzeit und verlangen für die Kündigung die Schriftform; ihr Stand ist der 01. März 2021. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet ChatWerk nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, Mängelansprüche verjähren nach einem Jahr, und kündigt ChatWerk fristlos aus wichtigem Grund, steht dem Anbieter pauschal die Hälfte der Paketgebühr bis zum nächsten regulären Kündigungstermin zu. Die App-Datenschutzerklärung hat den Stand 23. Februar 2021 und führt als Dienste Google Fonts, Google Cloud Storage und ein Kontaktformular auf. Weitere Beteiligte wie Hosting-Anbieter oder IT-Dienstleister nennt sie nur pauschal, eine aktuelle Liste gibt es laut Erklärung auf Anfrage, und Übermittlungen in andere Länder hält sie „je nach Standort der Nutzer“ offen. Die Nutzungsbedingungen der App garantieren keinen unterbrechungsfreien Abruf, begrenzen die Haftung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit und stammen laut eigener Angabe aus einer Mustervorlage von jurarat.de. Eine Vergleichstabelle auf der Seite zu WhatsApp Business nennt für ChatWerk „Nutzerlimits Keine“ und „keine aufpreispflichtigen Features“, die Preisseite dagegen 3 bis 50 Nutzer je Paket und kostenpflichtige Add-ons. Die Funktionsseite wirbt damit, man kommuniziere „zu 100 % DSGVO-konform“, die AGB legen dagegen fest, dass der Kunde den datenschutzkonformen Einsatz gegenüber seinen Endkunden selbst absichert. Und laut AGB können Messenger-Plattformen wie WhatsApp ihren Leistungsumfang jederzeit ändern oder einstellen.

Alternativen zu ChatWerk

ChatWerk vergleicht sich in der eigenen Fußzeile unter anderem mit Superchat und Userlike, die englische Fassung zusätzlich mit Trengo. Alle drei stehen in diesem Verzeichnis in derselben Kategorie. Welche Kanäle, Kontingente und Preise sie haben, steht in den jeweiligen Einträgen.

ChatWerk im Vergleich

ChatWerk nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 26 von 30 Werkzeugen (87 Prozent).

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 9 von 30 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 19.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet ChatWerk nicht. In der Kategorie haben 11 von 30 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

ChatWerk halten wir für eine solide Wahl, wenn WhatsApp der wichtigste Kanal ist und der Vertragspartner in Deutschland sitzen soll. Die Preisseite lässt kaum Fragen offen, und dass API und Zapier nichts extra kosten, erleichtert die Anbindung an CRM und Shop.

Rechne aber mit dem richtigen Paket. Wer Newsletter verschicken will, braucht Premium ab 129 € im Monat im Jahresvertrag oder zahlt bei Starter und Basic 59 € im Monat für den Chatflow-Builder dazu. Hinzu kommen die Einrichtungsgebühr und die Meta-Gebühren mit Aufschlag. Der günstige Starter ist ein reiner WhatsApp-Posteingang. Prüf vor der Unterschrift die Laufzeit: Jahresvertrag, drei Monate Kündigungsfrist und automatische Verlängerung binden länger, als die Einstiegspreise vermuten lassen.

Beim Datenschutz würden wir uns nicht auf das Werbeversprechen verlassen. Die Datenschutzerklärung der App lädt ChatWerk über den Dienst iubenda nach, sie stammt von Februar 2021 und nennt als Hosting Irland statt Frankfurt. Lass dir deshalb vor Vertragsschluss den Auftragsverarbeitungsvertrag und die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter geben und frag ausdrücklich nach Meta, denn für WhatsApp läuft jede Nachricht ohnehin über Meta. Und rechne die Verbrauchskosten selbst nach, Preistabelle und Kalkulator nennen unterschiedliche Sätze. Bei der Auswahl und Einführung unterstützt dich unsere Beratung & Betreuung.