Butlerapp

Was ist Butlerapp?

Butlerapp ist ein Kurs-, Seminar- und Buchungssystem der Webbee GmbH aus Berlin. Die Software nimmt Anmeldungen über deine Website entgegen, kassiert online, verwaltet Teilnehmer und Kunden und schreibt die Rechnungen bis zur E-Rechnung. Gedacht ist sie für alle, die Einzeltermine, Online-Kurse, Workshops oder Events verkaufen.

Vermarktet wird das Produkt über eine lange Reihe von Branchenseiten. Neben Erste-Hilfe-Kursen, Fahrschulen und Sprachschulen stehen dort auch THW-Ortsverbände, Go-Kart-Bahnen, Hüpfburg-Verleih oder Tauchsafaris. Das Preismodell ist auf allen diesen Seiten dasselbe. Der Anbieter nennt mehr als 500 Kunden aus Deutschland, Österreich und der Schweiz und 28 Mitarbeiter.

Die Kundenverwaltung ist auf Teilnehmer zugeschnitten: Kundendaten, Buchungs-, Nachrichten- und Rechnungsverlauf liegen an einem Ort.

Für wen eignet sich Butlerapp?

Für Kurs- und Seminaranbieter, die ihre Termine selbst über die eigene Website verkaufen und dafür kein zweites Werkzeug für Rechnungen und Mahnungen wollen. Die Branchenliste des Anbieters reicht von Schwimm-, Ski- und Segelschulen über Pflege- und Medizinfortbildungen bis zu Kommunalakademien.

Die Tarife staffeln sich nach dem Rechnungsvolumen. Klein deckt Rechnungen bis 50.000 € im Jahr ab, Mittel bis 500.000 €, darüber gibt es den Tarif Groß mit individuellem Angebot. Wer also wenige Kurse mit kleinem Umsatz anbietet, zahlt die niedrigste Grundgebühr, trägt aber die höchste Buchungsgebühr.

Für Vertriebsteams, die Leads und Angebote durch eine Pipeline schieben, ist Butlerapp nicht gedacht. Die Funktionsliste dreht sich um Buchung, Teilnehmer und Rechnungen. Wer überwiegend kostenlose Veranstaltungen anbietet, bekommt laut FAQ ein eigenes Angebot statt eines Standardtarifs.

Butlerapp im Arbeitsalltag

So beschreibt der Hersteller den Ablauf: Du legst ein Angebot an, als Einzeltermin, Terminreihe, Individual-, Gruppen- oder Kombikurs, und stellst je Kurs Teilnehmerbegrenzung, Anmeldeschluss, Zusatzartikel und die abgefragten Teilnehmerdaten ein. Preise, Termine und freie Plätze erscheinen in Echtzeit auf deiner Website, eingebunden über WordPress, Joomla, Jimdo, Wix, Typo3 oder andere Systeme.

Der Kunde bucht, legt Zusatzangebote in den Warenkorb und zahlt online oder in Raten. Die Online-Zahlung wickelt laut Datenschutzerklärung der Dienstleister finAPI ab. Anschließend verschickt das System Anmeldebestätigung und Rechnung. Ein automatischer Kontoumsatzabgleich ordnet eingehende Überweisungen zu, Zahlungserinnerungen und Mahnungen gehen mit einem Klick hinaus. Vor dem Kurs kommt die Terminerinnerung, nach dem Kurs eine E-Mail und auf Wunsch das Zertifikat. Volle Kurse füllen Wartelisten automatisch nach.

Für die Buchhaltung überträgt Butlerapp die Rechnungen laut FAQ automatisch zu DATEV Online, alternativ lädst du sie monatsweise mit einem Klick herunter. Auf einzelnen Branchenseiten nennt der Anbieter für die E-Rechnung die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Wer solche Abläufe mit weiteren Systemen verketten will, findet in Automation & Prozessoptimierung die passenden Ansätze.

Preise und Pläne

Die Preise stehen auf der Startseite. Alle drei Tarife haben laut Anbieter den vollen Funktionsumfang, sie unterscheiden sich nach jährlichem Rechnungsvolumen und Buchungsgebühr:

• Klein: 49 € pro Monat Grundgebühr plus 3 % Buchungsgebühr, für Rechnungen bis 50.000 € pro Jahr
• Mittel: 89 € pro Monat Grundgebühr plus 2 % Buchungsgebühr, für Rechnungen bis 500.000 € pro Jahr
• Groß: 499 € pro Monat, individuelles Angebot und VIP-Kunden-Status

Hinzu kommt zu Beginn eine einmalige Setup-Gebühr, deren Höhe weder Tarifübersicht noch FAQ nennen. SMS-Terminerinnerungen schaltet der Anbieter auf Wunsch frei, eine SMS kostet 0,09 €. Ob die Beträge netto oder brutto gemeint sind, sagt die Tarifübersicht nicht.

Auffällig ist die FAQ auf derselben Seite. Auf die Frage „Kommen noch weitere Kosten hinzu?“ nennt sie die Setup-Gebühr und die SMS und schließt mit „Sonst gibt es keine weiteren Kosten.“ Die Buchungsgebühr von 3 bzw. 2 Prozent aus der Tarifübersicht kommt in dieser Antwort nicht vor.

Einen kostenlosen Tarif gibt es nicht. Die Demoversion läuft 30 Tage kostenlos mit allen Funktionen, danach arbeitest du bei Vertragsabschluss im selben Zugang weiter. Preisstand: Oktober 2026.

Stärken und Schwächen

Stärken: Die Preise sind öffentlich, samt Tarifgrenzen. Jeder Tarif enthält alle Funktionen und eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern mit eigenen Zugriffsrechten. Das Rechnungswesen deckt Korrektur- und Stornorechnungen, Reverse Charge, E-Rechnung sowie DATEV und Lexoffice ab. Kundendaten bewahrt der Anbieter laut Datenschutzerklärung auf Servern der Hetzner Online GmbH in Gunzenhausen auf. SMS laufen über die Twilio Ireland Limited, die Rufnummern werden dort nach sieben Tagen gelöscht.

Schwächen: Neben der Grundgebühr fällt in den Tarifen Klein und Mittel eine Buchungsgebühr an, die FAQ zu weiteren Kosten verschweigt sie. Für die Setup-Gebühr nennt die Tarifübersicht keinen Betrag. Nicht alles bleibt in der EU: Laut Datenschutzerklärung erfolgt der Versand der E-Mails über Butlerapp mittels Mailgun, einem Dienst der Mailgun Technologies, Inc. aus San Antonio. Fehlerberichte der App gehen an Bugsnag und werden auf Servern in den USA gespeichert. Der Support-Chat in der App läuft über Intercom mit Sitz in Dublin.

Beim Zertifikat widerspricht sich der Anbieter selbst. Die Startseite schreibt, das Rechenzentrum von Butlerapp sei nach ISO 27001 zertifiziert. Die Branchenseite für Datenschutzschulungen sagt, Butlerapp sei ISO 27001 zertifiziert. Das eine ist eine Eigenschaft des Hosters, das andere eine des Anbieters. Die Datenschutzerklärung trägt die Fassung vom 16.10.2023 und führt für die Website unter anderem Google Analytics, das Facebook-Pixel und Yandex-Metrica der russischen Yandex LLC.

Startseite und Branchenseiten zeigen eine „5,0-Sterne-Bewertung“, ohne im Text die Plattform zu nennen. Verlinkt sind Profile bei Capterra und Trustpilot.

Alternativen zu Butlerapp

Weitere Buchungssysteme aus derselben Kategorie sind cituro, SimplyBook.me und anny. Vergleiche vor der Entscheidung vor allem Abrechnungseinheit und Zusatzgebühren in den jeweiligen Einträgen.

Butlerapp im Vergleich

Butlerapp nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 160 von 324 Werkzeugen (49 Prozent).

Anbieter mit Sitz in Deutschland: 111 von 324 in dieser Kategorie. Aus der EU insgesamt 141.

Einen dauerhaft kostenlosen Plan bietet Butlerapp nicht. In der Kategorie haben 57 von 324 Werkzeugen einen Gratis- oder Freemium-Plan.

Überblick

Wir halten Butlerapp für eine solide Wahl, wenn du Kurse oder Seminare verkaufst und Buchung, Zahlung und Rechnung in einem Werkzeug haben willst, mit deutschem Vertragspartner und DATEV-Anschluss. Die Funktionsliste ist für diesen Zweck breit, und dass jeder Tarif alles enthält, macht den Vergleich einfach. Ein CRM im Vertriebssinn ist es nicht, die Kundenkartei dient der Teilnehmerverwaltung.

Rechne die Buchungsgebühr aber vorher durch. Bei kleinen Umsätzen ist sie schnell der größere Posten als die Grundgebühr, und die FAQ erweckt den Eindruck, es gebe sie nicht. Frag im Beratungsgespräch nach der Höhe der Setup-Gebühr, nach netto oder brutto und nach Laufzeit und Kündigungsfrist. Auf den Produktseiten findest du dazu keine Angaben.

Wer selbst Datenschutzschulungen anbietet und Butlerapp genau dafür einsetzen will, sollte die US-Dienste für E-Mail-Versand und Fehlerberichte sowie die widersprüchliche ISO-Angabe ansprechen und sich den Auftragsverarbeitungsvertrag zeigen lassen. Für Vertrieb und Kundenbindung jenseits der Teilnehmerverwaltung brauchst du ein zweites System. Bei der Auswahl und Verknüpfung hilft unsere Beratung & Betreuung.