Airtable, Notion und Co. am Limit: Wann deine Bastellösung echte Software werden muss

“Frag mal den Tobias, der hat das gebaut.” Tobias ist bis zum 12. im Urlaub. Solange läuft die Angebotsfreigabe wieder von Hand, über eine Excel-Liste und drei Zurufe im Flur.

Kennst du, oder? Dann hast du einen Prozess, der in Airtable oder Notion lebt und an einem einzelnen Menschen hängt. Kein Skandal. Jemand aus dem Fachbereich hat ein Problem gesehen und es gelöst, ohne auf die IT zu warten. Dafür sind die Tools gebaut.

Die Frage ist nicht, ob sie taugen. Sie taugen. Die Frage ist, ab wann du Airtable oder Notion durch eigene Software ersetzen musst, weil aus dem Experiment still und leise ein Prozess geworden ist, an dem Umsatz hängt.

Gut darin, einen Prozess zu finden. Schwach darin, ihn zu betreiben

No-Code-Tools sind unschlagbar in der Findungsphase. Du baust an einem Nachmittag eine Base, änderst sie in der ersten Woche fünfmal komplett um und weißt am Ende, wie dein Prozess wirklich funktioniert. Kein Ticket, kein Sprint, kein Budgetantrag. Diese Geschwindigkeit ist echtes Geld wert.

Warum überhaupt so viel gebastelt wird, erklärt ein Blick auf den Arbeitsmarkt. Laut Bitkom fehlten in Deutschland zuletzt 109.000 IT-Fachkräfte, und eine offene IT-Stelle bleibt im Schnitt 7,7 Monate unbesetzt. Niemand wartet 7,7 Monate auf eine Freigabelogik. Also baut die Fachabteilung selbst. Vernünftig.

Der Bruch kommt woanders. Einen Prozess zu finden und einen Prozess zu betreiben sind zwei verschiedene Disziplinen. Betreiben heißt: Er läuft auch, wenn Tobias krank ist. Er hält bei 80.000 Datensätzen. Er übersteht eine Prüfung. Jemand kann eine Änderung testen, bevor sie live geht. Ein Werkzeug, in dem du in fünf Minuten alles umbauen kannst, ist genau deshalb ein mieses Fundament für etwas, das niemand aus Versehen umbauen darf.

Wann du Airtable und Notion durch eigene Software ersetzen solltest

Es gibt Kipppunkte, die sich benennen lassen. Die folgenden Zahlen stammen von den offiziellen Preis- und Hilfeseiten der Anbieter, Stand Juli 2026. Beide ändern Pläne und Limits regelmäßig, prüf sie im Zweifel selbst nach.

Die Datensatz-Grenze. Airtable begrenzt laut eigener Preisseite die Datensätze pro Base: 1.000 im Free-Plan, 50.000 im Team-Plan, 125.000 im Business-Plan. Pro Base, nicht pro Workspace. Klingt viel, bis eine Auftragshistorie mit drei Zeilen pro Auftrag hineinläuft. Wer die Grenze reißt, teilt seine Daten auf mehrere Bases auf, und dann fangen die Probleme erst an.

Der Preis pro Sitzplatz beim Rollout. Airtable rechnet in US-Dollar ab, nicht in Euro, auch für deutsche Kunden. Der Team-Plan kostet 20 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, der Business-Plan 45 US-Dollar. Bei monatlicher Zahlung sind es 24 beziehungsweise 54 US-Dollar. Notion weist für den deutschen Markt Euro aus: Plus liegt bei 9,50 € pro Mitglied und Monat bei Jahreszahlung, Business bei 19,50 €. Rechne einen Rollout durch: 25 Leute mit Bearbeitungsrecht im Airtable-Business-Plan sind 1.125 US-Dollar im Monat, 13.500 im Jahr. Für ein Werkzeug, in dem ein einziger Prozess läuft.

Die API-Bremse. Airtable erlaubt 5 Anfragen pro Sekunde und Base. Darüber kommt ein 429er zurück, und du musst 30 Sekunden warten. Die Notion-API liegt im Schnitt bei 3 Anfragen pro Sekunde. Für ein Dashboard reicht das. Für einen nächtlichen Abgleich mit deinem ERP oder Shop reicht es irgendwann nicht mehr, und du baust Warteschleifen um ein Limit herum, das du nicht verschieben kannst.

Die Automatisierungs-Grenze. Der Airtable-Business-Plan enthält 100.000 Automatisierungsläufe pro Monat. Das wirkt großzügig, solange niemand eine Automatisierung baut, die bei jeder Feldänderung feuert.

Keine Testumgebung. Es gibt kein Staging, keinen Branch, kein Rollback auf Knopfdruck. Du änderst am lebenden System, während Kollegen darin arbeiten. Die Versionshistorie hilft nur begrenzt: Airtable hält im Free-Plan 2 Wochen vor, im Team-Plan 1 Jahr, im Business-Plan 2 Jahre. Notion zeigt den Seitenverlauf 7 Tage im Free-Plan, 30 Tage bei Plus, 90 Tage bei Business. Das ist Wiederherstellung, keine Versionierung.

Keine echte referenzielle Integrität. Eine Datenbank verhindert, dass du einen Kunden löschst, an dem noch offene Rechnungen hängen. Eine Base tut das nicht. Verknüpfungen laufen ins Leere, und niemand merkt es, bis die Auswertung falsche Summen zeigt. Eine echte Datenbank lässt das Löschen erst gar nicht zu.

Rechte nur an der Oberfläche. Du kannst steuern, wer eine Base sehen darf. Du kannst schwer steuern, dass der Praktikant zwar Aufträge anlegen, aber keine Einkaufspreise sehen darf. Feld- und zeilengenaue Rechte sind der Punkt, an dem fast jede gewachsene Base kapituliert.

Der Kollege als Single Point of Failure. Rechne es durch. Destatis beziffert die Arbeitskosten je geleisteter Stunde für 2025 auf 45,00 €. Wenn dein Base-Bauer pro Woche fünf Stunden mit Nachpflege, Erklären und Reparieren verbringt, sind das grob überschlagen 225 € pro Woche, gut 11.000 € im Jahr. Zusätzlich zu den Lizenzen. Und wenn er kündigt, kauft niemand dieses Wissen nach.

Compliance. Beide Anbieter sitzen in den USA. Für personenbezogene Daten brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine saubere Prüfung der Übermittlung. Das ist machbar und wird von vielen gemacht, aber es ist eine bewusste Entscheidung, keine Nebensache. Hand aufs Herz: In den meisten Bases, die wir sehen, hat das nie jemand geprüft. Wir sind keine Juristen, das gehört in eine Datenschutzberatung.

Der Lock-in. Der Bitkom Cloud Report 2026 nennt Lock-in-Effekte für 59 % der Unternehmen als größte Hürde beim Anbieterwechsel, und nur rund ein Drittel hat überhaupt schon einmal gewechselt, 26 % einmal und 8 % mehrfach. 64 % hatten 2025 gestiegene Betriebskosten in der Cloud. Je länger dein Prozess in einer Base lebt, desto teurer wird der Ausstieg. Nicht, weil die Daten feststecken, ein CSV-Export geht immer. Sondern weil die Logik feststeckt: Automatisierungen, Formeln, Ansichten, Verknüpfungen. Die exportierst du nicht.

Ein einzelner Punkt ist kein Grund für ein Softwareprojekt. Drei oder vier davon zusammen schon.

So läuft der Umstieg, ohne den Betrieb anzuhalten

Der Fehler ist fast immer derselbe: alles auf einmal ablösen wollen. Das dauert Monate, in denen niemand etwas davon hat, und am Ende passt es trotzdem nicht. Besser in Etappen.

1. Schneide den kritischen Prozess heraus. Nicht die ganze Base. Den einen Ablauf, an dem Geld oder Haftung hängt. Alles andere darf erstmal bleiben, wo es ist.
2. Nutze die Base als Lastenheft. Das ist der unterschätzte Vorteil. Deine Bastellösung ist eine funktionierende Spezifikation, inklusive aller Sonderfälle, die dir im Workshop nie eingefallen wären. Wer ein Jahr in Airtable gearbeitet hat, weiß genauer, was er braucht, als jedes Konzeptpapier.
3. Fahr eine Zeit lang parallel. Neue Vorgänge in die neue Software, laufende in der Base zu Ende. Kein Stichtag, an dem alles kippen kann.
4. Schalt um und behalte das Tool. Für den nächsten Prozess, der noch gefunden werden muss. Airtable und Notion sind danach nicht verboten, sie sind wieder das, was sie am besten können: Werkstatt statt Fabrik.

Kalkuliere den Betrieb ehrlich mit. Für Individualsoftware liegen die jährlichen Wartungskosten erfahrungsgemäß bei 15 bis 25 % der Entwicklungskosten. Die Lizenzgebühr verschwindet, der Aufwand nicht. Wer das verschweigt, verkauft dir einen Rechenweg, der nicht aufgeht. Wie du die beiden Seiten sauber gegenrechnest, steht in unserem Beitrag zu Make or Buy bei Software.

Wann du einfach bleiben solltest

Jetzt die Gegenprobe, und die meinen wir ernst. Bleib in Airtable oder Notion, wenn dein Prozess sich noch alle paar Wochen ändert. Bleib, wenn eine Handvoll Leute damit arbeitet und alle Bearbeitungsrechte haben dürfen. Bleib, wenn du weit unter den Datensatz-Grenzen liegst, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeitest und ein Ausfall von zwei Tagen niemanden umbringt.

Wer noch experimentiert, soll experimentieren. Ein Softwareprojekt für einen Prozess zu starten, den du selbst noch nicht verstanden hast, ist der zuverlässigste Weg, Geld zu verbrennen. Wir haben schon Kunden gebremst, die zu früh bauen wollten. Der ehrliche Rat war: Bau es erst ein halbes Jahr in Airtable zu Ende, dann reden wir wieder.

Und wenn deine Bastellösung eine Tabelle ist statt einer Base, gilt eine eigene Logik. Die haben wir in Excel durch Software ersetzen beschrieben.

Du bist dir nicht sicher, auf welcher Seite der Linie du stehst? Dann schau dir an, wie wir Software entwickeln, oder hol dir in einer Fokus-Session eine Einschätzung. Kein Verkaufsgespräch. Eine Stunde, in der wir gemeinsam auf deine Base schauen und dir auch sagen, wenn du sie behalten solltest.