Make or Buy: Software kaufen oder selbst entwickeln lassen?

“Können wir das nicht einfach selbst bauen lassen?” Diese Frage kommt meistens, wenn ein Tool zu teuer wird, zu viele Kompromisse verlangt oder einfach nicht mehr passt. Manchmal ist die Antwort ja. Meistens ist sie nein. Und genau diese Unterscheidung kostet viele Mittelständler entweder zu viel Geld oder den entscheidenden Vorteil.

Make or Buy bei Software heißt: Kaufst du eine fertige Lösung von der Stange, oder lässt du etwas Eigenes entwickeln? Das ist keine Glaubensfrage und auch keine Frage des Budgets allein. Es ist eine strategische Entscheidung mit einem klaren Prinzip dahinter. Wer das Prinzip versteht, trifft die Wahl in zehn Minuten statt in drei Monaten.

Worum es bei Make or Buy wirklich geht

Buy bedeutet kaufen oder mieten: Standardsoftware oder eine SaaS-Lösung, die schon existiert. Make bedeutet selbst entwickeln lassen: eine Anwendung, die es so vorher nicht gab und die genau deinen Ablauf abbildet.

Der Reflex vieler Unternehmer ist, das an der Anschaffung festzumachen. Kaufen wirkt günstig, weil der Einstieg billig ist. Entwickeln wirkt teuer, weil eine Rechnung im fünfstelligen Bereich abschreckt. Das ist der teuerste Denkfehler bei dieser Entscheidung, weil er nur den ersten Tag betrachtet und nicht die nächsten fünf Jahre.

Die eigentliche Frage ist eine andere. Sie lautet nicht “Was kostet das?”, sondern “Ist dieser Prozess Kern oder Beiwerk?”. Alles andere folgt daraus.

Der eine Test, der die meisten Entscheidungen löst

Stell dir bei jedem Prozess eine einzige Frage. Macht dieser Ablauf dein Unternehmen besser als die Konkurrenz, oder ist er nur Infrastruktur, die irgendwie laufen muss?

Buchhaltung, Lohnabrechnung, Videokonferenzen, Standard-Zeiterfassung, das E-Mail-Postfach. Das ist Beiwerk. Niemand gewinnt einen Kunden, weil seine Buchhaltungssoftware besonders schön ist. Für solche Aufgaben investieren Anbieter seit Jahren riesige Summen in Sicherheit, Support und Weiterentwicklung. Diese Qualität baust du mit einer Eigenentwicklung niemals zu vertretbaren Kosten nach. Und du musst es auch nicht, denn hier willst du keinen Vorsprung, hier willst du einfach, dass es funktioniert. Kaufen. Punkt.

Anders sieht es aus, wenn ein Prozess dein Geschäft direkt trägt. Eine ungewöhnliche Preislogik, ein besonders schlanker Freigabeweg, eine spezielle Kombination aus Produktion und Verkauf, eine Disposition, die nur in deiner Branche so funktioniert. Wer solche Stärken in einen generischen Standardablauf presst, verschenkt genau das, was ihn besonders macht. Hier lohnt sich der Blick auf eine eigene Lösung.

Die ehrliche Wahrheit vorweg: Für die allermeisten Aufgaben im Unternehmen ist Kaufen die richtige Antwort. Eigenentwicklung rechnet sich nur dort, wo du dich wirklich vom Wettbewerb unterscheidest. Wer alles selbst bauen lassen will, verbrennt Geld an Stellen, an denen Standard längst besser und billiger ist.

Was Kaufen wirklich bedeutet, jenseits des günstigen Einstiegs

Standardsoftware und SaaS haben echte Stärken. Du bist schnell startklar, der Einstieg ist günstig, jemand anderes kümmert sich um Updates und Sicherheit. Für Standardprozesse ist das unschlagbar.

Es gibt aber zwei Punkte, die im Verkaufsgespräch selten so deutlich ausgesprochen werden. Der erste ist der Kompromiss. Du passt deinen Ablauf an die Software an, nicht umgekehrt. Bei Beiwerk ist das völlig in Ordnung. Bei einem Kernprozess arbeitest du dann gegen dein eigenes Werkzeug, und das merkst du jeden Tag.

Der zweite Punkt ist die Miete. SaaS bezahlst du nicht einmal, sondern dauerhaft, Monat für Monat, pro Nutzer. Und diese Mieten steigen. Laut Beobachtungen aus dem Mittelstand erhöhen viele Anbieter ihre Listenpreise verlässlich um 8 bis 15 Prozent pro Jahr, deutlich über der Inflation. Ein dezentraler SaaS-Stack summiert sich bei einem Unternehmen mit 30 Mitarbeitern schnell auf 40.000 bis 60.000 Euro pro Jahr. Dazu kommt: Der reine Lizenzpreis ist oft nur die Spitze. Marktanalysen zur Total Cost of Ownership zeigen, dass Lizenzkosten häufig nur 15 bis 25 Prozent der Gesamtkosten ausmachen, der Rest steckt in Einrichtung, Schulung, Datenmigration, Anpassungen und Workarounds. Gartner hat beobachtet, dass Unternehmen für ERP-Anpassungen und Umgehungslösungen noch einmal einen erheblichen Anteil der Lizenzkosten obendrauf zahlen.

Was Eigenentwicklung kostet und wann sie sich rechnet

Eine eigene Lösung dreht die Logik um. Höhere Investition am Anfang, dafür keine laufende Miete pro Nutzer, volle Kontrolle über Funktionen und Daten, kein Vendor Lock-in. Du bist nicht abhängig von der Roadmap eines Herstellers, der morgen ein Feature streichen oder den Preis verdoppeln kann.

Die Anfangsinvestition ist real und sie ist nicht klein. Ein kleines internes Werkzeug bewegt sich grob im Bereich von 5.000 bis 15.000 Euro, eine ausgewachsene Anwendung schnell im mittleren fünfstelligen Bereich. Diese Spannen sind Marktbeobachtung verschiedener deutscher Anbieter, kein Festpreis. Dazu kommt Wartung, üblicherweise 15 bis 20 Prozent des Projektpreises pro Jahr für Updates, Sicherheits-Patches und Weiterentwicklung.

Der Hebel liegt darin, dass die Mietkurve fehlt. Standardsoftware ist am Tag eins billig und wird über die Jahre teurer. Eine eigene Lösung ist am Anfang teurer und wird pro Monat günstiger. Irgendwann kreuzen sich beide Linien. Bei vielen Mittelstandsprojekten passiert das nach 12 bis 24 Monaten. Ab da spielt die Eigenentwicklung Geld zurück.

Was eine eigene Software dir nicht abnimmt: Sie macht aus einem unklaren Prozess keinen klaren. Wenn du selbst nicht genau weißt, wie dein Ablauf aussehen soll, bekommst du teure Software, die deine Unklarheit eins zu eins abbildet. Eigenentwicklung belohnt Unternehmen, die ihren Kernprozess verstanden haben. Sie bestraft die, die hoffen, dass die Software das Denken übernimmt.

So gehst du die Entscheidung praktisch an

Du musst dich selten komplett für eine Seite entscheiden. Die meisten gut aufgestellten Mittelständler fahren einen Mix: Standard für alles, was Standard ist, und eigene Bausteine genau dort, wo das Geschäft spezifisch wird. Eine Faustregel aus der Praxis: Deckt ein Standardprodukt rund 80 Prozent deiner Anforderungen ab und sind die fehlenden 20 Prozent kein echter Wettbewerbsnachteil, kaufst du. Liegen die fehlenden 20 Prozent aber genau in deinem Kerngeschäft, lohnt der Blick auf eine eigene Lösung.

Vier Schritte für deinen Fall:

1. Liste deine Prozesse auf und markiere jeden als Kern oder Beiwerk. Beiwerk wird gekauft, ohne lange Diskussion.
2. Rechne bei den Kernprozessen über drei bis fünf Jahre, nicht über das erste Jahr. Miete, steigende Lizenzen, Schulung, interne Stunden für Workarounds gehören komplett in die Rechnung.
3. Prüfe, wie gut der Standard wirklich passt. Brauchst du täglich Workarounds, arbeitest du gegen das Werkzeug.
4. Fang klein an. Eine gute Eigenentwicklung löst zuerst ein klar abgegrenztes Problem, nicht alles auf einmal.

Wenn du die konkrete Entscheidungsmatrix mit Punkten und Gewichtung durcharbeiten willst, findest du sie in unserem Beitrag zu Buy or Build im Mittelstand. Die detaillierte Gegenüberstellung mit einer Fünf-Jahres-Beispielrechnung steht im Beitrag Individualsoftware vs Standardsoftware.

Was du jetzt tun kannst

Make or Buy ist keine Bauchentscheidung. Trenn deine Prozesse in Kern und Beiwerk, rechne über mehrere Jahre statt nur die Anschaffung, und sei ehrlich, wo du dich wirklich vom Wettbewerb unterscheidest. In den meisten Fällen führt dich das zum Kauf, und das ist gut so. Nur bei dem einen oder anderen echten Unterscheidungsmerkmal lohnt sich die eigene Software, dafür dann aber richtig.

Wir entwickeln individuelle Softwarelösungen für den Mittelstand und betreuen sie auch danach weiter, statt nach dem Launch zu verschwinden. Wenn du unsicher bist, auf welche Seite ein konkreter Prozess gehört, buch dir eine Fokus-Session. Kein Verkaufsgespräch, eine ehrliche Einschätzung. Wenn Kaufen für dich die bessere Wahl ist, sagen wir dir das, und empfehlen dir ein passendes Standardprodukt.