Beantwortet von Matthias Hinsche Stand
Alle drei verbinden Systeme, ohne dass jemand programmiert. Die Unterschiede liegen in der Abrechnung, der Komplexität, die sie abbilden können, und der Frage, wer den Betrieb verantwortet.
Zapier
Der einfachste Einstieg. Sehr viele fertige Anbindungen, klare Oberfläche, wenig Einarbeitung. Abgerechnet wird nach ausgeführten Aufgaben.
Passt, wenn die Abläufe geradlinig sind: Formular ausgefüllt, Eintrag im CRM anlegen, Nachricht in den Chat. Sobald Verzweigungen, Schleifen oder Datenumbauten dazukommen, wird es umständlich und schnell teuer.
Make
Der visuelle Baukasten mit mehr Tiefe. Verzweigungen, Schleifen, Fehlerbehandlung, Datenumformung. Abgerechnet wird nach Operationen, also nach einzelnen Schritten innerhalb eines Ablaufs.
Passt für die meisten mittelständischen Anwendungsfälle. Der Preis wird dann zum Thema, wenn Abläufe im Minutentakt laufen oder über große Datenmengen schleifen. Details dazu in Was kostet ein Make-Szenario?.
n8n
Open Source, selbst betreibbar. Damit fällt die Abrechnung nach Ausführungen weg, und Daten verlassen dein Netz nicht. Der Preis dafür ist Betriebsverantwortung: Server, Updates, Backups, Monitoring.
Passt, wenn hohes Volumen anfällt, wenn Datenschutzanforderungen streng sind, oder wenn du ohnehin eigene Infrastruktur betreibst.
Die Frage, die die Auswahl entscheidet
Nicht welche Funktionen fehlen, sondern: Wie oft laufen deine Abläufe und wie viele Schritte hat jeder? Aus diesen zwei Zahlen ergibt sich die Kostenordnung, und die entscheidet in der Praxis häufiger als der Funktionsumfang.
Zweite Frage: Gibt es jemanden, der Serverbetrieb übernehmen kann? Wenn nein, fällt n8n als Selbstbetrieb weg.
Was in allen drei Fällen dazugehört
Unabhängig von der Plattform braucht jede produktive Automatisierung drei Dinge, die im Baukasten nicht automatisch entstehen.
Fehlerbehandlung. Was passiert, wenn ein angebundenes System nicht antwortet? Ohne Regel bricht der Lauf ab, und niemand merkt es.
Benachrichtigung. Ein fehlgeschlagener Lauf muss jemanden erreichen. Ein stiller Ausfall ist gefährlicher als gar keine Automatisierung, weil sich alle darauf verlassen.
Dokumentation. In einem Jahr weiß sonst niemand mehr, warum ein Schritt so gebaut ist. Zwei Absätze reichen, aber sie müssen existieren.
Was ein solcher Ablauf in der Erstellung kostet, steht in Was kostet ein Make-Szenario?.
Wir bauen Automationen auf allen drei Plattformen: Automation und Prozessoptimierung.