Whimsical

Was ist Whimsical?

Whimsical nennt sich selbst „The whiteboard for product builders”. Dahinter steckt eine Web-Anwendung, in der Diagramme, Flowcharts, Mind Maps, Wireframes und Dokumente in derselben Oberfläche liegen. Boards beschreibt der Anbieter als unendliche Leinwand für Diagramme, Wireframes und Whiteboards, Docs sind der zweite Dateityp und unterstützen Markdown. Das Versprechen der Startseite: Umsetzung mit Diagrammen entwerfen und dokumentieren, Oberflächen mit Wireframes formen, mit Team und KI zusammenarbeiten.

Die KI-Schicht erzeugt drei Objektarten aus Text. AI Flowcharts macht aus einem einzigen Prompt ein strukturiertes Flussdiagramm, AI Mind Maps baut eine Idee automatisch in eine verzweigte Mind Map aus, AI Wireframes liefert editierbare Wireframes und Wireflows für Web und Mobile. KI läuft über Credits: Der Free-Plan bringt laut FAQ zehn Credits je Mitglied mit, weitere lassen sich in jedem Tarif dazukaufen.

Neben der eigenen KI öffnet sich Whimsical fremden Modellen. Die Dokumentation führt einen MCP-Server mit eigener Werkzeugliste, eine ChatGPT-App, Konnektoren für Claude und Grok, ein Cursor-Plugin und eine Anleitung für Microsoft Copilot Studio. Die eigene HTTP-Schnittstelle steht dort dagegen als „Whimsical API (Beta)”. Wer Boards in eigene Abläufe hängen will, arbeitet also eher über MCP als über eine stabile API, und genau an dieser Stelle lohnt sich ein Blick auf die Automation der Übergaben.

Rechtsträger ist Whimsical, Inc., 1630 Welton Street in Denver, Colorado, laut Rahmenvertrag eine Delaware-Gesellschaft.

Für wen eignet sich Whimsical?

Die Tarife ordnen ihre Zielgruppen selbst zu: Free ist „For evaluating Whimsical”, Pro „For individuals and small teams”, Business „For large teams and entire organizations”. Wer Flows, Systemskizzen, Wireframes und die zugehörige Doku an einem Ort halten will, bekommt hier beides in einem Werkzeug statt in zwei. Für Teams, die Entwürfe direkt in die Umsetzung übergeben, ist der Schritt von Wireframe zu Webentwicklung kurz, weil Boards sich öffentlich und privat live einbetten lassen und Slack sowie GitHub in jedem Tarif angebunden sind.

Betrachter und Gäste zahlen nichts, in jedem Tarif und unbegrenzt. Für Agenturen und Beratungen, die Kunden mitlesen und kommentieren lassen, heißt das: Bezahlt wird je Editor, nicht je Kopf im Raum.

Drei Fälle passen nicht. Erstens Organisationen, die auf Rechnung zahlen müssen: Free und Pro akzeptieren nur Kreditkarte, Rechnung samt Überweisung gibt es laut FAQ erst für Business-Kunden mit mehr als zehn Editor-Plätzen. Zweitens Schulen und Jugendarbeit: Studierende und Lehrkräfte nutzen Whimsical kostenlos, die Nutzungsbedingungen erlauben den Zugang aber nur Personen über 16 Jahren. Drittens Projekte mit harter EU-Datenhaltung: Website und Dienst werden aus den USA betrieben, als Übermittlungsgrundlage nennt der Datenschutzhinweis die Standardvertragsklauseln, und der Betrieb läuft auf Amazon Web Services.

Whimsical im Arbeitsalltag

Gearbeitet wird in zwei Dateitypen, Boards und Docs. In einem Board entstehen Diagramme, Flowcharts, Mind Maps und Wireframes nebeneinander auf derselben Leinwand; Sequenzdiagramme sind ein eigener Typ, und Mermaid-Code lässt sich weiterverarbeiten, statt ihn nachzuzeichnen. Für Workshops liegen Voting auf Sticky Notes und ein Timer im Board bereit, Kommentare hängen am Objekt. Echtzeit-Zusammenarbeit ist in allen drei Tarifen enthalten, ebenso die Desktop-App für macOS und Windows. Auf dem iPad läuft Whimsical im Browser, eine eigene App gibt es nicht; die Hilfeseite beschreibt stattdessen, wie man die Seite über Safari auf den Homescreen legt.

An dieser Stelle zählt der Free-Plan anders, als die FAQ es darstellt. Die FAQ wirbt mit unbegrenzten Boards, unbegrenzten Workspace-Mitgliedern und unbegrenzten Gästen. Die Tarifkarte am Seitenkopf erlaubt im selben Plan aber nur das Anlegen von 50 Board-Objekten und 50 Doc-Blöcken pro Monat. Begrenzt ist also nicht, wie viele Boards du hältst, sondern wie viel du im Monat neu darauf stellst. Dieselbe Grenze steckt in der Anwendung selbst: Dort steht „Unlimited board objects” direkt neben der Monatsvariante mit 50 Objekten.

Dazu kommt der Export. Im Free-Plan trägt jeder Export ein Wasserzeichen, erst Pro entfernt es. Versionsverlauf gibt es in Free für 7 Tage, in Pro für 90, in Business unbegrenzt. Die Anwendung nennt dieselbe Grenze übrigens „7-day editing history”, die Preisseite „7-day version history”.

Preise und Pläne

Abgerechnet wird je Editor und Monat. Betrachter sind laut Preisseite immer kostenlos, Gäste in jedem Tarif kostenlos und unbegrenzt.

Ein Detail entscheidet darüber, ob die Beträge stimmen: Die Preisseite steht beim Aufruf auf „Annual billing” mit dem Hinweis „Save 17%”, der Umschalter ist aktiv auf Jahresabrechnung gesetzt und auch im Tabellenfuß als aktiv markiert. Die folgenden Beträge sind damit die Jahresraten je Monat.

• Free: 0 USD je Editor und Monat, „For evaluating Whimsical”. Anlegen von bis zu 50 Board-Objekten und 50 Doc-Blöcken pro Monat, Wasserzeichen auf Exporten, 7 Tage Versionsverlauf, Upload 5 MB je Datei und 1 GB Gesamtspeicher, jedes Mitglied ist Administrator, kein Passwortschutz für Dateien, nur Kreditkarte.
• Pro: 10 USD je Editor und Monat, „For individuals and small teams”. Unbegrenzte Board-Objekte und Doc-Blöcke, kein Wasserzeichen, 90 Tage Versionsverlauf, Upload 1 GB je Datei und 100 GB Gesamtspeicher, Passwortschutz für Dateien, nur Kreditkarte.
• Business: 20 USD je Editor und Monat, „For large teams and entire organizations”. Private Teams, SAML Single Sign-on, SCIM, unbegrenzter Versionsverlauf, Upload 10 GB je Datei ab 2 TB Gesamtspeicher, Content Security Lock, eigene Sicherheitsprüfungen, priorisierter Support, Success Manager, Dateiübergabe beim Offboarding, flexible Lizenzierung, verhandelbarer Rahmenvertrag, Sperre für neue Workspaces.

Nebenkosten und Nachlässe stehen in der FAQ. KI-Credits sind kontingentiert, der Free-Plan nennt zehn je Mitglied, zusätzliche Credits lassen sich in jedem Tarif separat kaufen. Je Konto sind zwei kostenlose Workspaces vorgesehen. Gemeinnützige Organisationen erhalten 20 Prozent Rabatt, Studierende und Lehrkräfte nutzen Whimsical kostenlos, YouTube-Creator laut Navigationsteaser dauerhaft kostenlos. Rechnung inklusive Überweisung und ACH gibt es nur für Business-Kunden mit mehr als zehn Editor-Plätzen.

Zwei Konditionen gehören dazu, auch wenn sie nicht auf der Preisseite stehen: Bezahlpflichtige Abos verlängern sich automatisch, und Rückerstattungen liegen laut Nutzungsbedingungen im Ermessen des Anbieters. Eine befristete Testphase mit Funktionsumfang eines Bezahltarifs sieht der Rahmenvertrag nur auf Kundenanfrage vor und behält sich den Abbruch jederzeit vor. Die Seitenbeschreibung der Preisseite nennt Whimsical „Free forever”, während die Tarifkarte den Free-Plan als Stufe zum Evaluieren führt.

Stärken und Schwächen

Belegte Stärken: Betrachter, Gäste und Teams sind in jedem Tarif unbegrenzt. Studierende und Lehrkräfte zahlen nichts. Die Desktop-App und die Echtzeit-Zusammenarbeit stecken in allen drei Tarifen, auch im Free-Plan. Zur Sicherheit nennt der Anbieter TLS 1.2 als Mindestniveau im Transport, AES-256 im Speicher, mindestens einen Penetrationstest pro Jahr durch externe Firmen, eine SOC-2-Type-2-Attestierung mit Bericht über das Trust Center, GDPR- und CCPA-Unterstützung, SAML 2.0 mit IdP- und SP-initiiertem Login, TOTP-2FA und die Möglichkeit, SAML je Workspace als einziges Login-Verfahren zu erzwingen. Kartenzahlung läuft über Stripe, Kartendaten verarbeitet Whimsical nach eigener Angabe nicht selbst.

Belegte Schwächen: Der Free-Plan begrenzt das Anlegen auf 50 Board-Objekte und 50 Doc-Blöcke pro Monat, setzt ein Wasserzeichen in Exporte, hält 7 Tage Versionsverlauf, deckelt Uploads bei 5 MB je Datei, kennt keinen Passwortschutz für Dateien und macht jedes Mitglied zum Administrator. SAML, SCIM, private Teams, der Content Security Lock, priorisierter Support und der verhandelbare Rahmenvertrag hängen allesamt am Business-Tarif. Rechnung statt Kreditkarte setzt Business plus mehr als zehn Editor-Plätze voraus. Die eigene API ist als Beta ausgewiesen. Ein Bug-Bounty-Programm gibt es nach Angabe der Sicherheitsseite nicht, und diese Seite trägt den Prüfstand 26. Juni 2023. Website und Dienst werden aus den USA betrieben, Vertragsrecht und Gerichtsstand folgen dem Recht von Delaware, und das Data Processing Addendum trägt den Stand Oktober 2024.

Alternativen zu Whimsical

In derselben Kategorie „Design” führt das Verzeichnis unter anderem Cacoo, Zen Flowchart und Figma. Was sich davon mit Whimsical überschneidet, steht im jeweiligen Eintrag. Drei Punkte lohnen bei jedem Vergleich den Blick, weil sie bei Whimsical den Unterschied machen: die Abrechnungseinheit, die Grenzen des kostenlosen Tarifs und der Sitz des Anbieters.

Whimsical im Vergleich

Whimsical nennt konkrete Preise. In der Kategorie tun das 91 von 127 Werkzeugen (72 Prozent).

Der Anbieter sitzt außerhalb der EU. In dieser Kategorie führt das Verzeichnis 41 Alternativen mit EU-Sitz, davon 17 aus Deutschland.

Überblick

Für Produkt- und Entwicklungsteams, die Flows, Skizzen und Doku an einem Ort halten wollen, halten wir Whimsical für eine der ruhigsten Lösungen am Markt. Zehn Dollar je Editor und Monat sind für ein Werkzeug dieser Klasse angemessen, und dass Betrachter und Gäste in jedem Tarif nichts kosten, ist in Kundenprojekten mehr wert als jede Zusatzfunktion. Die MCP-Anbindung nehmen wir als echten Vorteil wahr: Wer ohnehin mit Claude, ChatGPT oder Cursor arbeitet, bekommt Boards als Werkzeug statt als weiteres Ziel zum Hinkopieren. Wie belastbar das in der Breite ist, lässt sich seriös erst sagen, wenn die API aus der Beta kommt.

Vom Free-Plan als Dauerlösung raten wir ab. 50 neue Objekte pro Monat klingen nach viel und sind es nicht, das Wasserzeichen macht Exporte für Kundenunterlagen unbrauchbar, und sieben Tage Versionsverlauf sind bei gemeinsamer Bearbeitung zu wenig. Nutze ihn zum Prüfen, kalkuliere aber von Anfang an mit Pro.

Zwei Dinge würden wir vor der Einführung klären. Erstens die Zahlungsart: Wer eine Rechnung braucht, landet zwangsläufig im Business-Tarif mit mehr als zehn Plätzen, und das verdoppelt den Platzpreis gegenüber Pro. Zweitens die Datenlage. Betrieb in den USA auf AWS mit Standardvertragsklauseln ist für Skizzen und Flowcharts in den meisten Fällen tragbar, für Boards mit Kundennamen, Architekturen oder Personaldaten nicht automatisch. Diese Abgrenzung gehört in die Richtlinie, bevor das erste Board angelegt wird, und sie ist typischerweise der Punkt, an dem wir in der Beratung eingreifen.